活动取消条款确认问题清单
大家在讨论取消活动，您却发现没有人读过每份供应商协议对此是怎么写的。
洽谈供应商承诺将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
在作任何决定之前，先把每家供应商的取消立场整理成一张表：文件怎么写、供应商怎么说、关键日期，以及已付或已承诺的金额。
然后把需要解释的问题交给法律和财务顾问。本页提供问题清单，不说明任何协议允许什么。
先建立承诺表
每家供应商或场地一行。记录文件名称、提到取消的条款或页码、写明的通知日期、已付金额以及已承诺但未付的金额。
取消情景是互相排斥的选项，不是先后顺序。提前90天取消和提前30天取消是两个独立的情形，不要相加。取消风险敞口工作表把每个情景分开处理，订金风险敞口计算器则列出已付款项。
向每家场地或供应商提问
- 如果客户取消活动，协议怎么规定？请指出具体条款。
- 通知日期是什么？通知应如何发出？
- 已付多少、尚欠多少，哪些取决于通知日期？
- 是否有金额被描述为可退、部分可退或不可退？所写明的条件是什么？
- 预订能否改期而不是取消？条件是什么？
- 哪些费用已经向第三方承诺？能否出示？
- 供应商方由谁以书面确认以上内容？何时之前？
向自家顾问提问
- 这些条款中，哪些需要先解释，我们才能选择方案？
- 协议中是否有任何内容影响我们机构由谁来发出通知？
- 已付款项在我们的账目中应如何处理？
- 是否有保险或税务方面的问题应向相关顾问提出？请分享整张表，而不只是结论。
让这张表可用于决策
- 在委员会会议之前，为每家供应商填好这张表。
- 在工作表中，每个情景以其自身日期各运行一次。
- 把每个格子标为“来自文件”、“来自供应商消息”或“未知”。
- 把表格、各情景和顾问问题交给决策者。如果决定是延期，使用延期决策记录。
实例演示 · 虚构示例
委员会会议前梳理三家供应商
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的协会列出了场地、视听供应商和餐饮供应商。场地已收到RM20,000，协议写明了通知日期。视听供应商尚未收款，也没有写明通知日期。餐饮报价提到另有条款，秘书处还没有看过。
秘书向餐饮商索取缺少的条款，请视听供应商通过消息说明立场，并把两者都记为“来自供应商，尚无书面”。工作表分别显示90天情景和30天情景。法律顾问收到场地条款和餐饮条款，以及三个具体问题。
可直接使用
取消条款确认问题清单与承诺表
先为每家供应商填好承诺表，再发出问题。
- 供应商或场地、文件名称、条款或页码：
- 写明的通知日期，以及通知方式：
- 已付金额／已承诺未付金额：
- 被描述为可退、部分可退或不可退的金额，及写明的条件：
- 改期而不取消的选项，及写明的条件：
- 已向第三方承诺的费用，如已出示则附证据：
- 每项答案的来源：文件／供应商消息／未知
- 供应商方书面确认的联系人及期限：
- 给法律顾问的问题（列出）：
- 给财务顾问的问题（列出）：
- 应向相关顾问提出的保险问题（列出）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不多，文件清楚地存档。
- 有一位同事可以追要书面答复。
- 已有法律顾问可以审阅。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 条款散落在电邮、报价和口头承诺中。
- 许多供应商的通知日期各不相同。
- 委员会需要在几天内看到并排的情景和成本。
需要梳理承诺并发出问题？
会议项目负责人可以收集每家供应商的文件，建立承诺表，追要书面立场，并为决策者准备各情景和顾问问题。协议的解释仍由您的法律顾问负责。
主办方常见问题
这份清单能告诉我们欠多少吗？
不能。它汇集文件和供应商的说法，并整理问题。欠多少属于法律和财务问题，应由您的顾问判断。
为什么不把所有取消情景加起来？
实际只会发生其中一种情景。相加会夸大风险敞口，并掩盖哪个日期才重要。请逐个情景分别计算。
供应商不肯书面答复怎么办？
把该格记为未知并告知顾问。继续询问，并注明答复期限。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。