活动延期决策记录

日期受到质疑，本周就要作决定，而讨论散落在各个电话和消息里。

洽谈延期决策将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

延期决策记录用一两页纸记下：已知什么、未知什么、考虑过哪些选项、谁有权决定、哪些供应商承诺受影响，以及何时通知谁、通知什么。

它为决定提供依据，但不说明任何协议允许什么；这是法律顾问的问题，可使用取消条款确认问题中的供应商问题。

先把事实和未知分开

写两份清单。事实是能指出来源的事情：场地确认函、讲者的书面退出、监管机构或客户的指示。未知是仍在核实的事情，注明负责人和日期。

许多延期讨论陷入僵局，是因为把假设当成了事实。这份记录把两者分开。

记录的组成部分

部分	记录内容
起因与日期	触发检讨的事件及提出日期。
事实与来源	每项事实、谁确认、何时确认。
未决的未知事项	仍不清楚的事、谁在查、何时有结果。
选项	按原计划进行、延期到某个时间段、改变形式或取消。每项列出成本、时间和关联事项。
供应商和场地承诺	已签署和已付的款项、有通知期限的事项，以及供应商对改期的书面立场。已付款项可用订金风险敞口计算器。
决定权限	谁决定、谁须被征询、需要决定的日期。
决定	所选方案、理由、条件和复查日期。在有权者决定之前保持空白。
沟通	每类对象、信息负责人、日期和渠道。

处理顺序

召集有决定权的人，一起写下起因和事实。
请每家供应商和场地书面说明对改期的立场，并登记答复。
用同样的衡量标准为每个选项准备成本和关联事项说明。
带着记录和决定日期交给指定的决策者。若决定被拖延，记录等待的代价。
记录决定，然后对每个受影响的范围项目按变更申请表处理。

这份记录不是什么

不是关于任何一方可以做什么或欠什么的法律意见。
不是税务或保险评估。
不是在场地和讲者书面确认之前就承诺新日期。

实例演示 · 虚构示例

某地区论坛考虑推迟两个月

机构与数字均为虚构，仅作说明。

一个虚构的行业协会在十一周后有一场论坛。主讲嘉宾所属机构撤回差旅批准，委员会询问是否应延期。秘书当天就开立了这份记录。

事实：主讲人退出函、已付场地订金RM25,000、印刷尚未下单。未知：场地是否有第二个时间段及条件，以及另外三位讲者中谁能改期。到周五，场地已书面答复，两位讲者确认，委员会审阅了三个选项。主席决定延期到某个说明的时间段，条件是取得场地书面确认。有关场地协议的法律问题交给协会的顾问。

可直接使用

延期决策记录

复制到一份文档。在有权者决定之前，不要填“决定”栏。

起因与提出日期：
事实，每项注明来源和确认日期：
未决的未知事项、负责人、解决日期：
选项A，按原计划进行（成本、时间、关联事项）：
选项B，延期到某个时间段（成本、时间、关联事项）：
选项C，改变形式或范围（成本、时间、关联事项）：
选项D，取消（成本、时间、关联事项）：
供应商和场地承诺：已签署、已付款、通知期限、对改期的书面立场
已交法律或财务顾问的问题：
决定权限与需要决定的日期：
决定、理由、条件、复查日期：决定之前保持空白
沟通计划：对象、信息负责人、日期、渠道

打开工具: 活动变更申请生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

只有一位决策者，供应商名单短，已付款项少。
活动规模小，可以很快重建。
相关人员一天内就能碰头。

以下情况，外部策划协助更有价值

多方有决定权，却没有人协调事实。
订金金额大或供应商通知期长，延误代价高。
新时间段需要讲者、场地和赞助方全部重新确认。

需要有人组织决策并建立新计划？

会议项目负责人可以召集决策者，收集场地和供应商的书面立场，准备带成本和关联事项的选项；决定作出后，重新编排时间表和供应商确认。合同的解释仍由您的法律顾问负责。

洽谈延期决策将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

延期决定应该由谁来作？

对活动及其预算有权限的个人或机构。在记录中写明姓名，并注明须先征询的人。

要不要立刻公布新日期？

等场地和关键讲者书面确认时间段之后再公布。先公布已知的信息，并说明下一次更新的时间。

这份记录能说明款项能否追回吗？

不能。它列出已付款项和通知期限。能否追回任何款项，应由法律和财务顾问判断。