Rekod keputusan penangguhan acara
Tarikh acara diragui, keputusan diperlukan minggu ini, dan perbincangan berselerak di panggilan dan mesej.
Jawapan ringkas
Rekod keputusan penangguhan merekodkan dalam satu atau dua muka surat apa yang diketahui, apa yang belum, pilihan yang dipertimbangkan, siapa berkuasa memutuskan, komitmen pembekal yang terjejas dan siapa dimaklumkan apa pada bila.
Ia menyokong keputusan. Ia tidak menyatakan apa yang dibenarkan sesuatu perjanjian; itu soalan untuk penasihat undang-undang anda, menggunakan soalan pembekal dalam senarai soalan pembatalan.
Asingkan fakta daripada perkara belum diketahui dahulu
Tulis dua senarai. Fakta ialah perkara yang ada sumber: pengesahan venue, penarikan diri penceramah secara bertulis, arahan pengawal selia atau pelanggan. Perkara belum diketahui ialah yang masih disemak, dengan nama dan tarikh.
Banyak perbahasan penangguhan tersekat kerana andaian dianggap fakta. Rekod ini mengasingkannya.
Bahagian rekod
| Bahagian | Apa yang direkodkan |
|---|---|
| Pencetus dan tarikh | Apa yang mencetuskan semakan dan bila ia dibangkitkan. |
| Fakta dan sumber | Setiap fakta, siapa mengesahkan dan bila. |
| Perkara belum diketahui | Apa yang masih tidak jelas, siapa mengetahuinya, bila. |
| Pilihan | Teruskan seperti dirancang, tangguh ke tempoh tertentu, ubah format atau batal. Senaraikan nota kos, masa dan kebergantungan bagi setiap satu. |
| Komitmen pembekal dan venue | Apa yang ditandatangani dan dibayar, apa yang ada tarikh notis, dan pendirian pembekal tentang menganjak tarikh. Gunakan kalkulator pendedahan deposit bagi bayaran yang dibuat. |
| Kuasa membuat keputusan | Siapa memutuskan, siapa mesti dirujuk, dan tarikh keputusan diperlukan. |
| Keputusan | Pilihan dipilih, sebab, syarat dan tarikh semakan. Dibiarkan kosong sehingga pihak berkuasa memutuskan. |
| Komunikasi | Khalayak, pemilik mesej, tarikh dan saluran bagi setiap satu. |
Menjalankan urutan
- Kumpulkan orang yang berkuasa dan tulis pencetus serta fakta bersama.
- Minta setiap pembekal dan venue memberi pendirian bertulis tentang menganjak tarikh, dan log jawapan.
- Sediakan pilihan dengan nota kos dan kebergantungan, menggunakan ukuran yang sama bagi setiap satu.
- Bawa rekod kepada pembuat keputusan yang dinamakan dengan tarikh keputusan. Jika keputusan lewat, rekodkan kos menunggu.
- Rekodkan keputusan, kemudian ikut borang permintaan perubahan bagi setiap item skop yang terjejas.
Apa yang bukan rekod ini
- Pendapat undang-undang tentang apa yang boleh dilakukan atau terhutang oleh mana-mana pihak.
- Penilaian cukai atau insurans.
- Janji tarikh baharu sebelum venue dan penceramah mengesahkan secara bertulis.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum wilayah mempertimbangkan penangguhan dua bulan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan mempunyai forum dalam sebelas minggu. Organisasi penceramah utama menarik balik kelulusan perjalanan, dan jawatankuasa bertanya sama ada perlu menangguh. Setiausaha membuka rekod pada hari yang sama.
Fakta: surat penarikan penceramah utama, deposit venue RM25,000 telah dibayar, dan percetakan belum ditempah. Belum diketahui: sama ada venue ada tempoh kedua dan dengan syarat apa, dan yang mana antara tiga penceramah lain boleh menganjak. Menjelang Jumaat venue telah membalas secara bertulis, dua penceramah mengesahkan, dan jawatankuasa menyemak tiga pilihan. Pengerusi memutuskan penangguhan ke tempoh yang dinyatakan, tertakluk kepada pengesahan bertulis venue. Soalan undang-undang tentang perjanjian venue dihantar kepada penasihat persatuan.
Gunakan sendiri
Rekod keputusan penangguhan
Salin ke satu dokumen. Jangan isi medan Keputusan sehingga pihak berkuasa memutuskan.
- Pencetus dan tarikh dibangkitkan:
- Fakta, setiap satu dengan sumber dan tarikh disahkan:
- Perkara belum diketahui, pemilik, tarikh selesai:
- Pilihan A, teruskan seperti dirancang (kos, masa, kebergantungan):
- Pilihan B, tangguh ke tempoh tertentu (kos, masa, kebergantungan):
- Pilihan C, ubah format atau skop (kos, masa, kebergantungan):
- Pilihan D, batal (kos, masa, kebergantungan):
- Komitmen pembekal dan venue: ditandatangani, dibayar, tarikh notis, pendirian dinyatakan tentang menganjak tarikh
- Soalan dihantar kepada penasihat undang-undang atau kewangan:
- Pihak berkuasa memutuskan dan tarikh keputusan diperlukan:
- KEPUTUSAN, sebab, syarat, tarikh semakan: dibiarkan kosong sehingga diputuskan
- Pelan komunikasi: khalayak, pemilik mesej, tarikh, saluran
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang pembuat keputusan, senarai pembekal pendek dan sedikit yang telah dibayar.
- Acara cukup kecil untuk dibina semula dengan cepat.
- Semua yang terlibat boleh bertemu dalam sehari.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pihak berkuasa dan tiada siapa menyelaras fakta.
- Deposit besar atau tempoh notis pembekal yang panjang menjadikan kelewatan mahal.
- Penceramah, venue dan penaja perlu disahkan semula untuk tempoh baharu.
Perlu keputusan diatur dan pelan baharu dibina?
Ketua projek persidangan boleh mengumpulkan pembuat keputusan, mengumpul pendirian bertulis daripada venue dan pembekal, menyediakan pilihan dengan nota kos dan kebergantungan dan, apabila keputusan dibuat, merancang semula garis masa dan pengesahan pembekal. Tafsiran kontrak kekal dengan penasihat undang-undang anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang patut membuat keputusan penangguhan?
Orang atau badan yang memegang kuasa ke atas acara dan bajetnya. Namakan mereka dalam rekod dan catat sesiapa yang mesti dirujuk dahulu.
Patutkah kita umumkan tarikh baharu serta-merta?
Tunggu sehingga venue dan penceramah utama mengesahkan tempoh secara bertulis. Umumkan apa yang diketahui dan bila kemas kini seterusnya.
Adakah rekod ini menyatakan sama ada bayaran boleh dituntut balik?
Tidak. Ia menyenaraikan bayaran yang dibuat dan tarikh notis. Sama ada apa-apa boleh dituntut balik ialah soalan untuk penasihat undang-undang dan kewangan anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.