活动合同文件清单
供应商发来合同、报价和一堆附件，您不确定其中哪些才真正构成协议。
简要回答
在任何人签字之前，把与供应商合作所依据的所有文件收齐，列在一处，并核对它们是否相互引用，是否指向同一场活动、同样的日期和数字。然后把整套文件连同一份简短的问题清单交给法律顾问。
本页涉及的是行政事务：收集什么、核对什么。文件的含义、是否具有强制执行力以及应该修改什么，均属法律顾问的职责。
为什么需要一份文件清单
活动协议往往分散在多个文件里：报价、条款、方案、日期表，也许还有解决了某个问题的邮件。如果文件之间不一致，往往要到出现争议或交付遗漏时才会被发现。
一份清单能显示现有哪些文件、缺哪些，以及哪个是现行版本。
需要收集和核对的文件
并非每场活动都需要表中的每一行。用此表询问供应商哪些适用、缺什么。最后一列是行政核对，而不是法律意见。
| 文件 | 为什么重要 | 行政核对 |
|---|---|---|
| 报价或方案 | 说明范围、数量和价格。 | 版本和日期与您评估过的一致。 |
| 合同或条款与条件 | 载明供应商提出的正式条款。 | 各方的法定名称和活动信息与方案一致。 |
| 范围或交付项附表 | 列出交付什么、何时交付。 | 您基准中的每一项都已出现，或已记下缺口。 |
| 费用与包含事项表 | 说明价格涵盖什么。请见服务费用包含事项表。 | 合计与报价一致。 |
| 付款安排表 | 显示订金和分期的日期及金额。 | 日期和金额与报价一致，且财务已看过。 |
| 变更与调整流程 | 规定如何提出和报价变更。请见变更申请工具。 | 已具备，且所列批准人是您授权的人。 |
| 保险与许可文件 | 供应商声称持有的证明。 | 现行有效并已附上，参照保险问题表。 |
| 分包披露 | 列出承担部分工作的各方。 | 与披露表一致。 |
| 已同意的往来文件 | 解决了谈判事项的邮件或纪要。 | 每项已同意的事项都反映在修订后的文件中。 |
准备资料包
- 请供应商列出其认为属于协议组成部分的所有文件。
- 为每份文件标注版本、日期和文件名，并存放在同一个文件夹。
- 交叉核对所有文件中的名称、日期、数量和合计，记下不一致之处。
- 为法律顾问写好问题：文件冲突时以哪份为准，以及缺少什么。
- 把资料包交给法律顾问，并把已签署的整套文件与问题记录放在一起。
常见的行政缺口
- 报价在谈判后已更改，但合同仍引用较早的版本。
- 合同中的实体与报价上的实体不同。
- 条款中提到某份附表，但从未附上。
- 解决了某个问题的邮件，没有反映在任何合同文件中。
实例演示 · 虚构示例
两天大会供应商的文件组合
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Pengurus Acara Profesional 为两天的大会聘请报到及活动服务供应商。供应商发来日期为3月3日的报价、一套条款和一份服务附表。
秘书处列出文件后发现：条款引用的是2月17日的报价，实体名称与报价略有差异，付款安排表被提及却没有附上。秘书处把清单、不一致之处和三个问题交给法律顾问，其中包括数字不同时以哪份文件为准。秘书处同时请供应商补上缺失的附表并更正引用。
可直接使用
活动合同文件清单
把此清单复制到文档或电子表格中，在把资料包交给法律顾问之前逐项勾选。
- 供应商认为属于协议的所有文件清单，含版本和日期：
- 最新报价或方案，与评估时的版本一致：
- 合同或条款与条件，含供应商完整法定名称和活动信息：
- 范围或交付项附表已附上，对照我方基准完整：
- 费用与包含事项表，合计与报价一致：
- 付款安排表含日期和金额，已由财务审阅：
- 变更与调整流程，含具名批准人：
- 供应商声称的保险和许可文件，日期现行有效：
- 分包披露与供应商所告知的一致：
- 已同意事项的往来邮件或纪要，每项都反映在修订文件中：
- 退回供应商的不一致或缺失项目清单，含日期：
- 给法律顾问的问题，包括文件冲突时以哪份为准：
- 已签署的整套文件存放在同一处，并注明原件由谁保管：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 与供应商的关系简单，文件不多。
- 您已有法律顾问审阅供应商协议。
- 一个人就能交叉核对名称、日期和数字。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 文件来自多方，或有多个版本。
- 协议涉及多家供应商，交付项相互关联。
- 财务、法律和委员会各自需要从同一资料包看到不同的内容。
想要有人收集并交叉核对合同文件吗？
会议项目负责人可以收集供应商的文件、整理清单、把名称、日期和合计与您的评估对照核对，并为法律顾问准备问题清单。对条款的解读和意见，仍由您的法律顾问负责。
主办方常见问题
这份清单能告诉我合同是否可以接受吗？
不能。它帮助您收集和核对文件。条款是否可接受、是否可强制执行，属于法律顾问的职责。
我可以直接用网上的合同模板吗？
请询问法律顾问您的机构应使用什么。本网站不提供合同范本。
应该先给顾问看哪份文件？
把整套文件连同您列出的不一致之处和问题一起交给顾问，让顾问看到全貌。
如果供应商只有报价，没有合同怎么办？
记录下来并告知法律顾问。询问您的机构在工作开始前应取得什么，后续变更可使用变更申请工具。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。