向活动供应商询问保险情况的问题

供应商说他们投保齐全，您不确定该要求什么材料，也不确定由谁来判断是否足够。

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简要回答

主办方负责收集事实：供应商持有哪些保单、承保公司是谁、涵盖什么业务、保险期间多久、赔偿限额多少。这些保障对您的活动是否足够，应由有资质的保险顾问或经纪人判断，而不是主办方。

请索取证书或保单明细副本，把答复整理在一张表上，并在聘用之前把表格和文件交给您的顾问。

主办方问什么，顾问判断什么

主办方可以索取文件，核对名称和日期是否与您的活动相符，并留意缺失的内容。保险的类型或金额是否与风险相称，则属于专业判断。

合同中关于保险、赔偿和责任的措辞应交法律顾问。您自己机构的保险，以及场地方要求的保险，是另外要向您的顾问和场地方询问的事项。

向每家供应商收集的事实

请以书面形式索取，并附上文件。右栏说明要核对什么，而不是对是否足够下结论。

项目	向供应商询问	核对文件上的什么
持有的保单	哪些保险与您提供给我方的服务相关？	保险公司所述的保单类型名称。
保险公司与保单号	保险公司是谁？保单号是什么？	各份文件上的名称和编号一致。
被保险人	哪个法律实体被投保？	与报价和方案上的实体相同。
保险期间	保单从哪天到哪天有效？	期间涵盖您的布置、活动和拆除日。
承保业务	保单是否描述了您聘请他们做的这类工作？	保单明细上的措辞，交给您的顾问。
限额与除外责任	适用哪些限额？注明了哪些除外责任或条件？	原样抄录数字和措辞，不作解读。
分包商	保障是否延伸到分包商，还是分包商自己持有保险？	具名的答复，并与分包披露对应。
场地方要求	场地方是否已说明对供应商的保险要求？	场地方的书面要求，转交供应商。

流程

书面询问场地方以及您自己机构的顾问，他们会要求什么。
把保险问题连同这些要求一起发给每家供应商。
收集文件，每家供应商用一张表整理信息。
标出缺失、不一致或相对于活动日期已过期的内容。
把表格和文件交给保险顾问或经纪人，并在聘用供应商之前记录他们的答复。

实用提示

索取现行有效的文件。名称正确但已过期的证书，仍然留有缺口。
把副本连同收到日期保存在采购档案中。
不要转述保单措辞，原样抄录，让顾问自己阅读。
询问如果保险在活动前到期，供应商会如何续保。

实例演示 · 虚构示例

舞台与灯光供应商的保险资料

以下为虚构机构和数字，仅作说明。

Persatuan Fiktif Pengurus Acara Korporat 为一天的会员大会聘请舞台和灯光供应商。供应商发来一份证书。

秘书处把保险公司、保单号、被保险实体和期间填入表格，发现保险期间在大会前一周就已结束。秘书处索取续保文件，并把两份文件附在表格上交给协会的经纪人。经纪人的答复记入档案，续保文件到达之前，委员会不确认聘用。

可直接使用

供应商保险问题表

每家供应商复制一份此表。附上文件，并把填好的表格交给您的保险顾问。

项目	供应商答复	是否附文件？（是或否）	与我方活动相符？（名称、日期）	顾问答复及日期
持有的保单
保险公司与保单号
被保险法律实体
保险期间
承保业务描述
限额与除外责任（原样抄录）
分包商保障
已满足场地方要求

打开工具: 活动供应商报价标准化工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

您只是收集文件，并把名称和日期与活动核对。
您已有顾问或经纪人会审阅这张表。
与供应商的合作属于常规，规模也小。

以下情况，外部策划协助更有价值

没有人知道该找哪位顾问，或场地方的要求不明确。
多家供应商以不同格式发来文件，需要统一整理。
聘用日期临近，文件却不断不完整地送来。

想要有人收集并整理供应商保险文件吗？

会议项目负责人可以发出问题表、跟进文件、核对名称和日期是否与您的活动相符，并把资料包交给您的保险顾问。保障是否足够，仍由您的合资格顾问判断。

讨论供应商文件收集将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

我可以自己判断保障是否足够吗？

主办方负责收集和核对事实。限额和措辞是否适合您的活动，应由有资质的保险顾问或经纪人判断。

供应商不愿提供文件怎么办？

记为“未提供”。询问原因，并告知您的顾问，因为这可能影响是否继续。

入围前就应该索取保险资料吗？

入围阶段问一个简单问题即可。向最终入选者收集完整文件，不必审阅每家供应商。

合同中的保险条款该交给谁？

交给您的法律顾问。如何整理他们要审阅的内容，请见合同文件清单。