活动采购中的利益冲突声明
一位委员的朋友经营着三家入围供应商之一，没有人确定是否应该说出来。
简要回答
请所有为供应商评分或批准的人，在看到方案之前先填写一份简短声明：是否与竞标供应商存在任何财务、家庭、业务或私人关系。记录这些声明，以书面决定每项如何处理，并把记录与决定一起保存。
声明是一种披露，而不是指控。它让机构可以公开地决定如何保护选择过程的公平性。
为什么要在评分前声明
关键在于时机。如果在分数出来之后才提出某种关系，整个结果都会受到质疑。如果在之前提出，机构就可以调整评分人员，使选择经得起检视。
您所在机构自己的政策、章程或资助方的要求，可能已经规定了哪些必须声明以及如何处理。请先查阅，有不清楚之处再请教法律顾问。
请人们声明什么
请根据您的机构调整此清单。它是声明表格的问题集，而不是法律定义。
| 关系类型 | 示例问题 |
|---|---|
| 财务 | 您或近亲是否持有竞标供应商的股份、贷款或其他财务利益？ |
| 任职或角色 | 您或近亲是否受雇于、担任顾问或董事会成员于某家竞标供应商？ |
| 业务 | 您自己的机构目前是否在本活动之外与某家竞标供应商有业务往来？ |
| 私人 | 您与某家竞标供应商的任何人是否有密切的私人关系？ |
| 利益 | 在此过程中，您是否收到竞标供应商的礼物、招待或邀请？ |
| 其他 | 是否有其他情况，别人可能合理地认为会影响您的独立性？ |
流程
- 确定谁必须签署：评分人员、批准人，以及任何看到价格的人。
- 把声明表连同方案一起发出，并要求在评分开始前交回。
- 集中收集表格，并逐一与入围供应商名单核对。
- 若有声明事项，请委员会主席或治理负责人以书面决定：无需处理、回避该供应商，或回避该项决定。
- 把声明和决定记入决策日志，入围名单变更时重新确认声明。
如何处理这类情况
- 与当事人的沟通保持冷静、就事论事。
- 不要让已声明关系的人为该供应商评分或游说。
- 以书面记录决定，包括无需处理的决定。
- 有新人加入评审时重新声明。
实例演示 · 虚构示例
五人委员会选择会议场地运营方
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Pengamal Logistik 为年度会议入围三家供应商，共五人评分。在方案分发之前，每人填写一页声明。
一位评分人员声明其堂兄是供应商 B 的董事。主席以书面决定该评分人员不对供应商 B 评分或讨论，只评另外两家。第二位评分人员声明她的雇主曾与供应商 C 有无关的业务往来，主席记录这无需处理并写明原因。日志记录了两项声明、两项决定和日期。
可直接使用
供应商采购声明表与日志
为每位评分人员或批准人复制此表，再把每项结果抄入末尾的日志条目。
- 姓名、在本次采购中的角色、日期：
- 入围供应商（逐一列出）：
- 您或近亲是否在任何所列供应商中拥有财务利益：是或否。详情：
- 是否与任何所列供应商有任职、顾问或董事会关系：是或否。详情：
- 您的机构目前是否与任何所列供应商有业务往来：是或否。详情：
- 是否与所列供应商的任何人有密切私人关系：是或否。详情：
- 在此过程中是否收到礼物、招待或邀请：是或否。详情：
- 其他可能被合理认为会影响独立性的情况：
- 如我的情况或入围名单有变化，我会更新此声明。签名及日期：
- 日志条目：声明人、相关供应商、决定（无需处理、回避该供应商、回避该项决定）、决定人、日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 小型委员会彼此了解，可以快速完成表格。
- 您的机构已有利益冲突政策可以遵循。
- 入围名单很短，风险有限。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 评分人员很多，或有多个权责不清的委员会。
- 资助方或董事会要求有书面、可审核的流程。
- 迟来的披露已经让某项决定受到质疑。
想为供应商选择设立声明流程吗？
会议项目负责人可以准备表格、收集并记录声明，并把每项披露带给您的主席或治理负责人作出书面决定。依据您自己的规则，什么算是利益冲突，由您的治理和法律顾问判断。
主办方常见问题
小型活动也需要声明吗？
一张简短的表格成本很低，却能保护选择过程的公平。即使是小委员会，留有记录也有好处。
如果没有人需要声明怎么办？
仍然保留已签署的表格。所有人都声明“无”的记录，本身就是流程清白的有用证据。
由谁决定如何处理冲突？
由主席、治理负责人或您的规则指定的机构决定，而不是有关系的当事人。
光有声明就够了吗？
它只是一个步骤。请配合供应商评分矩阵进行结构化评分，并记录决定是如何作出的。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。