与活动供应商谈判的议程
您已选定首选供应商，在任何人签字之前，您想把未决事项谈妥，同时不损害合作关系，也不超出预算。
简要回答
依据您的未决事项制定一份书面议程：范围缺口、费用问题、日期、人员和付款时间。先谈范围再谈价格，先确定可以交换的条件，并在当天写下每一项，请供应商确认。
谈判的目的，是让书面报价与您评估过的内容一致，而不是以牺牲范围为代价把价格压低。
以您的证据为基础准备
从范围缺口比较、隐含费用确认问题和评分矩阵中取出未决事项。每个尚未解决的项目都是候选议程项。
会前先决定谁有权同意什么。没有预算承诺权限的人，不应被留在现场临时作出让步。
建议的议题顺序
按此顺序逐项讨论。先谈范围，因为之后的每个数字都取决于它。
| 顺序 | 议题 | 要谈定什么 |
|---|---|---|
| 1 | 范围与交付项 | 补上您已发现的缺口。在书面范围中确认数量和标准。 |
| 2 | 人员与日期 | 具名负责人、团队、准备日期，以及现场人员。 |
| 3 | 价格与包含事项 | 包含什么、哪些是暂定的，以及任何费率的依据。 |
| 4 | 变更处理 | 增减项目如何报价和批准。请见变更报价流程。 |
| 5 | 付款时间 | 订金和分期日期与交付项挂钩，日期交由您的财务联络人复核。 |
| 6 | 风险与备用方案 | 备用安排，以及日期变动时怎么办。措辞交法律顾问处理。 |
会议进行方式
- 提前两三个工作日把议程和支持资料发给供应商。
- 开场先确认共同目标，以及双方都希望谈定的事项。
- 一次讨论一个议题，记下立场、提议和达成的一致，或下一步。
- 把取舍说清楚，例如以更长的合作期换取更稳定的费率，但仅限于您获授权提出的条件。
- 结束时逐项复述所有一致意见和未决事项，注明负责人和日期。
会后工作
- 当天发出书面会议纪要，请供应商确认或更正。
- 要求提供反映所有已商定变更的修订报价或方案。
- 把商定事项记入决策日志。
- 在任何文件签署之前，把修订后的文件交给法律顾问。
实例演示 · 虚构示例
与首选视听供应商谈判
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti 已为一天的论坛选定视听供应商。还有两点未决：报价遗漏了分场房间的屏幕，第二天的加班规则不清楚。预算批准人是财务委员，他出席了会议。
议程从屏幕开始，供应商同意以逐项列明的费用加入。接着谈结束时间和加班规则，供应商同意以书面写明按小时计算的依据和上限。供应商提出希望订金提前支付。协会提出确认时先付一部分，其余在彩排后支付，但须经其财务和法律审阅。会议纪要记录了每项结果，供应商以电邮确认。
可直接使用
供应商谈判议程与协议记录
会前复制此表。前三列提前填写，后两列在会议期间和会后填写。
| 议题 | 我方立场与依据 | 我方可提出的条件（授权人） | 会议中达成的一致 | 书面确认（日期） |
|---|---|---|---|---|
| 范围与交付项 | ||||
| 人员与日期 | ||||
| 价格与包含事项 | ||||
| 变更处理 | ||||
| 付款时间 | ||||
| 风险与备用方案 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 未决事项只有几项，且有一个人拥有同意的权限。
- 与供应商关系良好，范围清晰。
- 您的财务和法律联络人可以审阅结果。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 未决事项涉及范围、价格和风险，几个人各自掌握一部分权限。
- 首选供应商与委员会期望不同，需要中立的居间人。
- 时间紧迫，书面报价仍与评估结果不符。
想要有人准备谈判议程并整理会议纪要吗？
会议项目负责人可以根据您的评估记录制定议程，出席供应商会议，并发出书面纪要供供应商确认。最终条款的商定和签署，仍由您的授权人员和顾问负责。
主办方常见问题
我应该同时与多家供应商谈判吗？
在与首选供应商谈妥未决事项的同时，可以保持与第二家的联系。请对时间表保持透明，不要把一家的条款透露给另一家。
除了价格，我还能用什么交换？
付款时间、日期、对相关工作的承诺以及范围调整。只提出您获授权承诺的内容。
供应商不肯修改报价怎么办？
回到您的评分，判断这一缺口是否重要。使用供应商评分矩阵查看该供应商与其他选项相比如何。
谁应该出席？
了解范围的人、能批准预算的人，以及记录人员。法律和技术审阅人员可以在会前会后咨询。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。