选定活动供应商前要确认的隐含费用
收到两份总价差距很大的报价，没有人确定较低的那份是否漏了东西。
简要回答
用书面方式向每家供应商提出同一组费用问题，并把每个答复记为“包含”“不包含”或“未说明”。每一行都有这三种标记之一，总价才有可比性。
把答复输入供应商报价标准化工具，遗漏的项目就会显示为警告，而不是被悄悄当作零。
为什么总价会误导
报价只列出供应商选择计价的内容。它很少列出供应商假定由您自行安排的部分，也很少说明日后会产生的收费。
较低的报价往往是计价项目较少，而不是同样项目价格更低。
隐含费用通常出现在哪里
与每家供应商逐项核对以下范围。右栏是需要询问的问题，并不是对供应商收费的断言。
| 范围 | 需要书面确认的问题 |
|---|---|
| 时间 | 价格涵盖布置、活动和拆除的哪些时段？超出后的费率或规则是什么，由谁批准？ |
| 人员 | 报价包含多少名工作人员、哪些班次？他们的餐食、交通或住宿是否包含？ |
| 设备 | 技术清单上的每一项是否都已计价，包括线材、备件和备用设备，还是只有主要设备？ |
| 运送与场地进出 | 装卸、使用电梯、安保通行证和场地方收费是否包含？请场地方另行书面确认其自身收费。 |
| 税费与服务费 | 金额是税前还是税后、是否含服务费？请供应商在报价中说明立场，并向财务顾问确认处理方式。 |
| 数量 | 每项单价按什么数量计算，例如餐食、证件、印刷品或屏幕？数量变动时如何处理？ |
| 变更 | 确认后增减项目如何报价，价格依据是什么？ |
| 付款条款 | 订金和分期日期是什么？日期变动时哪些款项可退、哪些不可退？条款措辞请交法律顾问审阅。 |
简单流程
- 列出上表中与该类供应商相关的范围。
- 在同一天向所有入围供应商发送同一份问题清单。
- 设定统一的答复日期，并说明未答复的问题将记为“未说明”。
- 把每个答复按“包含”“不包含”“未说明”填在报价行旁边。
- 如果答复改变了价格，请供应商修订报价本身，使书面报价与答复一致。
让答复真正有用的追问
- 要求答复写进报价单，而不只是邮件回复。
- 对暂时无法固定的费用，要求提供上限或费率。
- 询问哪些项目是暂定的，什么决定能使其确定。
- 询问供应商假定主办方需要自行提供什么。
实例演示 · 虚构示例
一天会员论坛的两份视听报价
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti 为约180名会员的一天论坛收到两份视听报价。供应商 A 总价 RM 14,200，供应商 B 总价 RM 11,800。
问题清单发出后，供应商 A 确认全天配备两名操作员，加班按报价所述。供应商 B 确认只有一名操作员，休息和午餐时段的覆盖未说明，备用麦克风需另加 RM 600。把第二名操作员和备用设备计入后，供应商 B 的可比金额更接近供应商 A，委员会据此进行比较。
可直接使用
活动供应商隐含费用问题清单
复制到邮件或表格中，向每家供应商发送相同文字。把每个答复记为包含、不包含或未说明。
- 布置、活动和拆除分别涵盖哪些时段？超出部分如何收费，由谁批准？
- 报价包含多少名工作人员、哪些班次？他们的餐食和交通是否包含？
- 技术清单上的每一项是否都已计价，包括线材、备件和备用设备？
- 装卸、运送、场地通行证和任何场地方收费是否包含？如果不含，由谁在何时支付？
- 价格是税前还是税后、是否含服务费？请在报价中说明贵司的立场。
- 每项单价按什么数量计算？数量增减时如何处理？
- 确认后增减项目的流程和计价依据是什么？
- 订金和分期付款日期是什么？日期变动时款项如何处理？
- 哪些项目是暂定的，什么决定能使其确定？
- 贵司假定由主办方自行提供什么？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您手上有两三份同类报价，并有一个人负责收集答复。
- 范围已经写清楚，各供应商按同一清单报价。
- 财务可以另行审阅税费和付款问题。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 报价涵盖的范围不同，没有人说得清各自漏了什么。
- 场地方、供应商和主办方都以为某些项目由对方支付。
- 委员会在批准订金前需要一份已核对的比较。
批准之前需要先核对报价吗？
会议项目负责人可以发出问题清单、跟进答复，并把答复整理成逐项对照的比较，供委员会使用。选择哪家供应商仍由您的批准人决定。
主办方常见问题
应该在入围之前还是之后提出这些问题？
在有了入围名单之后、比较总价之前提出。向每家发送同一份清单，答复才有可比性。
供应商拒绝回答某个问题怎么办？
记为“未说明”，并视为未计价的风险。您可以再次询问，也可以在知道存在这一缺口的前提下决定是否继续。
这能取代合同审阅吗？
不能。这些是商业问题。付款、责任和取消条款的措辞应交由法律顾问处理。
答复应该由谁保管？
由一位指定人员保管，通常是秘书处或项目负责人，让答复与报价和决策记录放在一起。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。