如何比较活动方案的范围缺口
三份方案用三种方式描述同一场活动，委员会看不出哪一份涵盖得最多。
简要回答
先把范围写成一份基准交付清单，再把每份方案逐项对照，标记为“已涵盖”“部分涵盖”“不包含”或“不明确”。缺口就是各方案不一致的项目，也是接下来要询价或提问的内容。
请在比较价格之前完成这一步。在范围不一致的情况下比价，排出来的只是谁遗漏得更多。
从您自己的基准出发，而不是从某份方案出发
如果照搬第一份方案的结构，它的遗漏就看不见了。请根据自己的需求说明建立基准：交付项、数量、日期，以及谁提供什么。
供应商报价标准化工具可以把基准作为参照清单保存，招标文件完整性检查工具可以检验基准本身是否有缺口。
对照流程
- 列出需求说明中的交付项，每项一行，并写明预期的数量或标准。
- 为每份方案建一列，逐行阅读方案内容。
- 把每条基准标记为已涵盖、部分涵盖、不包含或不明确，并引用方案中支持该标记的原文。
- 补充基准中没有、但方案提出的项目，例如供应商提供的额外服务，判断它们是需要、可选还是无关。
- 把每个部分涵盖和不明确的项目转为向供应商提出的问题，可使用隐含费用确认问题。
要留意的四类缺口
大多数缺口属于以下类型。先判断类型，就知道下一步该做什么。
| 缺口类型 | 表现 | 下一步 |
|---|---|---|
| 遗漏 | 基准中的某项交付完全没有出现。 | 要求提供加项报价，或决定由其他方式覆盖。 |
| 缩水 | 该项存在，但数量或标准较低。 | 要求以书面写明数量或标准，并为差额计价。 |
| 假设 | 方案依赖主办方必须提供的某样东西。 | 记录为依赖事项，并指定负责人。 |
| 含糊 | 措辞可以有不止一种理解。 | 请供应商改写成一句您能核对的话。 |
常见陷阱
- 只比较方案摘要，而不看下面的逐项明细。
- 把没有提到当作已涵盖。没有写明的，就标记为不明确。
- 把供应商的可选附加项算进基本范围。
- 场地、餐饮和视听的职责互相重叠，却没有负责人。
实例演示 · 虚构示例
三份报到与现场人员方案
以下为虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Juruaudit Dalaman 请三家公司为约300名代表参加的两天会议提出报到台人员方案。基准清单包括证件打印、第一天六名台前人员、第二天四名、参会名单导出，以及一名负责排解问题的人员。
方案1涵盖全部项目。方案2遗漏参会名单导出，并写明第一天只有四名人员，委员会标记为缩水。方案3对证件打印只字未提，委员会标记为不明确并提问。收到答复后，委员会在修正后的范围上比较价格，并记下方案3假定由协会提供打印机，记录为依赖事项。
可直接使用
范围缺口比较表
把这张表复制到电子表格中。每个基准交付项一行，每份方案一个状态列。
| 基准交付项 | 数量或标准 | 方案 A | 方案 B | 方案 C | 缺口类型与问题 |
|---|---|---|---|---|---|
| 示例：证件打印 | 300张，两种语言 | 已涵盖 | 已涵盖 | 不明确 | 含糊：询问 C 由谁提供打印机 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 基准已经写在需求说明或招标文件中。
- 方案篇幅短，且来自同类供应商。
- 一个人可以逐行阅读。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 方案捆绑了多项服务，标题各不相同。
- 没有人写过基准，委员会对哪些属于范围意见不一。
- 每轮澄清之后缺口还是不断出现。
需要有人帮您做范围基准和比较吗？
会议项目负责人可以根据您的需求说明写出基准，把每份方案对照基准，并把缺口清单和供应商问题带到委员会。选择哪家供应商仍由您决定。
主办方常见问题
什么是范围基准？
它是您自己写的、活动需要供应商提供什么的清单，在阅读方案之前完成，是每份方案对照的参照物。
这与比较报价有什么不同？
比较报价看的是价格和收费，范围缺口比较检查的是计价的内容。先做范围，再使用报价标准化指南。
如果每份方案都有缺口怎么办？
这通常说明基准不够清晰。修正基准，重新发出问题，并要求修订方案。
要不要告诉供应商其他方案的缺口？
不要。只分享您的基准和问题，不要透露其他供应商的内容或价格。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。