Cara membandingkan cadangan acara untuk jurang skop
Tiga cadangan menerangkan acara yang sama dalam tiga cara berbeza, dan jawatankuasa tidak dapat memastikan yang mana meliputi paling banyak.
Jawapan ringkas
Tulis skop sekali sebagai senarai garis asas hasil serahan, kemudian petakan setiap cadangan kepadanya dan tandakan setiap baris sebagai dilindungi, sebahagian dilindungi, tidak termasuk atau tidak jelas. Jurang ialah item yang berbeza antara cadangan, dan itulah yang anda nilai atau tanya seterusnya.
Lakukan ini sebelum membanding harga. Perbandingan harga pada skop yang tidak sama akan menyusun pembekal mengikut apa yang mereka tinggalkan.
Mulakan daripada garis asas anda, bukan daripada cadangan
Jika anda menyalin struktur cadangan pertama, perkara yang ditinggalkannya menjadi tidak kelihatan. Bina garis asas daripada taklimat anda sendiri: hasil serahan, kuantiti, tarikh, dan siapa menyediakan apa.
Penyeragam sebut harga pembekal boleh menyimpan garis asas sebagai senarai rujukan, dan penyemak kelengkapan RFP boleh menguji sama ada garis asas itu sendiri ada jurang.
Urutan pemetaan
- Senaraikan hasil serahan dalam taklimat, satu baris setiap satu, dengan kuantiti atau piawaian yang dijangka.
- Buat satu lajur bagi setiap cadangan dan baca setiap cadangan baris demi baris.
- Tandakan setiap baris garis asas sebagai dilindungi, sebahagian dilindungi, tidak termasuk atau tidak jelas, dan petik perkataan cadangan yang menyokong tanda itu.
- Tambah item cadangan yang tiada dalam garis asas anda, seperti tambahan yang ditawarkan pembekal. Putuskan sama ada ia diperlukan, pilihan atau tidak relevan.
- Tukar setiap baris sebahagian dilindungi dan tidak jelas kepada soalan kepada pembekal, menggunakan soalan kos tersembunyi.
Empat jenis jurang untuk dicari
Kebanyakan jurang termasuk dalam salah satu jenis ini. Menamakan jenis memberitahu anda apa yang perlu dibuat seterusnya.
| Jenis jurang | Rupanya | Langkah seterusnya |
|---|---|---|
| Peninggalan | Hasil serahan garis asas tidak muncul langsung. | Minta tambahan berharga atau putuskan untuk meliputinya di tempat lain. |
| Pencairan | Baris ada tetapi pada kuantiti atau piawaian lebih rendah. | Minta kuantiti atau piawaian secara bertulis dan nilai bezanya. |
| Andaian | Cadangan bergantung pada sesuatu yang mesti disediakan penganjur. | Rekodkan sebagai kebergantungan dengan seorang pemilik. |
| Kekaburan | Perkataan boleh bermaksud lebih daripada satu perkara. | Minta pembekal menulis semula dalam satu ayat yang boleh anda semak. |
Perangkap biasa
- Membandingkan ringkasan cadangan dan bukan butiran baris di bawahnya.
- Menganggap senyap sebagai perlindungan. Jika tidak ditulis, tandakan tidak jelas.
- Mengira tambahan pilihan pembekal sebagai sebahagian skop asas.
- Membiarkan tanggungjawab venue, katering dan AV bertindih tanpa pemilik.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Tiga cadangan pendaftaran dan kakitangan di tapak
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Juruaudit Dalaman meminta tiga syarikat mencadangkan kakitangan meja pendaftaran untuk persidangan dua hari bagi kira-kira 300 perwakilan. Garis asas menyenaraikan cetakan lencana, enam kakitangan meja pada hari pertama, empat pada hari kedua, eksport senarai peserta, dan seorang ketua penyelesaian masalah.
Cadangan 1 meliputi semua baris. Cadangan 2 meninggalkan eksport senarai peserta dan menyatakan empat kakitangan pada hari pertama, yang ditandakan jawatankuasa sebagai pencairan. Cadangan 3 senyap tentang cetakan lencana, jadi jawatankuasa menandakannya tidak jelas dan bertanya. Selepas balasan, jawatankuasa membandingkan harga pada skop yang dibetulkan dan mencatat bahawa Cadangan 3 menganggap persatuan membekalkan pencetak, yang direkodkan sebagai kebergantungan.
Gunakan sendiri
Helaian perbandingan jurang skop
Salin jadual ini ke hamparan. Satu baris bagi setiap hasil serahan garis asas, satu lajur status bagi setiap cadangan.
| Hasil serahan garis asas | Kuantiti atau piawaian | Cadangan A | Cadangan B | Cadangan C | Jenis jurang dan soalan |
|---|---|---|---|---|---|
| Contoh: cetakan lencana | 300 lencana, dua bahasa | Dilindungi | Dilindungi | Tidak jelas | Kekaburan: tanya C siapa membekalkan pencetak |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Garis asas sudah ditulis dalam taklimat atau permintaan cadangan.
- Cadangan pendek dan daripada jenis pembekal yang sama.
- Seorang boleh membacanya baris demi baris.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Cadangan menggabungkan beberapa perkhidmatan dan menggunakan tajuk berbeza.
- Tiada siapa menulis garis asas dan jawatankuasa tidak sependapat tentang apa yang dalam skop.
- Jurang terus muncul selepas setiap pusingan penjelasan.
Perlukan garis asas skop dan perbandingan dibuat untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menulis garis asas daripada taklimat anda, memetakan setiap cadangan kepadanya, dan membawa senarai jurang serta soalan pembekal kepada jawatankuasa. Pembekal yang dipilih kekal keputusan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apakah garis asas skop?
Ia senarai anda sendiri tentang apa yang acara perlukan daripada pembekal, ditulis sebelum membaca cadangan. Ia rujukan yang dipetakan oleh setiap cadangan.
Apa bezanya dengan membandingkan sebut harga?
Perbandingan sebut harga melihat harga dan caj. Perbandingan jurang skop menyemak apa yang dinilai. Buat skop dahulu, kemudian gunakan panduan penyeragaman sebut harga.
Bagaimana jika setiap cadangan ada jurang?
Itu biasanya bermakna garis asas tidak jelas. Baiki garis asas, keluarkan semula soalan, dan minta cadangan disemak semula.
Patutkah saya beritahu pembekal tentang jurang dalam cadangan lain?
Tidak. Kongsi garis asas dan soalan anda, bukan kandungan atau harga pembekal lain.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.