Penyemak kelengkapan RFP acara
Permintaan cadangan hampir sedia dikeluarkan, dan tiada siapa pasti sama ada pembekal boleh membuat sebut harga daripadanya.
…
Jawapan ringkas
Penyemak ini hanya membaca apa yang anda taip: aliran kerja, sejauh mana setiap spesifikasi lengkap, kaedah penilaian, tarikh penting dan siapa yang menjawab soalan. Ia menyenaraikan setiap jurang, meletakkan jurang wajib dahulu dan membina pek soalan untuk menutupnya.
Tiada dokumen pembekal dimuat naik dan tiada apa dihantar atau diperoleh. Laporan tanpa jurang bermakna tiada jurang dalam ruangan yang anda isi. Ia tidak menyatakan RFP jelas, adil atau sedia dikeluarkan.
Apa yang perlu dimasukkan
- Setiap aliran kerja yang diminta untuk dihargakan pembekal, seperti venue, katering, audiovisual dan pendaftaran, dan sama ada spesifikasinya lengkap, separa ditulis, belum ditulis atau belum dinilai.
- Spesifikasi mana yang wajib: yang tanpanya pembekal tidak dapat membuat sebut harga yang bermakna.
- Sama ada kuantiti dan skop dinyatakan, peranan bertanggungjawab dan tarikh kerja diperlukan.
- Cara cadangan akan dinilai, tarikh akhir soalan pembekal, tarikh akhir penghantaran, tarikh keputusan dirancang dan peranan yang menjawab soalan.
Bagaimana jurang dikesan
Spesifikasi yang belum anda nilai ialah jurang, bukan lulus. Aliran kerja wajib dengan spesifikasi yang tiada atau separa, atau tanpa kuantiti, ialah jurang wajib dan kekal di bahagian atas senarai sehingga anda menandakan spesifikasi lengkap.
Tarikh disemak turutannya: soalan patut ditutup sebelum cadangan perlu diserahkan, dan keputusan datang selepasnya. Tarikh akhir penghantaran sebelum tarikh semakan ditandakan.
Menggunakan pek soalan
- Setiap jurang menjadi soalan untuk pemilik bahagian RFP itu. Sunting ayat dan tambah jawapan dalam lajur terakhir.
- Tutup jurang wajib dahulu, kemudian jalankan semakan semula dengan ruangan yang dikemas kini.
- Jangan masukkan nama dan butiran hubungan. Peranan bertanggungjawab sudah mencukupi.
Had
Penyemak tidak dapat menilai sama ada spesifikasi itu baik, hanya sama ada anda menyatakan ia wujud. Ia tidak menilai keadilan, terma undang-undang atau peraturan perolehan yang mesti diikuti organisasi anda. Setelah jurang ditutup, rancang tetingkap maklum balas dengan perancang tarikh akhir perolehan, dan bandingkan apa yang diterima dengan matriks pemarkahan pembekal dan penormal sebut harga.
Contoh kerja · Contoh rekaan
RFP persidangan rekaan
Aliran kerja dan tarikh rekaan, untuk menunjukkan laporan.
Sebuah sekretariat rekaan menyenaraikan empat aliran kerja. Venue lengkap. Katering separa ditulis dan tiada kuantiti, dan AV serta interpretasi tiada spesifikasi, kuantiti, pemilik dan tarikh; kedua-duanya wajib. Bahan bercetak belum dinilai dan tiada kuantiti.
Laporan menunjukkan 4 jurang wajib dan 6 jurang lain. Tarikh akhir soalan 20 Oktober juga lebih lewat daripada tarikh akhir penghantaran 15 Oktober, dan ini ditandakan. Hanya aliran kerja venue tiada jurang.
| Aliran kerja | Wajib | Spesifikasi | Jurang |
|---|---|---|---|
| Venue dan bilik | Ya | Lengkap | 0 |
| Katering | Ya | Separa ditulis | 2, kedua-duanya wajib |
| AV dan interpretasi | Ya | Belum ditulis | 4: 2 wajib, pemilik dan tarikh tiada |
| Bahan bercetak | Tidak | Belum dinilai | 2: spesifikasi dan kuantiti |
Gunakan sendiri
Senarai semak kelengkapan RFP
Semak setiap aliran kerja dan keseluruhan RFP. Tulis apa yang tiada dan siapa yang akan membekalkannya.
| Perkara | Dinyatakan dalam RFP? (ya, separa, tidak) | Wajib? | Apa yang tiada | Siapa menutupnya, menjelang bila |
|---|---|---|---|---|
| Spesifikasi bagi setiap aliran kerja | ||||
| Kuantiti dan skop bagi setiap aliran kerja | ||||
| Peranan bertanggungjawab bagi setiap aliran kerja | ||||
| Kaedah penilaian dan pemberat | ||||
| Tarikh akhir soalan pembekal | ||||
| Tarikh akhir penghantaran cadangan | ||||
| Tarikh keputusan dirancang | ||||
| Peranan yang menjawab soalan pembekal |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- RFP meliputi beberapa aliran kerja, spesifikasi wujud dalam draf dan pasukan boleh menjawab pek soalan sendiri.
- Seseorang di luar pasukan penyedia boleh membacanya dengan pandangan baharu.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Spesifikasi tiada bagi beberapa aliran kerja dan tiada siapa memiliki tugas menulisnya.
- Tarikh, kaedah penilaian dan tanggungjawab belum dipersetujui merentasi jawatankuasa.
- RFP akan dihantar kepada ramai pembekal dan memerlukan seorang untuk memegang satu set soalan dan jawapan.
Perlukan spesifikasi ditulis sebelum dikeluarkan?
Event Blueprint boleh menyatakan skop, keperluan pembekal, garis masa dan siapa yang bertanggungjawab, supaya RFP ditulis daripada pelan yang telah tetap. Seorang ketua projek boleh mengejar soalan terbuka bersama jawatankuasa anda manakala kelulusan kekal pada anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah saya memuat naik RFP atau dokumen pembekal?
Tidak. Anda menaip apa yang draf sudah nyatakan. Tiada apa dimuat naik, dihantar atau disimpan selain dalam pelayar anda sendiri.
Apakah maksudnya jika laporan tiada jurang?
Hanya bahawa tiada jurang ditemui dalam ruangan yang anda isi. Ia bukan semakan kualiti, keadilan atau pematuhan.
Mengapa spesifikasi yang belum dinilai ialah jurang?
Kerana tidak tahu tidak sama dengan lengkap. Ia kekal kelihatan sehingga seseorang mengesahkan spesifikasi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.