Agenda untuk berunding dengan pembekal acara
Anda telah memilih pembekal pilihan, dan sebelum sesiapa menandatangani anda mahu menyelesaikan perkara terbuka tanpa kehilangan hubungan atau bajet.
Jawapan ringkas
Berunding berdasarkan agenda bertulis yang dibina daripada perkara terbuka anda: jurang skop, soalan kos, tarikh, orang dan masa bayaran. Selesaikan skop sebelum harga, persetujui apa yang boleh ditukar ganti, dan tulis setiap perkara pada hari yang sama untuk disahkan pembekal.
Rundingan bertujuan menjadikan tawaran bertulis sepadan dengan apa yang anda nilai. Ia bukan pertandingan menurunkan harga dengan mengorbankan skop.
Bersedia daripada bukti anda
Ambil perkara terbuka daripada perbandingan jurang skop, soalan kos tersembunyi dan matriks pemarkahan anda. Setiap perkara yang belum selesai ialah calon perkara agenda.
Putuskan sebelum mesyuarat siapa boleh bersetuju tentang apa. Orang tanpa kuasa untuk mengikat bajet tidak patut dibiarkan berimprovisasi dengan konsesi.
Urutan topik yang dicadangkan
Bincangkan topik mengikut urutan ini. Skop dahulu, kerana setiap angka kemudian bergantung padanya.
| Urutan | Topik | Apa diselesaikan |
|---|---|---|
| 1 | Skop dan hasil serahan | Tutup jurang yang anda kenal pasti. Sahkan kuantiti dan piawaian dalam skop bertulis. |
| 2 | Orang dan tarikh | Ketua bernama, kru, tarikh persediaan, dan siapa berada di tapak. |
| 3 | Harga dan perkara termasuk | Apa termasuk, apa sementara, dan asas bagi sebarang kadar. |
| 4 | Pengendalian perubahan | Bagaimana penambahan atau pengurangan disebut harga dan diluluskan. Lihat proses perubahan. |
| 5 | Masa bayaran | Tarikh deposit dan ansuran dikaitkan dengan hasil serahan, dengan tarikh disemak oleh pihak kewangan anda. |
| 6 | Risiko dan sandaran | Susunan sandaran dan apa berlaku jika tarikh berubah. Perkataan dirujuk kepada penasihat undang-undang anda. |
Menjalankan mesyuarat
- Hantar agenda dan fakta sokongan kepada pembekal dua atau tiga hari bekerja lebih awal.
- Mulakan dengan mengesahkan objektif bersama dan perkara yang kedua-dua pihak mahu selesaikan.
- Ambil satu topik pada satu masa dan catat pendirian, tawaran dan persetujuan, atau langkah seterusnya.
- Pastikan pertukaran ganti jelas, contohnya komitmen lebih panjang untuk kadar lebih tetap, tetapi hanya jika anda diberi kuasa menawarkannya.
- Tutup dengan membacakan semula setiap persetujuan dan perkara terbuka, dengan pemilik dan tarikh.
Selepas mesyuarat
- Hantar minit bertulis pada hari yang sama dan minta pembekal mengesahkan atau membetulkan.
- Minta sebut harga atau cadangan yang disemak mencerminkan setiap perubahan yang dipersetujui.
- Catat persetujuan dalam log keputusan.
- Hantar dokumen yang disemak kepada penasihat undang-undang anda sebelum apa-apa ditandatangani.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Berunding dengan pembekal AV pilihan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti telah memilih pembekal AV untuk forum sehari. Dua perkara masih terbuka: sebut harga tidak termasuk skrin bilik sesi selari, dan kerja lebih masa hari kedua tidak jelas. Pelulus bajet ialah ahli jawatankuasa kewangan yang menghadiri mesyuarat.
Agenda bermula dengan skrin, yang pembekal bersetuju menambah dengan kos terperinci. Kemudian ia meliputi waktu tamat dan peraturan kerja lebih masa, di mana pembekal bersetuju menyatakan asas kadar sejam dan had maksimum secara bertulis. Pembekal meminta deposit dibayar lebih awal. Persatuan menawarkan bayaran separa semasa pengesahan dan baki selepas latihan, tertakluk kepada semakan kewangan dan undang-undangnya. Minit merekodkan setiap hasil dan pembekal mengesahkannya melalui e-mel.
Gunakan sendiri
Agenda rundingan pembekal dan rekod persetujuan
Salin jadual ini sebelum mesyuarat. Isi tiga lajur pertama terlebih dahulu dan dua lajur terakhir semasa dan selepas mesyuarat.
| Topik | Pendirian dan bukti kami | Apa yang boleh kami tawarkan (dibenarkan oleh) | Dipersetujui dalam mesyuarat | Disahkan secara bertulis (tarikh) |
|---|---|---|---|---|
| Skop dan hasil serahan | ||||
| Orang dan tarikh | ||||
| Harga dan perkara termasuk | ||||
| Pengendalian perubahan | ||||
| Masa bayaran | ||||
| Risiko dan sandaran |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hanya beberapa perkara terbuka dan seorang memegang kuasa untuk bersetuju.
- Hubungan pembekal baik dan skop jelas.
- Pihak kewangan dan undang-undang anda boleh menyemak hasilnya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Perkara terbuka merangkumi skop, harga dan risiko, dan beberapa orang masing-masing memegang sebahagian kuasa.
- Pembekal pilihan dan jawatankuasa mempunyai jangkaan berbeza dan memerlukan orang tengah yang neutral.
- Masa suntuk dan tawaran bertulis masih tidak sepadan dengan penilaian.
Mahu agenda rundingan disediakan dan mesyuarat dicatat minitnya?
Ketua projek persidangan boleh membina agenda daripada rekod penilaian anda, menghadiri mesyuarat pembekal, dan mengeluarkan minit bertulis untuk disahkan pembekal. Persetujuan terma akhir dan penandatanganan kekal pada orang yang diberi kuasa dan penasihat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah saya berunding dengan lebih daripada satu pembekal?
Anda boleh mengekalkan pembekal kedua sementara menyelesaikan perkara terbuka dengan pilihan pertama. Terbuka tentang jadual anda dan elakkan berkongsi terma satu pembekal dengan yang lain.
Apa yang boleh saya tukar ganti selain harga?
Masa bayaran, tarikh, komitmen kepada kerja berkaitan, dan pelarasan skop. Tawarkan hanya apa yang anda diberi kuasa untuk mengikat.
Bagaimana jika pembekal enggan mengubah sebut harga?
Kembali kepada pemarkahan anda dan putuskan sama ada jurang itu penting. Gunakan matriks pemarkahan pembekal untuk melihat bagaimana pembekal berbanding alternatif.
Siapa patut hadir?
Orang yang mengetahui skop, seseorang yang boleh meluluskan bajet, dan pencatat. Penyemak undang-undang dan teknikal boleh dirujuk sebelum dan selepas.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.