Proses sebut harga perubahan acara
Di tengah perancangan, ada yang meminta satu bilik lagi, seorang penceramah lagi atau satu hidangan lagi, dan pembekal berkata mereka akan tambah sahaja pada invois.
Jawapan ringkas
Proses sebut harga perubahan bermaksud tiada perubahan skop dilaksanakan sehingga pembekal menetapkan harganya secara bertulis dan seorang pegawai yang dinamakan di pihak anda meluluskan harga itu.
Langkahnya ringkas: terangkan perubahan, minta sebut harga perubahan, bandingkan dengan skop asal, lulus atau tolak secara bertulis, kemudian kemas kini bajet dan jadual.
Apa yang dikira sebagai perubahan
Perubahan ialah apa-apa pindaan kepada perkara yang asalnya dilantik untuk disediakan oleh pembekal: kuantiti, spesifikasi, tarikh, masa, tempat atau orang. Ia berbeza daripada pembetulan kesilapan pembekal berbanding skop asal.
Jika tidak pasti, anggap ia permintaan perubahan dan minta pembekal menyatakan bahagian yang mereka anggap dalam skop dan bahagian yang tambahan.
Enam langkah
- Rekodkan perubahan pada borang permintaan perubahan, dengan sebab, pemohon dan tarikh diperlukan.
- Hantar sebut harga asal atau rujukan skop kepada pembekal dan minta sebut harga perubahan yang menunjukkan perbezaan sahaja.
- Minta kesan kos, kesan masa (contohnya masuk barang lebih lewat) dan kebergantungan kepada pembekal lain.
- Bandingkan perubahan dengan baris asal menggunakan jadual perkara termasuk dalam fi untuk menyemak sama ada item itu sudah termasuk.
- Minta pemilik bajet meluluskan atau menolak secara bertulis sebelum pembekal meneruskan kerja.
- Kemas kini bajet, atur cara dan jadual pencapaian serahan, dan simpan perubahan yang diluluskan bersama dokumen kontrak asal.
Apa yang ada pada sebut harga perubahan yang berguna
- Rujukan kepada sebut harga atau pesanan asal yang diubah.
- Item yang ditambah, dikurangkan atau diganti, setiap satu dengan kuantiti dan harga seunit.
- Sama ada cukai dan caj perkhidmatan termasuk, seperti yang dinyatakan pembekal.
- Sebarang perubahan pada tarikh serahan atau tarikh pembayaran.
- Berapa lama harga yang disebut kekal terbuka.
- Ruang kosong untuk kelulusan anda, yang anda lengkapkan sendiri, bukan pembekal.
Siapa yang meluluskan
Namakan pelulus sebelum perubahan pertama tiba. Biasanya pemilik bajet untuk kos dan pemilik persidangan untuk kesan atur cara, dan bagi jumlah lebih besar seorang lagi seperti bendahari atau ketua kewangan.
Tetapkan ambang, contohnya perubahan melebihi jumlah tertentu dibawa kepada jawatankuasa. Pilih jumlah itu bersama ketua kewangan anda; ia dasar anda, bukan peraturan tetap.
Masalah yang kerap berlaku
- Kelulusan lisan di tapak yang tidak sampai kepada pemilik bajet.
- Beberapa perubahan kecil yang nampak ringan tetapi jumlahnya melebihi bajet yang diluluskan.
- Perubahan dinilai mengikut harga senarai, bukan kadar dalam sebut harga asal.
- Perubahan diluluskan jawatankuasa tetapi tidak dimaklumkan kepada pembekal lain yang terkesan.
- Penjimatan daripada item yang dibuang tidak dituntut kerana hanya tambahan diminta secara bertulis.
Di mana soalan undang-undang bermula
Sama ada kelulusan e-mel mengubah kontrak, atau sama ada kontrak memerlukan perubahan ditandatangani, bergantung pada perkataan kontrak. Kemukakan ini sebagai soalan kepada penasihat undang-undang anda; halaman ini tidak menjawabnya.
Untuk membandingkan skop lama dan baharu bersebelahan, gunakan alat perbandingan kesan perubahan. Untuk menghasilkan permintaan yang boleh disunting, gunakan pembina permintaan perubahan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Bilik sesi selari kedua ditambah enam minggu sebelum acara
Organisasi dan angka rekaan, sebagai gambaran sahaja.
Persatuan Fiktif Logistik Malaysia menganjurkan persidangan sehari untuk kira-kira 280 ahli. Jawatankuasa atur cara mahu sesi selari keempat, yang memerlukan bilik sesi kedua dengan skrin dan mikrofon sendiri.
Urus setia merekodkan permintaan, kemudian meminta sebut harga perubahan daripada pembekal AV berdasarkan pesanan AV-24-07. Pembekal membalas dengan satu set bilik tambahan RM 3,200 dan seorang juruteknik tambahan RM 650, kedua-duanya sebelum cukai. Bendahari meluluskan RM 3,850 secara bertulis, manakala sewa bilik venue diurus dalam perubahan berasingan. Bajet dan lembaran larian dikemas kini pada hari yang sama.
Gunakan sendiri
Templat permintaan sebut harga perubahan
Salin ke e-mel atau borang. Isi blok pertama sendiri, kemudian minta pembekal melengkapkan blok kedua.
- Rujukan: nombor dan tarikh sebut harga atau pesanan asal:
- Perubahan yang diminta, dalam satu ayat:
- Sebab perubahan dan siapa yang meminta:
- Tarikh perubahan perlu disahkan:
- Pembekal perlu nyatakan: item ditambah, dibuang atau diganti, dengan kuantiti dan harga seunit:
- Pembekal perlu nyatakan: layanan cukai dan caj perkhidmatan, seperti yang dinyatakan pembekal:
- Pembekal perlu nyatakan: kesan pada tarikh serahan, masa pemasangan dan tarikh pembayaran:
- Pembekal perlu nyatakan: kebergantungan kepada pembekal lain atau venue:
- Sebut harga sah sehingga:
- Diluluskan oleh (nama dan jawatan, dilengkapkan oleh penganjur sahaja):
- Diluluskan atau ditolak, tarikh, dan baris bajet yang dikemas kini:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Perubahan jarang berlaku dan seorang sahaja memiliki bajet.
- Pembekal sedikit dan sudah tahu laluan kelulusan anda.
- Dokumen skop asal jelas dan disimpan di satu tempat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai pembekal dan jawatankuasa meminta perubahan pada masa yang sama.
- Tiada sesiapa menjejaki kesan kos terkumpul perubahan kecil.
- Perubahan dipersetujui di tapak tanpa rekod, dan pertikaian mula timbul.
Perlukan seseorang untuk menjaga skop?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan proses perubahan untuk acara anda: merekod setiap permintaan, mendapatkan sebut harga perubahan, menunjukkan kesan terkumpul kepada pemilik bajet dan menyimpan kelulusan secara bertulis. Keputusan kekal pada jawatankuasa anda. Hantarkan senarai pembekal semasa dan perubahan yang telah dipersetujui.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pembekal memulakan perubahan sebelum kelulusan?
Tetapkan jangkaan bahawa mereka tidak boleh. Jika masa suntuk, luluskan jumlah had secara bertulis dahulu dan minta sebut harga penuh serta-merta selepas itu.
Bagaimana jika pembekal berkata item itu memang sudah termasuk?
Minta mereka menunjukkan baris dalam sebut harga atau spesifikasi asal. Jika dokumen tidak jelas, rekodkan perselisihan dan bawa kepada pihak yang menandatangani kontrak sebelum bersetuju membayar.
Adakah pengurangan juga memerlukan perubahan?
Ya. Minta perubahan kredit supaya penjimatan ditulis. Sesetengah pembekal ada caj minimum atau syarat pembatalan, jadi semak perkataan kontrak.
Adakah kelulusan melalui e-mel mencukupi?
Itu soalan kontrak untuk penasihat undang-undang anda. Secara praktikal, simpan setiap kelulusan dalam bentuk yang menunjukkan siapa meluluskan, jumlah dan tarikh.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.