简要回答
变更报价流程的意思是：在供应商书面报出价格、且您这边指定的人员批准该价格之前，任何范围变更都不执行。
步骤很短：说明变更，索取变更报价，与原范围比较，书面批准或拒绝，然后更新预算和时间表。
什么算变更
变更是指对供应商原定交付内容的任何改动：数量、规格、日期、时间、地点或人员。它不同于供应商相对原范围出错后的更正。
如果不确定属于哪一种，就按变更申请处理，并请供应商说明哪些部分属于原范围，哪些是额外项目。
六个步骤
一份可用的变更报价应包含什么
- 所变更的原报价单或订单的编号。
- 增加、删减或替换的项目，每项注明数量和单价。
- 税费和服务费是否包含，按供应商的说明列出。
- 交付日期或付款日期的任何变化。
- 报价保持有效的期限。
- 留给您的批准栏，由您自己填写，而不是供应商。
谁来批准
在第一项变更到来之前就确定批准人。通常费用由预算负责人批准，对流程的影响由会议负责人批准，金额较大时再加一位，例如财政或财务主管。
约定一个门槛，例如超过某个金额的变更须提交委员会。金额与财务负责人商定，这是您的内部政策，不是固定规则。
常见问题
- 现场的口头批准没有传到预算负责人那里。
- 几项小变更各自看似不大，加起来却超出已批准的预算。
- 变更按标价而不是原报价单中的费率计价。
- 委员会批准了变更，却没有通知受影响的其他供应商。
- 删减项目带来的节省没有索回，因为书面申请里只有新增项。
法律问题从哪里开始
电邮批准是否改变合同，或合同是否要求变更必须签署，取决于合同条文。请把这个问题交给您的法律顾问，本页不作回答。
实例演示 · 虚构示例
活动前六周增加第二间分组会议室
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Logistik Malaysia 要办一场约 280 名会员参加的一天会议。节目委员会希望增加第四个平行场次，这需要第二间配有独立屏幕和麦克风的分组会议室。
秘书处先登记申请，再按订单 AV-24-07 向视听供应商索取变更报价。供应商回复：增加一间会议室设备 RM 3,200，增加一名技术员 RM 650，均为税前。财政以书面批准这笔 RM 3,850，场地的会议室租金另走一份变更。预算和流程表当天更新。
可直接使用
变更报价申请模板
复制到电邮或表格中。第一部分由您自己填写，第二部分请供应商填写。
- 参考编号：原报价单或订单的编号和日期：
- 申请的变更，一句话说明：
- 变更原因及申请人：
- 需要确认的日期：
- 供应商填写：增加、删减或替换的项目，含数量和单价：
- 供应商填写：税费和服务费的处理方式，按供应商说明：
- 供应商填写：对交付日期、搭建时间和付款日期的影响：
- 供应商填写：对其他供应商或场地的依赖：
- 报价有效期至：
- 批准人（姓名和职务，仅由主办方填写）：
- 批准或拒绝、日期，以及已更新的预算行：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 变更很少，而且只有一个人负责预算。
- 供应商不多，并且已经了解您的审批路径。
- 原范围文件清楚，并存放在同一处。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多供应商和委员会同时提出变更。
- 没有人跟踪小变更累计的费用影响。
- 现场口头同意变更而没有记录，争议正在积累。
需要有人守住范围吗？
会议项目负责人可以为您的活动运行变更流程：登记每项申请、取得变更报价、向预算负责人展示累计影响，并把批准保留为书面记录。决定权仍在您的委员会。请发来目前的供应商名单和已经同意的变更。
主办方常见问题
供应商可以在批准前就开始执行变更吗？
应事先说明不可以。如果时间紧迫，可先书面批准一个封顶金额，并要求随后立即提供完整的变更报价。
如果供应商说该项目本来就包含呢？
请对方指出原报价单或规格中的相应条目。如果文件不清楚，先记录分歧，并在同意付款前交给签署合同的人处理。
删减项目也需要变更单吗？
需要。请对方出具减项变更，让节省的金额落到纸面上。有些供应商设有最低收费或取消条款，请查看合同文字。
电邮批准足够吗？
这是合同问题，请咨询您的法律顾问。实务上，每项批准都应保留能显示批准人、金额和日期的形式。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。