简要回答
费用包含事项表是附在报价或协议后的一页表格。每一项都写明包含什么、不包含什么、有什么条件，以及由谁确认。
它的作用是行政层面的：在开工前让商务范围清楚可见。条款在法律上的含义以及税务如何适用，应交由贵机构的法律和财务顾问判断。
表格里写什么
列出供应商应提供的每项服务，然后用同样的栏目标注每一项。空白栏就是问题所在：空白意味着双方各自作了不同的假设。
| 栏目 | 记录内容 | 漏写的常见后果 |
|---|---|---|
| 服务项目 | 一项任务或物品，例如报到台人手或舞台搭建。 | 多项内容被合并成一个总价。 |
| 包含 | 费用涵盖的数量、工时、日期和地点。 | 没有数量，“包含”就没有边界。 |
| 不包含或另收 | 供应商表示另行收费的项目，如有报价则注明费率。 | 额外费用在发票上才出现。 |
| 有条件 | 仅在满足条件时才包含，例如通知日期或最低人数。 | 条件只有供应商知道，客户不知道。 |
| 确认人 | 供应商方确认该项的人员姓名和日期。 | 口头确认无从查证。 |
常被忽略的项目
- 搭建、拆卸和进场时间与活动时段的区别。
- 加班门槛和费率。可用加班成本情景计算器看看延迟结束会增加多少。
- 税费、服务费或其他法定附加费是否已含在报价内。记录供应商的书面说明，并把问题交给财务顾问。
- 供应商人员的交通、住宿、停车和餐食。
- 印刷、标牌和耗材，以及剩余物料归谁。
- 设备或人员出问题时的替补安排。
四步建立这张表
- 从需求说明或征询建议书取出工作范围，把每项任务抄进第一栏。
- 把空白表格发给所有参与比较的供应商，让他们填写同样的项目。
- 对含糊的回答发出书面提问，并把答复记在“确认人”一栏。
- 把最终表格附在已签署的协议后，之后有新要求时以它为依据，通过变更申请处理。
签约之后怎么用
发票到达时，逐项对照此表。发票核对工作表可帮助标出与任何包含项目都对不上的账目。
表外的事项一律走变更流程，而不是在聊天软件上留一句话。这样才能留下谁批准了额外费用的记录。
实例演示 · 虚构示例
比较两份一天论坛的视听报价
机构与数字均为虚构，仅作说明。
虚构物流经理协会收到两份一天论坛的视听报价，分别为RM38,000和RM44,500。较便宜的一份写着“技术员支持”，没有写工时，也没提进场。
秘书处用同一张表，请两家供应商写明技术员工时、进场时间和加班费率。较便宜的供应商答复，前一晚进场需按小时另收费；第二家则已包含。加上这笔费用后，差距小了很多，委员会比较的是同样的内容。两份报价是否含税，则交给协会的财务顾问确认。
可直接使用
费用包含事项表（复制后填写）
每项服务一行。不要留空，写上未说明。
- 服务项目：
- 包含（数量、工时、日期、地点）：
- 不包含或另收（如有报价写明费率）：
- 有条件（条件、通知日期、人数）：
- 税费、服务费或其他附加费：已含／未含／未说明
- 供应商人员的交通、餐食、住宿：由谁承担
- 加班门槛和费率（如有）：
- 确认人（姓名、职位、日期、方式）：
- 已交财务或法律顾问的问题（如有）：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您在比较两三份熟悉服务的报价。
- 有一位同事可以向供应商追要书面答复。
- 工作范围已写在需求说明里。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个工作线和供应商相互重叠，容易出现重复的额外费用。
- 采购部门在批准支出前需要有文件记录的比较。
- 同一家供应商为多场活动报价，每次包含的内容都在变。
需要为所有供应商建立这张表？
会议项目负责人可以把您的需求说明转成每家供应商一张的费用包含事项表，追要书面答复，并把核对后的清单作为工作依据。条款措辞的审查仍由贵机构的法律和财务顾问负责。
主办方常见问题
费用包含事项表是合同吗？
它是工作文件。是否成为协议的一部分，取决于协议如何引用它，这属于法律顾问的判断。请把它附上并按名称引用，避免遗失。
应该让供应商用我们的表还是他们的表？
请他们填写您的表，这样每份报价回答的都是同样的项目。他们可以为您没想到的事项增加行，把这些记为待确认问题。
供应商不肯书面说明怎么办？
记为未说明，并在预算中把它视为未决的成本风险。在签约前提出，而不是等第一张发票到了才问。
相关资源
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