预算与采购工具
活动发票核对工作表
活动结束后来了三张发票，其中一张和另一张看起来太像了。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
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简要回答
工作表按项目名称把每一行发票与采购订单行匹配，然后标出：找不到订单行、单价与订单不同、数量超过订购或送达数量、发票编号重复，以及任何留空的内容。尚未开票的订单行也会列出。
这只是一张工作表。它不连接任何财务系统，也不进行或安排付款。没有发现问题只表示您输入的内容里没有不一致，并不代表已批准付款。
需要输入什么
- 订单行：项目、订购数量和单价、送达数量，以及送达凭证备注，例如送货单编号或签署的工时表。
- 发票行：编号、供应商、与订单一致的项目名称、开票数量和单价，以及付款状态。
- 请使用虚构或不敏感的标签。不要填写银行资料、账号或个人数据。
会标出什么
- 找不到匹配的订单行，或单价与订单不同。
- 开票数量超过订购数量，或超过有凭证的送达数量。送达数量留空表示尚未解决，不是零。
- 相同发票编号和项目被录入两次，或同一个编号被不同供应商使用。
- 数量或单价留空，该行因此无法计入合计。
- 已标记付款但仍有未解决问题的行。
如何处理这些发现
先看重复和已标记付款的行，因为这些最难撤回。然后与供应商澄清单价和数量差异，缺少送达凭证的要索取凭证。
某项解决后，修改录入，对应的发现就会消失。请把更正后的工作表与发票文件一起存档。
局限
只按名称匹配，忽略大小写和多余空格，所以两个表里项目名称要写得一致。工作表无法判断发票是否正确，只能看各条录入彼此是否一致。预算和付款计划可参考预算差异计算器和现金付款计划生成器。
实例演示 · 虚构示例
一次虚构的活动后核对
虚构的供应商、项目和金额，仅用于演示发现的问题。
六行虚构发票与四行订单比对。午餐自助餐完全一致。服务人员在同一编号下出现两次，单价 195 令吉而订单为 180 令吉，因此被标为重复、单价不同，以及开票 12 对订购 6。
传译间已标记付款，但没有送达凭证，因此被标为付款时仍有未解决问题。印刷议程开票 450 而订购 400，姓名牌则从未出现在订单中。六行发票中有五行有发现。
| 发票行 | 发现 |
|---|---|
| INV-2001 午餐自助餐，300 份，每份 42.00 令吉 | 所填数据中未发现不一致 |
| INV-2001 服务人员，6 人，每人 195.00 令吉（出现两次） | 重复；单价与订单不同；超过订购和送达数量 |
| INV-3050 传译间，已付款 | 未填写送达凭证；已标记付款但仍有未解决问题 |
| INV-4410 印刷议程，450 份，每份 3.50 令吉 | 超过订购和送达数量 |
| INV-4411 姓名牌，300 个，每个 1.20 令吉 | 没有匹配的订单行 |
可直接使用
发票核对表
每行发票填一行。只有看到凭证后才勾选对应的检查。
| 发票编号和项目 | 订单中有吗？订购数量和单价 | 开票数量和单价 | 已见送达凭证（编号） | 已查重？ | 发现及由谁解决 |
|---|---|---|---|---|---|
| 尚未开票的订单行 | |||||
| 已付款但仍有未解决问题的行 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不多，采购订单和送货单清楚，司库可以逐项询问每个发现。
- 目标只是在付款前整理出一份清晰的记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 订单曾口头更改，送达凭证很少，几张发票互相重叠。
- 许多供应商用不同格式开票，需要有人跟进更正后的发票。
- 活动结束后，记录要能应付审计、资助方或赞助商的查询。
需要有人跟进并核对活动后的发票？
项目负责人可以把订单、送达凭证和发票汇总成一次核对，向供应商催要更正，并为您的财务团队整理未决事项清单。付款的批准和执行仍由您负责。
主办方常见问题
工作表会连接我的会计软件吗？
不会。它只使用您输入的行，也不进行或安排付款。
什么时候算发票编号重复？
相同的编号和项目出现不止一次，或同一个编号被不同供应商使用。同一编号下有几个不同项目是正常的。
为什么送达数量留空不按零处理？
因为尚未填写凭证不等于没有送达。在您记录凭证之前，它一直保持未解决状态。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。