Senarai semak dokumen kontrak acara
Pembekal menghantar kontrak, sebut harga dan sebuku lampiran, dan anda tidak pasti yang mana sebenarnya membentuk perjanjian.
Jawapan ringkas
Sebelum sesiapa menandatangani, kumpul setiap dokumen yang akan dirujuk dalam hubungan dengan pembekal, senaraikan di satu tempat, dan semak ia merujuk antara satu sama lain serta kepada acara, tarikh dan angka yang sama. Kemudian serahkan set itu kepada penasihat undang-undang anda dengan senarai pendek soalan.
Halaman ini meliputi pentadbiran: apa untuk dikumpul dan disemak. Maksud dokumen, sama ada ia boleh dikuatkuasakan dan apa yang perlu diubah ialah urusan penasihat undang-undang anda.
Mengapa senarai dokumen membantu
Perjanjian acara selalunya terbahagi pada beberapa fail: sebut harga, terma, cadangan, jadual tarikh dan mungkin e-mel yang menyelesaikan sesuatu perkara. Jika dokumen tidak sepakat, tiada siapa perasan sehingga timbul pertikaian atau hasil serahan terlepas.
Satu senarai menunjukkan apa yang wujud, apa yang tiada dan versi mana yang terkini.
Dokumen untuk dikumpul dan disemak
Tidak setiap acara memerlukan setiap baris. Gunakan jadual untuk bertanya pembekal apa yang terpakai dan apa yang tiada. Lajur akhir ialah semakan pentadbiran, bukan pandangan undang-undang.
| Dokumen | Mengapa penting | Semakan pentadbiran |
|---|---|---|
| Sebut harga atau cadangan | Menyatakan skop, kuantiti dan harga. | Versi dan tarikh sepadan dengan yang anda nilai. |
| Kontrak atau terma dan syarat | Menetapkan terma rasmi yang dicadangkan pembekal. | Nama undang-undang pihak dan butiran acara sepadan dengan cadangan. |
| Jadual skop atau hasil serahan | Menyenaraikan apa disampaikan, menjelang bila. | Setiap item dalam garis asas anda muncul, atau jurang dicatat. |
| Jadual fi dan perkara termasuk | Menyatakan apa yang dilindungi harga. Lihat jadual perkara termasuk dalam fi. | Jumlah selaras dengan sebut harga. |
| Jadual bayaran | Menunjukkan tarikh dan amaun deposit serta ansuran. | Tarikh dan amaun selaras dengan sebut harga, dan kewangan telah melihatnya. |
| Proses perubahan dan variasi | Menetapkan bagaimana perubahan dipohon dan dinilai harga. Lihat pembina permintaan perubahan. | Ada, dan pelulus yang dinamakan ialah orang yang anda beri kuasa. |
| Dokumen insurans dan permit | Bukti yang pembekal nyatakan dipegangnya. | Semasa dan dilampirkan, seperti dalam helaian soalan insurans. |
| Pendedahan subkontraktor | Menamakan pihak yang melakukan sebahagian kerja. | Sepadan dengan helaian pendedahan. |
| Surat-menyurat yang dipersetujui | E-mel atau minit yang menyelesaikan perkara yang dirundingkan. | Setiap perkara dipersetujui dicerminkan dalam dokumen yang disemak. |
Menyediakan pek
- Minta pembekal menyenaraikan setiap dokumen yang dianggapnya sebahagian perjanjian.
- Beri setiap dokumen versi, tarikh dan nama fail, dan simpan dalam satu folder.
- Semak silang nama, tarikh, kuantiti dan jumlah merentas semua dokumen dan catat ketidakpadanan.
- Tulis soalan untuk penasihat undang-undang anda: dokumen mana diutamakan jika bercanggah, dan apa yang tiada.
- Hantar pek kepada penasihat undang-undang anda, dan simpan set bertandatangan serta log soalan bersama.
Jurang pentadbiran biasa
- Sebut harga berubah selepas rundingan, tetapi kontrak masih merujuk versi lebih awal.
- Kontrak menamakan entiti berbeza daripada yang pada sebut harga.
- Jadual dirujuk dalam terma tetapi tidak pernah dilampirkan.
- E-mel yang menyelesaikan sesuatu perkara tidak dicerminkan dalam mana-mana dokumen kontrak.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Set dokumen untuk pembekal kongres dua hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Acara Profesional melantik pembekal pendaftaran dan perkhidmatan acara untuk kongres dua hari. Pembekal menghantar sebut harga bertarikh 3 Mac, satu set terma, dan jadual perkhidmatan.
Urus setia menyenaraikan dokumen dan mendapati terma merujuk sebut harga bertarikh 17 Februari, nama entiti sedikit berbeza daripada sebut harga, dan jadual bayaran disebut tetapi tidak dilampirkan. Ia menghantar penasihat undang-undangnya senarai itu, ketidakpadanan dan tiga soalan, termasuk dokumen mana diutamakan jika angka berbeza. Ia meminta pembekal jadual yang tiada dan rujukan yang dibetulkan.
Gunakan sendiri
Senarai semak dokumen kontrak acara
Salin senarai ini ke dokumen atau hamparan dan tanda setiap item sebelum menghantar pek kepada penasihat undang-undang anda.
- Senarai semua dokumen yang pembekal anggap sebahagian perjanjian, dengan versi dan tarikh:
- Sebut harga atau cadangan terkini, sepadan dengan versi yang dinilai:
- Kontrak atau terma dan syarat, dengan nama undang-undang penuh pembekal dan butiran acara:
- Jadual skop atau hasil serahan dilampirkan dan lengkap berbanding garis asas kami:
- Jadual fi dan perkara termasuk, dengan jumlah selaras dengan sebut harga:
- Jadual bayaran dengan tarikh dan amaun, disemak oleh kewangan:
- Proses perubahan dan variasi, dengan pelulus bernama:
- Dokumen insurans dan permit seperti dinyatakan pembekal, tarikh semasa:
- Pendedahan subkontraktor sepadan dengan apa yang pembekal beritahu kami:
- Surat-menyurat atau minit perkara dipersetujui, setiap satu dicerminkan dalam dokumen yang disemak:
- Senarai ketidakpadanan atau item tiada dihantar balik kepada pembekal, dengan tarikh:
- Soalan untuk penasihat undang-undang kami, termasuk dokumen mana diutamakan jika dokumen bercanggah:
- Set bertandatangan disimpan di satu tempat, dengan siapa memegang asal:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Hubungan pembekal mudah dan dokumen sedikit.
- Anda sudah ada penasihat undang-undang yang menyemak perjanjian pembekal.
- Seorang boleh menyemak silang nama, tarikh dan angka.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Dokumen datang daripada beberapa pihak atau dalam beberapa versi.
- Perjanjian merangkumi beberapa pembekal dengan hasil serahan yang berkaitan.
- Kewangan, undang-undang dan jawatankuasa masing-masing memerlukan pandangan berbeza tentang pek yang sama.
Mahu dokumen kontrak anda dikumpul dan disemak silang?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul dokumen pembekal, membina senarai, menyemak nama, tarikh dan jumlah berbanding penilaian anda, dan menyediakan senarai soalan untuk penasihat undang-undang anda. Mentafsir terma dan menasihati tentangnya kekal pada penasihat undang-undang anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah senarai semak ini memberitahu saya sama ada kontrak boleh diterima?
Tidak. Ia membantu anda mengumpul dan menyemak dokumen. Sama ada terma boleh diterima atau boleh dikuatkuasakan ialah urusan penasihat undang-undang anda.
Patutkah saya menggunakan templat kontrak dari internet?
Tanya penasihat undang-undang anda apa yang organisasi anda patut gunakan. Laman ini tidak menyediakan kontrak model.
Dokumen mana patut ditunjukkan kepada penasihat dahulu?
Beri set penuh bersama senarai ketidakpadanan dan soalan anda, supaya penasihat dapat melihat gambaran keseluruhan.
Bagaimana jika pembekal tiada kontrak, hanya sebut harga?
Rekod itu dan beritahu penasihat undang-undang anda. Tanya apa yang organisasi anda patut perolehi sebelum kerja bermula, dan gunakan pembina permintaan perubahan untuk perubahan kemudian.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.