Pengisytiharan konflik untuk perolehan acara
Seorang ahli jawatankuasa mempunyai rakan yang menerajui salah satu daripada tiga pembekal tersenarai pendek, dan tiada siapa pasti sama ada perlu berkata sesuatu.
Jawapan ringkas
Minta semua yang memberi markah atau meluluskan pembekal melengkapkan pengisytiharan ringkas sebelum mereka melihat cadangan: sebarang hubungan kewangan, keluarga, perniagaan atau peribadi dengan pembekal yang membida. Rekod pengisytiharan, putuskan secara bertulis bagaimana setiap satu dikendalikan, dan simpan rekod bersama keputusan.
Pengisytiharan ialah pendedahan, bukan tuduhan. Ia membolehkan organisasi memutuskan, secara terbuka, bagaimana melindungi keadilan pilihan.
Mengapa isytihar sebelum pemarkahan
Perkara utama ialah masa. Jika hubungan dibangkitkan selepas markah masuk, seluruh keputusan terbuka kepada keraguan. Jika dibangkitkan sebelum itu, organisasi boleh melaraskan siapa memberi markah dan mengekalkan pilihan yang boleh dipertahankan.
Dasar, perlembagaan atau keperluan pembiaya organisasi anda sendiri mungkin sudah menyatakan apa yang mesti diisytiharkan dan bagaimana ia dikendalikan. Semak dahulu dan tanya penasihat undang-undang anda jika ada yang tidak jelas.
Apa yang diminta untuk diisytiharkan
Sesuaikan senarai ini untuk organisasi anda. Ia set soalan untuk borang pengisytiharan, bukan takrifan undang-undang.
| Jenis hubungan | Contoh soalan |
|---|---|
| Kewangan | Adakah anda atau ahli keluarga terdekat memegang saham, pinjaman atau kepentingan kewangan lain dalam pembekal yang membida? |
| Pekerjaan atau peranan | Adakah anda atau ahli keluarga terdekat bekerja untuk, menasihati atau duduk dalam lembaga pembekal yang membida? |
| Perniagaan | Adakah organisasi anda kini berdagang dengan pembekal yang membida di luar acara ini? |
| Peribadi | Adakah anda mempunyai hubungan peribadi yang rapat dengan sesiapa di pembekal yang membida? |
| Faedah | Adakah anda menerima hadiah, layanan atau tawaran daripada pembekal yang membida semasa proses ini? |
| Lain-lain | Adakah apa-apa lagi yang munasabah dilihat orang sebagai menjejaskan kebebasan anda? |
Proses
- Tentukan siapa mesti menandatangani: penilai, pelulus, dan sesiapa yang melihat harga.
- Hantar borang pengisytiharan bersama cadangan, dan minta ia dikembalikan sebelum pemarkahan bermula.
- Kumpul borang secara berpusat dan semak setiap satu berbanding senarai pendek pembekal.
- Jika ada sesuatu diisytiharkan, minta pengerusi jawatankuasa atau ketua tadbir urus memutuskan secara bertulis: tiada tindakan, mengundur diri daripada pembekal itu, atau mengundur diri daripada keputusan.
- Catat pengisytiharan dan keputusan dalam log keputusan dan segarkan pengisytiharan jika senarai pendek berubah.
Mengendalikan keadaan
- Kekalkan perbincangan dengan orang berkenaan secara tenang dan berfakta.
- Jangan benarkan orang dengan hubungan yang diisytiharkan memberi markah atau melobi untuk pembekal itu.
- Rekod keputusan secara bertulis, termasuk keputusan bahawa tiada tindakan diperlukan.
- Ulang pengisytiharan apabila orang baharu menyertai penilaian.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Jawatankuasa lima orang memilih pengendali venue persidangan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengamal Logistik menyenarai pendek tiga pembekal untuk persidangan tahunannya. Lima orang akan memberi markah. Sebelum cadangan dikongsi, setiap orang melengkapkan pengisytiharan satu muka surat.
Seorang penilai mengisytiharkan sepupunya ialah pengarah Pembekal B. Pengerusi memutuskan secara bertulis bahawa penilai ini tidak akan menilai atau membincangkan Pembekal B, dan akan menilai dua yang lain. Penilai kedua mengisytiharkan majikannya pernah menjalankan perniagaan tidak berkaitan dengan Pembekal C, dan pengerusi merekodkan bahawa ini tidak memerlukan tindakan serta mencatat sebabnya. Log menunjukkan kedua-dua pengisytiharan, kedua-dua keputusan dan tarikh.
Gunakan sendiri
Borang dan log pengisytiharan perolehan pembekal
Salin borang ini bagi setiap penilai atau pelulus, kemudian salin setiap hasil ke baris entri log di hujung.
- Nama, peranan dalam perolehan ini, tarikh:
- Pembekal dalam senarai pendek (senaraikan):
- Kepentingan kewangan dalam mana-mana pembekal tersenarai (anda atau keluarga terdekat): ya atau tidak. Butiran:
- Peranan pekerjaan, penasihat atau lembaga dengan mana-mana pembekal tersenarai: ya atau tidak. Butiran:
- Urusan perniagaan semasa antara organisasi anda dengan mana-mana pembekal tersenarai: ya atau tidak. Butiran:
- Hubungan peribadi rapat dengan sesiapa di pembekal tersenarai: ya atau tidak. Butiran:
- Hadiah, layanan atau tawaran yang diterima semasa proses ini: ya atau tidak. Butiran:
- Apa-apa lagi yang munasabah dilihat sebagai menjejaskan kebebasan:
- Saya akan mengemas kini pengisytiharan ini jika keadaan saya atau senarai pendek berubah. Tandatangan dan tarikh:
- Entri log: diisytiharkan oleh, pembekal berkaitan, keputusan (tiada tindakan, mengundur diri daripada pembekal, mengundur diri daripada keputusan), diputuskan oleh, tarikh:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa kecil mengenali ahlinya sendiri dan boleh menjalankan borang dengan cepat.
- Organisasi anda sudah mempunyai dasar konflik untuk diikuti.
- Senarai pendek ringkas dan risikonya sederhana.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Terdapat ramai penilai atau beberapa jawatankuasa dengan kuasa tidak jelas.
- Pembiaya atau lembaga memerlukan proses yang didokumenkan dan boleh diaudit.
- Pendedahan lewat telah menimbulkan keraguan terhadap keputusan.
Mahu proses pengisytiharan disediakan untuk pemilihan pembekal anda?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan borang, mengumpul dan mencatat pengisytiharan, dan membawa setiap pendedahan kepada pengerusi atau ketua tadbir urus anda untuk keputusan bertulis. Apa yang dikira konflik di bawah peraturan anda sendiri ialah urusan penasihat tadbir urus dan undang-undang anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah saya perlukan pengisytiharan untuk acara kecil?
Borang ringkas tidak mahal dan melindungi keadilan pilihan. Jawatankuasa kecil pun mendapat manfaat daripada rekod itu.
Bagaimana jika tiada siapa perlu mengisytiharkan apa-apa?
Simpan juga borang bertandatangan. Rekod bahawa semua orang tidak mengisytiharkan apa-apa itu sendiri bukti berguna tentang proses yang bersih.
Siapa memutuskan bagaimana konflik dikendalikan?
Pengerusi, ketua tadbir urus atau badan yang dinamakan peraturan anda. Bukan orang yang mempunyai hubungan itu.
Adakah pengisytiharan mencukupi dengan sendirinya?
Ia satu langkah. Gandingkan dengan pemarkahan berstruktur dalam matriks pemarkahan pembekal dan rekod bagaimana keputusan dicapai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.