活动分包审批流程
活动当天，一队穿着另一家公司制服的工作人员到场，而您这边没有人知道供应商把工作分包了出去。
洽谈供应商监督将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
分包审批分三步：供应商披露打算分包什么、分包给谁；您这边指定的人批准或拒绝；决定记入分包商登记表。
协议是否允许分包，以及分包商出问题时由谁负责，属于法律顾问的问题。这个流程确保您知道谁在做什么。
一开始要问供应商什么
- 哪些工作由供应商自己的员工做，哪些由他人做？
- 分包商是谁，各自负责什么？
- 他们在哪里工作，哪几天？
- 供应商方由谁管理他们，现场联络人是谁？
- 他们之中是否有人会接触参会者资料或进入受限区域？如有，请告知您的隐私和场地联络人。
审批路径
| 步骤 | 由谁 | 做什么 |
|---|---|---|
| 披露 | 供应商 | 为每个分包商填写披露：范围、日期和现场联络人。 |
| 审阅 | 项目协调人 | 对照工作范围、时间表和事先商定的标准检查，例如供应商分包披露中的核查项。 |
| 决定 | 指定批准人 | 以书面形式批准、附条件批准或拒绝。 |
| 记录 | 项目协调人 | 把决定记入分包商登记表。 |
| 变更 | 任一方 | 之后任何分包商的变更，都要重新走同样的步骤。 |
可以附加的条件
- 指定一位全程可联系的现场联络人。
- 分包商人员到场时按场地要求登记身份。
- 再次更换分包商前须提前通知。
- 供应商仍是所有指示和发票的对口方。
- 保险或责任方面的问题交给您的顾问，不在此处决定。另见保险确认问题页面。
保持登记表最新
- 每个获批的分包商都登记范围、日期、批准人和条件。
- 在每个里程碑以及活动前一周复查登记表。
- 用它核对发票。可用发票核对工作表标出来自未获批准方的账单。
- 若出现未获批的分包商，先记录，并请供应商提交披露；如涉及某项条款，再把事实交给顾问。
实例演示 · 虚构示例
舞台团队未经通知被分包
机构与数字均为虚构，仅作说明。
一个虚构的行业团体与视听供应商签约举办一天论坛。两周前，供应商随口提到灯光将由一家合作公司负责。
协调人要求提交披露：合作公司名称、范围、日期和现场联络人。财政批准，条件是合作公司负责人全程在场，发票仍由视听供应商开具。登记表记录了这两项。法律顾问被问到一个问题，即协议是否涉及分包，并附上相关条款。
可直接使用
分包商披露与审批登记表
每个分包商一行。批准仅由指定批准人记录。
| 供应商 | 分包商 | 范围 | 日期与地点 | 现场联络人 | 是否接触资料或受限区域 | 批准人 | 决定与条件 | 日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 是／否 | 批准／附条件／拒绝 | |||||||
| 是／否 | 批准／附条件／拒绝 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一两家供应商，工作范围简单。
- 供应商已主动及早提供人员资料。
- 场地负责现场出入和身份核查。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家供应商各自使用合作公司或自由职业者。
- 涉及参会者资料或场地受限区域。
- 没有人确定您这边谁有权批准分包商。
需要让各供应商的分包情况一目了然？
会议项目负责人可以收集每家供应商的披露，送交您指定的批准人，维护登记表，并与现场出入名单和发票核对。责任与保障方面的问题交给您的法律顾问。
主办方常见问题
批准分包商会改变谁来负责吗？
是否改变取决于协议，属于法律顾问的问题。登记表记录谁获批、由谁批准、附什么条件。
每个自由职业者都要披露吗？
请供应商披露任何将完成您所付费用工作的人。可事先约定常规的自由职业工作人员是否计算在内。
应该什么时候要求披露？
在报价阶段，以及供应商计划变动时再要求一次。太晚披露就没有时间审阅。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。