活动交接义务附表

为什么要提前约定

活动结束后才提出交接要求，对方团队早已转去做别的事。事先约定的附表让交接成为预期的交付成果，而不是人情。

它也保障延续性。明年同一活动再办，或秘书处来了新人，文件和决定都在该在的地方。

活动通常需要交接什么

• 最终节目表、活动流程表，以及讲者或场次文件，包括可编辑版和定稿版。
• 报名和出席数据，按机密信息清单中约定的形式。
• 已签署的供应商文件、变更和批准，来自合同文件清单。
• 最终发票、贷项通知单、收据和已约定的对账结果。
• 活动网站、报名平台或应用的登录信息、管理权限和许可。
• 照片和录像，以使用权确认问题中约定的权利为准。
• 经验教训、未决问题和供下次活动参考的遗留问题清单。

附表每一行的栏目

1. 项目：交接的具体事物，而不是笼统标题。
2. 格式：文件类型、文件夹、平台或实物形式。
3. 期限：日期或活动后若干天，与供应商商定。
4. 接收人：主办方的指定角色，例如秘书处或财政。
5. 确认：由谁签收，以及如何记录。

与付款挂钩，要谨慎

许多主办方希望交接完成后才放行最后一笔款项。能否这样做，取决于已约定的付款条款，所以应在起草附表时提出，而不是事后。

把这个关联记录在分阶段付款跟踪表中，让财务联系人知道批准尾款之前必须收到什么。

常见漏洞

• 交接只写“所有文件”，没有列明具体包括哪些。
• 文件寄到了已离职者的个人邮箱。
• 活动结束时平台管理权限只在供应商手里。
• 主办方没有指定接收人，所以没有人检查收到了什么。