活动机密信息清单
参会者名单、讲者费用和赞助价格正通过电邮在五家供应商之间流转，却没有人写明其中哪些是机密。
简要回答
机密信息清单是附在供应商和合作方文件后面的一张简短表格。它写明什么是机密、谁可以查看、如何共享，以及工作结束后如何处理。
它让合同里的保密条文在日常工作中用得上。条文在法律上的含义，则由您的法律顾问判断。
为什么清单有帮助
一句笼统的保密承诺，无法告诉餐饮协调员饮食名单能不能转给场地。清单可以，而且逐项说明。
它也帮助您自己的团队。当委员会成员要报名名单时，清单会显示谁可以收到、以什么形式收到。
活动通常需要保护什么
- 参会者、会员和讲者名单及联系方式。
- 饮食、无障碍和健康相关的要求，这些可能比较敏感。
- 讲者费用、酬金和差旅安排。
- 赞助商价格、套餐和谈判立场。
- 节目草案、尚未公布的讲者和限时公布的消息。
- 预算、供应商报价和内部审批。
- 安保、出入和贵宾动线安排。
每个项目决定四件事
- 分类：机密、仅限内部，或公布后可共享。
- 谁可以看：按角色和供应商划分，而不是按会变动的个人姓名。
- 如何传递：带访问名单的共享文件夹、加密码的文件，或根本不发送。
- 期限结束后：何时归还或删除、谁书面确认，以及主办方为自己的记录需要保留什么。
个人数据需要单独提问
人员名单属于个人数据。如何收集、与供应商共享和保存，是要请教您的隐私顾问的问题，依据《2010年个人数据保护法令》。本页不说明具体规则；请书面提出问题并记录答复。
清单要与顾问的意见保持一致，也要与说明每家供应商离场时带走什么的交接义务附表保持一致。
常见错误
- 把所有东西都标为机密，结果大家不再留意。
- 供应商只需要姓名名单和饮食人数，却把整份报名导出文件发给了它。
- 通过个人即时通讯账号共享，事后又忘了把人移出群组。
- 草案公开后没有告知供应商，他们仍把它当作秘密。
- 没有指定专人来回答供应商关于某项内容是否机密的询问。
实例演示 · 虚构示例
会员峰会的清单示例
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Pengurus Aset 办一场两天的峰会，其中有一场会员闭门环节。秘书处列出五个项目：会员报名导出文件、讲者费用、赞助套餐价格、节目草案和饮食名单。
报名导出文件只留在秘书处；场地只收到胸牌文件和饮食人数。讲者费用和赞助价格只有财政和会议负责人能看。节目草案在委员会公布之前仅限内部，项目负责人会告知供应商它何时公开。
可直接使用
机密信息清单
把这张表复制到供应商文件中，每个项目填一行。请法律顾问审阅合同中引用该清单的方式。
| 项目 | 分类 | 可查看者（角色） | 共享方式 | 期限结束后的处理及确认人 |
|---|---|---|---|---|
| 报名导出文件 | 机密 | 仅秘书处 | 不发送；按需提供精简摘录 | 活动后由供应商删除摘录；向秘书处书面确认 |
| 讲者费用 | 机密 | 财政、会议负责人 | 财务文件夹，设访问名单 | 主办方留存作记录 |
| 赞助套餐价格 | 机密 | 财政、会议负责人 | 财务文件夹，设访问名单 | 主办方留存作记录 |
| 节目草案 | 公布前仅限内部 | 委员会、项目负责人、视听供应商 | 加密码的文件 | 公布日起可共享 |
| 饮食和无障碍要求 | 机密 | 餐饮负责人、场地活动经理 | 先给人数，必要时才给具名名单 | 活动后由供应商删除；书面确认 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 供应商不多，并且由一个人处理所有共享的信息。
- 活动没有闭门环节，也没有敏感的参会者类别。
- 贵机构已有信息处理政策。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多家机构、场地和赞助商各自持有同一批名单的一部分。
- 活动包含闭门环节、未公布的讲者或敏感要求。
- 没有人跟踪每家供应商收到了什么。
想让清单一直保持最新吗？
会议项目负责人可以与您的秘书处一起制作清单，向每家供应商说明，跟踪已共享的内容，并在结束时催收归还或删除的书面确认。保密条款和隐私问题仍由您的顾问负责。
主办方常见问题
清单等同于保密协议吗？
不等同。协议是法律文件。清单是附在协议后的工作清单，说明实际涵盖哪些内容。两者如何关联，请咨询法律顾问。
讲者费用真的需要保密吗？
这由贵机构决定。如果希望保密，就把它列入清单并限制查看者。
供应商需要就清单签署什么吗？
请咨询法律顾问如何在供应商文件中引用它。实务上，可请每家供应商书面确认已收到并会遵守。
如果供应商不小心共享了内容怎么办？
记录内容、时间和对象，书面要求删除，并通知该项目的负责人。涉及个人数据的，请询问隐私顾问该怎么做。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。