活动授权与使用权确认问题
摄影师发来了合同，讲者想分享幻灯片，赞助商则以为可以在自己的宣传里重用您的场次录像。
简要回答
活动授权与使用权的问题只围绕一件事：谁可以把哪些材料用于什么目的、用多久、用在哪里。请在材料产生之前就书面确定。
本页提供这些问题以及相关的行政安排。任何答案在法律上是否有效，由您的法律顾问判断，而不是项目团队。
先列出材料，再提问
权利问题必须逐项来问。先列出活动会产生或使用的每一类材料，以及由谁制作。
常见项目有场次录像、直播、照片、讲者幻灯片、资料册、节目文字、标志、现场播放的音乐或视频、参会者名单和赞助商材料。
每个项目都要问的问题
| 问题 | 实际工作中的意义 |
|---|---|
| 谁制作的，是雇员还是外部方？ | 这说明谁可能是权利的最初持有人，您的顾问需要知道。 |
| 谁需要使用，用于什么目的？ | 现场播放、会员存档、媒体、宣传和赞助商汇报是不同的用途。 |
| 使用多久，在哪些地方或渠道？ | 仅限会员使用一年，与在社交媒体公开使用，是两种不同的请求。 |
| 可以剪辑、截取或翻译吗？ | 截取片段和加字幕是常见要求，通常不在默认范围内。 |
| 出现在其中的人需要先征得同意吗？ | 讲者、参会者和表演者可能有意见，也可能涉及隐私问题。 |
| 其中是否包含他人拥有的材料？ | 第三方的图片、音乐、图表和品牌标志可能需要另行许可。 |
| 许可可以转给赞助商、合作方或代理机构吗？ | 赞助商常常以为可以重用主办方并未同意转让的内容。 |
| 期限结束后怎么办，例如删除或归还？ | 删除文件或撤下内容的期限需要有人负责。 |
讲者和参会者
通常要请讲者确认可以如何使用其幻灯片和录像。请把这项要求写进讲者邀请函，而不是活动当天才递上表格。
对于参会者，拍摄录制的告示和参会者数据的使用，是要请教您的隐私顾问的问题。本页不说明《2010年个人数据保护法令》有何要求，请询问顾问并记录答复。
赞助商和供应商
- 询问每家赞助商预计使用您的哪些材料，并写下来。
- 询问摄影师和摄像师您将收到什么：文件、剪辑权，以及发布方式有无限制。
- 询问视听供应商报价是否包含录制和直播，以及事后由谁持有文件。
- 询问场地对其房间内的拍摄、品牌展示或音乐有无规定。
保存一份简单的登记表
把每个答复登记下来：项目、答复人、日期，以及记录该答复的文件。把登记表放进合同文件清单所列的合同文件夹，并与工作文件所有权一页互相核对。
实例演示 · 虚构示例
主题演讲被录像，赞助商想要片段
机构和数字均为虚构，仅作示意。
Persatuan Fiktif Perunding Kejuruteraan 计划录制主题演讲并与会员分享。冠名赞助商要求截取三段短片，用于自己的社交媒体。
秘书处列出主题演讲录像、讲者幻灯片和赞助商标志幻灯片。它书面询问讲者：会员存档使用十二个月是否可以，以及截取片段是否可以；询问视听供应商由谁持有母带文件；询问赞助商想要哪些片段、用在哪些渠道。顾问审阅这些答复之后，秘书处才同意任何事项。
可直接使用
授权与使用权问题清单
每项材料复制一份。把填好的清单交给法律顾问；在顾问审阅之前，不要把答案当作定论。
- 项目（例如主题演讲录像）及出现的地方：
- 谁制作，依据哪份委托或合同：
- 谁要使用，用于什么目的：
- 使用期限及使用的渠道或地点：
- 可否剪辑、截取、加字幕或翻译，由谁来做：
- 是否包含任何人的形象、声音或个人数据，已告知了谁：
- 是否包含音乐、图片、图表或标志等第三方材料：
- 许可可否转给赞助商、合作方或代理机构：
- 期限结束后如何处理（撤下、归还、删除），由谁负责：
- 答复人（姓名、职务）、日期，以及记录该答复的文件：
- 已发给法律顾问的问题，附日期和回复：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 活动只产生少数几类材料，供应商也不多。
- 贵机构已有经顾问审阅的标准讲者条款和摄影条款。
- 没有赞助商或合作方打算重用内容。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 录制、直播、赞助商和多家机构都涉及同一批内容。
- 各供应商合同对同一材料的说法不一致。
- 没有人负责在签约前收集问题并催收答复。
需要有人收集答复吗？
会议项目负责人可以列出活动的材料，向讲者、赞助商和供应商发出问题，催收书面答复，并为您的顾问整理问题清单。法律判断仍由顾问负责，决定权仍在您的委员会。
主办方常见问题
付了摄影师的费用，照片就归我们吗？
不一定，要看合同文字。请问摄影师您会收到什么、可以如何使用，再向法律顾问确认。
可以把讲者的幻灯片放到网站上吗？
请在邀请函中书面询问每位讲者：幻灯片是否可分享、以什么形式、分享多久，并确认幻灯片中没有他人的材料。
登记表由谁保管？
由管理供应商文件的人负责，通常是秘书处或项目负责人。每份重要合同签署前都要复核。
本页是法律意见吗？
不是。它只是整理问题。答案的含义以及文件中必须写入什么，由您的法律顾问决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。