为活动当天准备离线文件资料包
开门前十分钟场地的无线网络中断，而流程表只存在云端文件夹里。
简要回答
离线文件资料包是一小套带日期的文件，让团队在没有任何网络的情况下也能运作活动当天：流程表、联系人名单、场地布置图、供应商工作范围、讲者与场次名单，以及决策联系人。
确保它更新到明确标注的版本，同时放在设备和纸本上，并指定一个人在前一天检查。
选定资料包要装什么
只放出问题后头三十分钟内会用到的内容。资料包太长，反而比原来的文件夹更难查找。
按角色来想：接待、视听联络、讲者联络、报到负责人和活动负责人，需要的页面各不相同。
固定版本和日期
- 在最后一次批准的改动之后，从主文件导出，并在每一页印上版本和日期。
- 在封面注明版本及导出时间。
- 对照已批准文件登记表，确认没有更新的版本在等待。
纸本和设备，各有负责人
纸本放在固定地点，例如报到台，另备能离线打开的设备副本。指定谁携带每份副本。
为资料包负责人备好移动电源和第二台设备，也是合理的做法。
保护敏感资料
联系人名单和讲者资料属于个人资料。只带活动当天需要的联系人，纸本交由指定的人保管，并事先计划好之后如何收回或销毁。
请向数据保护联络人询问哪些内容可以打印或存放在个人设备上，以及保留多久。
检查并收回资料包
- 关闭网络，测试设备副本能否打开。
- 检查每个角色都有自己需要的页面。
- 向团队说明资料包放在哪里，当天有变动时由谁更新。
- 活动结束后收回纸本，把资料包标为已被取代，并按照所获的保留指引处理。
实例演示 · 虚构示例
无线网络不稳定的会议
以下机构和数字均为虚构，仅作示例。
一个虚构的工程协会举办一天的会议，约 350 名代表。前一周，场地表示分组会议室的无线网络可能不稳定。
秘书处准备了一份十二页的资料包：流程表、场地布置图、供应商联系人和工作范围、讲者与场次名单，以及列明决策负责人的升级处理页。封面标明第 11 版和导出时间，存放在两台设备的文件夹中，并在报到处放三份纸本，议程负责人前一晚检查。
可直接使用
离线资料包清单
每项内容按所标版本放入资料包后即可勾选。
- 封面：活动、版本、导出日期和时间、资料包负责人。
- 含所有房间时间的流程表。
- 场地布置图和房间名称。
- 每家供应商的联系人和工作范围摘要。
- 场次与讲者名单，含主持人。
- 升级处理页：当天谁决定什么，如何联系。
- 场地方提供的联系人和紧急事项资料。
- 报到流程说明及已议定的例外情况。
- 按持有人标明副本：报到处纸本，两台设备的设备副本。
- 前一天检查人及日期。
- 活动后步骤：收回纸本，把资料包标为已被取代。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 小型活动，团队单一，有打印机和能离线保存文件的设备。
- 资料包负责人可以参加前一天的检查。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 房间多、供应商多、团队大，当天都需要正确的页面。
- 以往活动曾因文件找不到或已过时而浪费时间。
想让人代为制作并检查资料包吗？
会议项目负责人可以根据您的主文件整理离线资料包，安排前一天的检查，并向团队说明资料包放在哪里、由谁更新。当天的决定仍由您的活动负责人作出。
主办方常见问题
大家都有手机，还需要纸本吗？
纸本不需要电源和信号，放在固定的桌上还能让团队共用一份参考。保持简短并标注日期。
谁应该携带资料包？
指定的资料包负责人，通常是议程负责人或秘书处，再加上每份副本的持有人。把他们写在封面上。
资料包里的个人资料怎么办？
只带当天需要的内容，并向数据保护联络人询问打印、存放在个人设备上以及事后销毁副本的做法。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。