为活动建立文件访问权限矩阵
活动文件夹已经共享给四十个人，却没有人记得谁被给了编辑权限，又是为什么。
简要回答
文件访问权限矩阵把每个文件夹或文件组列在一侧，把每个角色列在顶部，然后标明该角色可以查看、评论、编辑还是分享。
按角色和需要授权，在固定时点复查，并把矩阵本身放在负责人找得到的地方。
从角色出发，而不是姓名
列出涉及的角色：筹委会主席、秘书处、财务、议程负责人、场地联系人、视听供应商、报名供应商、志愿者，以及委任的项目负责人。
漫长的筹备期间人员会变动。以角色建立的矩阵在有人离任后依然适用，以姓名建立的则不然。
通常四个级别就够了
- 查看：可阅读，不可修改。
- 评论：可提出修改建议，但不能编辑正文。
- 编辑：可修改文件，须遵守版本规则。
- 分享：可授权他人访问。此权限只留给负责人角色。
按敏感程度分组
把开放的工作文件、仅限筹委会的文件（如预算和合同），以及含个人资料的文件（如参会者或讲者联系名单）分放在不同文件夹。
能否持有、分享或保留个人资料，以及保留多久，应向贵机构的数据保护联络人查询。在矩阵中标出这些文件夹，让大家在对外分享前先问这个问题。
供应商与志愿者
只给供应商其工作范围对应文件夹的访问权限，并优先给查看或评论。如果供应商需要编辑，请指定对方一位联系人并记录原因。
授予外部访问时就设好结束日期，这样撤销访问就成为排定的任务，而不是考验记忆。
复查节奏
- 矩阵初建时，与实际文件夹权限逐一核对。
- 在每个主要节点复查，例如议程定稿和最终供应商简报。
- 筹委会成员或供应商联系人变动时再次复查。
- 保留旧版矩阵，以便查明某个时间点谁有访问权。
实例演示 · 虚构示例
有八个角色的两天论坛
以下机构和数字均为虚构，仅作示例。
一家虚构的制造业协会筹办两天论坛，筹委会七人，供应商四家。秘书处发现报名供应商对整个共享云盘都有编辑权限，包括预算。
新矩阵只让报名供应商编辑一个文件夹，查看议程，不能接触财务。财务只对财务文件夹持有分享权限。每个外部条目都设了活动结束后两周的结束日期。
可直接使用
文件访问权限矩阵
复制到表格中。用 V 表示查看，C 表示评论，E 表示编辑，S 表示分享，横线表示无权限。外部角色须加结束日期。
- 文件夹：议程、讲者、预算与合同、报名、场地、宣传、活动后
- 角色：主席、秘书处、财务、议程负责人、供应商、志愿者、项目负责人
- 每个文件夹的负责人和代理人
- 每项外部访问的结束日期
- 矩阵上次与实际权限核对的日期
| 文件夹 | 主席 | 秘书处 | 财务 | 议程负责人 | 供应商（自身范围） | 志愿者 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 议程 | V | E、S | V | E | V | V |
| 预算与合同 | V | V | E、S | - | - | - |
| 报名 | V | E | V | - | E | - |
| 讲者资料 | V | E | - | E | - | - |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 秘书处掌管云盘，可以直接核对权限。
- 外部访问的人很少，且都有明确的结束日期。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个月来权限都是随口给出，已经没有人能还原。
- 多个机构共用一个云盘，每方都以为权限归别人管。
想要有人建立并核对矩阵吗？
会议项目负责人可以与您的负责人一起起草矩阵，与实际文件夹权限对照，并在每个节点主持复查。个人资料处理的问题仍由贵机构的数据保护联络人回答。
主办方常见问题
志愿者应该有编辑权限吗？
只限于他们负责更新的那一个工作文件，并遵守版本规则。对大多数志愿者来说，查看只读导出文件就够了。
权限应多久复查一次？
在每个主要节点复查，人员或供应商联系人变动时也要复查。授予外部访问时就加上结束日期。
可以把参会者名单分享给供应商吗？
这是数据保护方面的问题。在名单放入任何共享文件夹之前，先问贵机构的数据保护联络人可以分享什么、分享给谁、保留多久。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。