转移活动工作文件的所有权
一手建立所有活动表格的协调人，周五就要调去别的团队。
简要回答
转移工作文件是转移所有权，而不只是复制文件：新负责人要拿到文件、账户权限、使用方法的说明，以及尚未完成事项的清单。
在约定的日期，双方到场进行，记录转移了什么，之后才收回原负责人的权限。
把文件所有权和文件访问权分开看
文件可能放在某人的个人云盘里，却被广泛共享。那个人离开后，所有者账户可能被关闭，共享文件可能丢失或被锁定。
先把文件移到机构拥有的存放位置，再把负责人角色指定给具体的人，并对照您的访问权限矩阵检查。
做一份清单
- 每个工作文件、文件夹和共享表格及其位置。
- 现在谁是负责人，之后由谁负责。
- 哪些供应商或委员会依赖它。
- 任何定时自动化，例如提醒、表单或关联表格。
- 尚未完成的事项：任务、决定，以及对他人的承诺。
现场讲解，而不只是一张交接备忘
请离任的负责人向新负责人演示每个文件的用法：输入从哪里来，哪些单元格是计算的，每周更新什么，有哪些容易出错的地方。
把讲解过程录下来，或做成一页简短的使用说明，与文件存放在一起。
先确认，再关闭
个人资料与保留
工作文件里常有联系人名单和笔记。请向数据保护联络人询问：前任负责人离开时，哪些内容可以转移、谁可以持有、哪些必须删除或保留。
实例演示 · 虚构示例
协调人在活动前三周离开
以下机构和数字均为虚构，仅作示例。
一个虚构的酒店业协会筹办两天论坛，约 250 名代表。协调人把讲者跟进表、供应商表和报名对账表存放在个人云盘里。
在一小时的交接会上，她与接手的秘书处专员列出九个文件和两份表单，移入共享云盘，确认编辑权限，为供应商表写了一页使用说明，并约定她的权限在下一个工作日结束。四项待决事项移交到决策记录。
可直接使用
所有权转移记录
每次交接填写一份记录，并与文件放在一起。
- 活动及转移日期：
- 离任负责人、接任负责人、代理人：
- 已移动的文件及位置（列表）：
- 涉及的表单、自动化或关联表格：
- 依赖各文件的供应商或委员会：
- 讲解会举行日期，笔记存放位置：
- 已移交的未完成任务和决定（附记录编号）：
- 新负责人确认访问的日期：
- 旧权限收回日期及经办人：
- 个人资料问题转交数据保护联络人的日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 文件不多，离任者愿意配合，且有时间讲解。
- 文件已存放在机构拥有的存储位置。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 文件在个人账户里，而且那个人已经离开。
- 多人共同拥有，没有人说得清哪个文件被什么依赖。
时间紧迫的交接？
会议项目负责人可以进行文件清点和现场讲解，确认新负责人的访问权限，并确保未完成的决定和供应商依赖关系随文件一并移交。个人资料方面的问题交给您的数据保护联络人。
主办方常见问题
把文件复制给新负责人就够了吗？
不够。复制品会丢失共享链接、评论、权限和自动化。应在机构的存储空间内转移所有权。
原负责人的权限何时结束？
等新负责人打开并编辑过每个文件、供应商也确认其访问仍然有效之后。
那个人已经离开了怎么办？
请询问信息技术管理员或负责机构账户的人，看有哪些内容可以恢复，保留方面的问题交给数据保护联络人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。