活动结束后的资料访问撤销清单
活动已经结束一个月，前供应商仍然可以打开讲者文件夹。
简要回答
按计划的顺序撤销访问：先列出谁有访问权，先结束外部访问，再处理不再需要的志愿者和委员会角色，并为每次移除记录日期。
在最终付款和交接完成之后的固定日期进行，不要凭记忆。
从访问名单开始
以您的文件访问权限矩阵作为谁拥有什么权限的名单。把其中没有的补上：共享邮箱、报名工具、调查表单、聊天群组、共享日历条目，以及为活动开设的任何账户。
如果找不到名单，就检查每个文件夹和工具的共享设置，根据所见自行建立名单。
选对时机
- 外部供应商：最终交付物被接受、最终发票问题结清之后。
- 志愿者和临时人员：最后一班结束时。
- 委员会成员：移交给下一届委员会或离开该职位时。
- 项目中途离开的人：职位结束当天，且文件所有权已转移之后。
按顺序撤销
- 先收回覆盖面更大的权限：所有者或分享权限，然后是编辑，再是评论，最后是查看。
- 关闭“任何人有链接即可打开”的共享链接。
- 在各个工具中移除为活动开设的账户或席位。
- 把人员从聊天群组和共享日历中移除。
- 检查是否还有文件归属于已离开的人。
哪些要保留
保留机构为交接和记录所需的文件。只撤销访问，不删除文件，除非已与相关负责人确认删除。
文件和个人资料要保留多久、何时删除，是需要数据保护联络人和合同条款来回答的问题。删除任何内容之前先问。
做好记录
为每次移除记录日期、经办人和被结束访问的人。把记录放入交接文件包，让下一位组织者看到关闭了哪些内容。
实例演示 · 虚构示例
研讨会六周后关闭访问
以下机构和数字均为虚构，仅作示例。
一家虚构的房地产学会举办了一天的研讨会，约 150 名会员。收尾时，秘书处核对名单，发现报名供应商、摄影师和两位前志愿者仍有访问权，另有一个调查表单链接对任何人开放。
秘书处在最终发票结清后，先撤销供应商和摄影师的权限，关闭调查链接，移除志愿者，并记录六次移除及日期。同时询问数据保护联络人：报名导出文件是否可以留在存档文件夹，留多久。
可直接使用
访问撤销清单
在最终付款和交接完成后逐项处理。每一行记录日期和经办人。
- 已根据矩阵和工具设置建立所有有访问权者的名单。
- 每家供应商的最终交付物已被接受，发票问题已结清。
- 供应商访问已按顺序移除：所有者/分享、编辑、评论、查看。
- 开放的共享链接已关闭。
- 活动专用账户、席位和表单已关闭或存档。
- 志愿者和临时人员已移除。
- 聊天群组和共享日历已清理。
- 没有文件仍归属于已离开的人。
- 记录和交接所需文件已保留；保留与删除问题已转交数据保护联络人。
- 撤销记录已填写并加入交接文件包。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 秘书处掌管文件夹和工具，一小时内可以复核名单。
- 供应商不多，除联系方式外没有其他个人资料。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 工具和供应商很多，没有人记得为活动开设了什么。
- 个人资料分散在多个系统里，团队不确定该保留还是删除什么。
想让人代为处理收尾吗？
会议项目负责人可以建立访问名单，在供应商验收后安排每一次撤销，维护撤销记录并加入交接文件包。保留与删除的决定交给您的数据保护联络人。
主办方常见问题
访问结束后应该删除文件吗？
不要。先撤销访问。删除文件是另一项决定，需向数据保护联络人确认，并参考合同条款。
供应商的访问何时应结束？
最终交付物被接受、付款问题结清之后。首次授予访问时，就把结束日期写进矩阵。
如何找出被遗忘的访问权限？
检查每个工具的共享和用户设置、共享链接、邮件群组和日历，并请每家供应商列出他们获得过哪些权限。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。