活动预算与已承诺支出比较

开始前先定义“已承诺”

与财务商定一个定义，写在追踪表顶部。常用的工作定义是：已签合同、已接受的报价、已开出采购单，或附带取消费用的预订。

• 口头同意通常不计入账面的已承诺，但如果供应商已据此行事，就应计入空间检查。把它标为待定，而不是忽略。
• 已付的订金属于已承诺的一部分，不是额外金额。
• 报价单写有取消条款的，记下之后费用无法避免的日期。

建立三栏追踪表

1. 从已批准的预算中列出各预算类别（结构可参考预算分类）。
2. 填入每个类别已批准的预算。
3. 只根据已签署的文件填入已承诺金额，并写明文件编号和日期。
4. 根据财务记录填入已付款，与同一项目相关的视为已承诺的一部分。
5. 计算剩余空间：预算减已承诺。计算未付承诺：已承诺减已付款。
6. 使用差异计算器或预算编制器把已承诺与已付款分开，避免重复计算。

如何阅读追踪表

• 剩余空间为负，表示承诺已超过批准额。在筹委会决定之前，该类别暂停新的承诺。
• 已付款低但已承诺高，表示现金很快会流出。把未付金额交给现金付款计划。
• 有预算但没有承诺的类别，可能是规划上的缺口，而不是节省。检查报价是否仍未收到。
• 整体剩余空间可能掩盖某一类别的超支。先逐类别阅读，再看总额。

多久更新一次，由谁负责

每次作出承诺就更新追踪表，不要等到月底。签署或批准供应商的人应在当天把文件交给维护追踪表的人。

每次向筹委会汇报时，展示预算、已承诺、剩余空间和待决事项。之后与实际成本比较，请看预算与实际支出比较。