Bajet berbanding belanja yang dikomitkan
Kewangan melaporkan satu pertiga bajet telah dibelanjakan, tetapi beberapa pembekal sudah pun disahkan.
Jawapan ringkas
Belanja dikomitkan ialah wang yang telah dipersetujui untuk dibayar, secara sah atau praktikal, sama ada invois sudah tiba atau dibayar. Membandingkan bajet dengan belanja dikomitkan, bukan belanja dibayar, menunjukkan ruang sebenar yang tinggal.
Jejaki tiga lajur bagi setiap kategori: bajet, dikomitkan dan dibayar. Dikomitkan sudah termasuk dibayar, jadi baki ruang ialah bajet tolak dikomitkan, dan dibayar tidak pernah ditambah di atasnya.
Takrifkan dikomitkan sebelum bermula
Sepakati satu takrifan dengan pihak kewangan dan tulis di bahagian atas penjejak. Takrifan kerja yang biasa ialah: kontrak ditandatangani, sebut harga diterima, pesanan pembelian dikeluarkan, atau tempahan yang menanggung caj pembatalan.
- Persetujuan lisan biasanya tidak dikira dikomitkan dalam rekod, tetapi dikira dalam semakan ruang jika pembekal bergantung padanya. Tandakan sebagai belum selesai, jangan diabaikan.
- Deposit yang dibayar ialah sebahagian daripada dikomitkan, bukan tambahan.
- Jika sebut harga menyatakan syarat pembatalan, catat tarikh selepas itu kos tidak dapat dielakkan.
Bina penjejak tiga lajur
- Senaraikan kategori bajet daripada bajet yang diluluskan (lihat kategori bajet untuk struktur).
- Masukkan bajet yang diluluskan bagi setiap kategori.
- Masukkan jumlah dikomitkan daripada dokumen bertandatangan sahaja, dengan rujukan dokumen dan tarikh.
- Masukkan jumlah dibayar daripada rekod kewangan, sebagai subset dikomitkan jika berkaitan item yang sama.
- Kira ruang baki: bajet tolak dikomitkan. Kira komitmen belum dibayar: dikomitkan tolak dibayar.
- Gunakan kalkulator varians atau pembina bajet untuk mengasingkan dikomitkan dan dibayar supaya tiada yang dikira dua kali.
Membaca penjejak
- Ruang baki negatif bermakna anda telah berkomit melebihi yang diluluskan. Hentikan komitmen baharu dalam kategori itu sehingga jawatankuasa memutuskan.
- Dibayar rendah tetapi dikomitkan tinggi bermakna wang tunai akan keluar tidak lama lagi. Hantar jumlah belum dibayar ke jadual bayaran tunai.
- Kategori yang ada bajet tetapi tiada komitmen mungkin jurang perancangan, bukan penjimatan. Semak sama ada sebut harga masih belum diterima.
- Ruang baki keseluruhan boleh menyembunyikan lebihan belanja dalam satu kategori. Baca kategori demi kategori sebelum membaca jumlah.
Berapa kerap, dan siapa pemiliknya
Kemas kini penjejak setiap kali komitmen dibuat, bukan hanya pada hujung bulan. Orang yang menandatangani atau meluluskan pembekal patut menyerahkan dokumen kepada pemegang penjejak pada hari yang sama.
Bentangkan bajet, dikomitkan, ruang baki dan keputusan terbuka pada setiap kemas kini jawatankuasa. Untuk perbandingan kemudian dengan kos sebenar, lihat bajet berbanding belanja sebenar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Empat kategori pada pertengahan jalan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perdagangan rekaan telah meluluskan RM 150,000. Kewangan melaporkan RM 33,000 telah dibayar. Penjejak menunjukkan RM 108,000 sudah dikomitkan, jadi ruang sebenar ialah RM 42,000, bukan RM 117,000.
Kategori AV mempunyai sebut harga tetapi belum ditandatangani, jadi ia ditunjukkan sebagai belum selesai. Jika ditandatangani pada RM 20,000, ruang baki jatuh kepada RM 22,000, dan jawatankuasa diberi amaran sebelum itu berlaku.
| Kategori | Bajet | Dikomitkan | Dibayar | Komitmen belum dibayar | Ruang baki |
|---|---|---|---|---|---|
| Venue dan katering | RM 70,000 | RM 62,000 | RM 18,000 | RM 44,000 | RM 8,000 |
| Penceramah dan program | RM 30,000 | RM 21,000 | RM 6,000 | RM 15,000 | RM 9,000 |
| AV dan produksi | RM 25,000 | RM 0 (RM 20,000 belum selesai) | RM 0 | RM 0 | RM 25,000 |
| Pemasaran dan pendaftaran | RM 25,000 | RM 25,000 | RM 9,000 | RM 16,000 | RM 0 |
| Jumlah | RM 150,000 | RM 108,000 | RM 33,000 | RM 75,000 | RM 42,000 |
Gunakan sendiri
Penjejak bajet berbanding dikomitkan
Salin jadual ini ke hamparan. Isi dikomitkan hanya daripada dokumen bertandatangan atau diterima dan letakkan item belum selesai di lajur terakhir.
| Kategori | Bajet diluluskan | Dikomitkan (dokumen, tarikh) | Dibayar | Komitmen belum dibayar (dikomitkan tolak dibayar) | Ruang baki (bajet tolak dikomitkan) | Belum selesai, belum dikomitkan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Jumlah |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang sahaja menandatangani atau meluluskan semua komitmen pembekal dan boleh mengemas kini penjejak pada hari yang sama.
- Kewangan memberi angka dibayar secara tetap dan bersetuju dengan takrifan dikomitkan.
- Bajet mempunyai kurang daripada kira-kira sedozen kategori.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jabatan atau ahli jawatankuasa berkomit dengan pembekal secara berasingan dan tiada siapa melihat jumlahnya.
- Bajet sudah hampir had dan jawatankuasa memerlukan gambaran jelas tentang kos yang tidak dapat dielakkan.
- Syarat pembatalan dalam kontrak berbeza dan perlu dibaca bersama.
Perlukan seseorang mengemas kini gambaran komitmen?
Event Blueprint boleh menetapkan struktur bajet dan peraturan merekod komitmen, supaya setiap perjanjian pembekal masuk ke dalam satu penjejak dengan tarikh pembatalannya. Ketua projek kemudian boleh menjalankan keputusan pembekal dan semakan ruang baki mingguan bersama pegawai kewangan anda, manakala kelulusan kekal pada jawatankuasa.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah sebut harga satu komitmen?
Biasanya tidak sehingga ia diterima secara bertulis atau pesanan pembelian dikeluarkan. Jejaki sebut harga yang belum diterima sebagai belum selesai, kerana ia menjejaskan ruang baki jika anda berhasrat menerimanya.
Patutkah saya tambah dikomitkan dan dibayar bersama?
Tidak. Dibayar ialah sebahagian daripada dikomitkan. Menambah keduanya mengira kos yang sama dua kali. Tunjukkan dalam lajur berasingan dan kira komitmen belum dibayar sebagai dikomitkan tolak dibayar.
Bagaimana mengendalikan cukai atau caj perkhidmatan dalam belanja dikomitkan?
Gunakan rawatan yang dinyatakan sebut harga anda dan sahkan dengan pihak kewangan, kemudian gunakan rawatan yang sama dalam lajur bajet supaya keduanya boleh dibandingkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.