Cara memilih kategori bajet acara
Bajet mempunyai empat puluh baris tanpa susunan tertentu, dan tiada siapa bersetuju di mana perjalanan penceramah atau papan tanda sepatutnya diletakkan.
Jawapan ringkas
Pilih kategori mengikut cara anda membuat keputusan dan menjejak wang, bukan cara pembekal mengeluarkan invois. Enam hingga sepuluh kategori biasanya memadai, setiap satu dengan seorang pemilik, dan peraturan bertulis untuk item yang boleh diletakkan di dua tempat.
Tetapkan struktur sebelum sebut harga pertama tiba dan kekalkan sepanjang projek. Menukar kategori di tengah jalan merosakkan setiap perbandingan dengan bajet yang diluluskan.
Fungsi sesuatu kategori
- Satu keputusan: kategori ialah aras di mana jawatankuasa meluluskan atau mengagihkan semula wang.
- Seorang pemilik: seorang bertanggungjawab ke atas kategori dan variansnya.
- Satu perbandingan: kategori yang sama digunakan untuk bajet diluluskan, belanja dikomitkan, unjuran dan kos sebenar, supaya semuanya sejajar.
Senarai permulaan untuk disunting
Sesuaikan senarai ini dengan acara. Namakan semula, gabungkan atau pecahkan kategori supaya sepadan dengan cara jawatankuasa anda membuat keputusan.
| Kategori | Biasanya mengandungi | Kes sempadan untuk diselesaikan secara bertulis |
|---|---|---|
| Venue | Sewa bilik, perkhidmatan yang dibekalkan venue seperti dinyatakan dalam sebut harga venue. | Adakah katering dalam kontrak venue atau kategori berasingan? |
| Makanan dan minuman | Hidangan, jamuan ringan, pilihan diet. | Jamuan penceramah: di sini atau di bawah penceramah? |
| Program dan penceramah | Yuran penceramah, moderator, penginapan dan perjalanan penceramah. | Perjalanan penceramah: di sini, atau kategori perjalanan berasingan? |
| Audio-visual dan produksi | Bunyi, skrin, rakaman, peralatan terjemahan. | Siapa membayar perubahan kuasa atau rigging venue? |
| Pemasaran dan pendaftaran | Promosi, platform pendaftaran, reka bentuk. | Adakah yuran platform kos di sini atau ditolak daripada terimaan? |
| Bahan dan papan tanda | Percetakan, tag nama, sepanduk, beg peserta. | Item yang dipesan melalui venue atau pembekal AV. |
| Kakitangan dan sukarelawan | Kakitangan sementara, pembantu, keselamatan, jika dikontrak berasingan. | Masa kakitangan dalaman tergolong dalam baris dalaman berasingan (lihat pengiraan kos tenaga kerja dalaman). |
| Rizab | Kontingensi yang dipegang secara pusat (lihat peruntukan kontingensi). | Jangan sembunyikan dalam kategori lain. |
Selesaikan peraturan sebelum sebut harga pertama
- Tulis satu ayat bagi setiap kategori tentang apa yang dikandunginya.
- Bagi setiap kes sempadan, tentukan kategori sekali dan rekod peraturannya, supaya item yang sama tidak dikod dua cara.
- Tentukan cara cukai dan caj perkhidmatan ditunjukkan: gunakan rawatan yang dinyatakan sebut harga anda dan sahkan dengan kewangan, kemudian gunakan secara konsisten merentas semua kategori.
- Tentukan bagaimana item bukan tunai dan mata wang asing muncul (lihat penilaian bukan tunai dan daftar pendedahan mata wang), dan simpan dalam bahagian berasingan jika boleh.
- Sediakan kategori dalam pembina bajet dan kunci struktur sebaik jawatankuasa meluluskannya.
Tanda kategori anda salah
- Satu kategori separuh daripada bajet, jadi satu varians boleh menyembunyikan segala-galanya.
- Satu kategori tiada pemilik, atau dua pemilik yang masing-masing menyangka yang lain membayar.
- Pembekal yang sama muncul dalam tiga kategori kerana invois dipecahkan mengikut pembekal dan bukan mengikut keputusan.
- Anda tidak dapat menjawab soalan jawatankuasa, berapa banyak kita telah berkomit kepada penceramah, dalam masa kurang seminit.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seminar industri dua hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah badan perdagangan rekaan pada mulanya menyenaraikan 38 baris dikumpulkan mengikut pembekal. Sekretariat mengumpulkannya semula kepada lapan kategori dengan seorang pemilik bagi setiap satu, selepas memutuskan perjalanan penceramah berada di bawah penceramah, jamuan penceramah di bawah makanan dan minuman, dan item bercetak yang dipesan melalui venue di bawah bahan.
Kerana setiap kes sempadan direkod sekali, jawatankuasa dapat membandingkan bajet diluluskan, belanja dikomitkan dan unjuran kategori demi kategori sejak laporan pertama.
| Kategori | Pemilik | Bajet diluluskan | Peraturan direkod |
|---|---|---|---|
| Venue | Ketua sekretariat | RM 42,000 | Sebut harga venue sahaja; katering berasingan |
| Makanan dan minuman | Pegawai acara | RM 36,000 | Termasuk jamuan penceramah |
| Program dan penceramah | Pengerusi program | RM 28,000 | Termasuk perjalanan penceramah |
| Audio-visual dan produksi | Pengerusi program | RM 20,000 | Perubahan rigging venue dicaj di sini |
| Pemasaran dan pendaftaran | Ketua komunikasi | RM 12,000 | Yuran platform ditunjukkan kasar |
| Bahan dan papan tanda | Pegawai acara | RM 8,000 | Termasuk item dipesan melalui venue |
| Kakitangan dan sukarelawan | Ketua sekretariat | RM 4,000 | Pembantu berkontrak sahaja |
| Rizab | Bendahari | RM 6,000 | Dilepaskan bendahari mengikut memo |
| Jumlah | RM 156,000 |
Gunakan sendiri
Lembaran takrifan kategori bajet
Salin jadual ini ke fail bajet anda. Lengkapkan sebelum mengumpul sebut harga, dan kemas kini hanya melalui keputusan yang direkod.
| Kategori | Takrifan satu ayat | Pemilik | Kes sempadan dan peraturan diputuskan | Bajet diluluskan | Pelulus agihan semula |
|---|---|---|---|---|---|
| Rizab | |||||
| Jumlah |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Acara jenis yang biasa dan pasukan kewangan anda sudah mempunyai skema pengekodan yang boleh digunakan semula.
- Seorang boleh memiliki struktur dan menyelesaikan kes sempadan.
- Kurang daripada kira-kira sepuluh kategori meliputi keseluruhan bajet.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jabatan atau jawatankuasa menyumbang kepada bajet dengan skema pengekodan berbeza.
- Acara baharu dan tiada siapa tahu keputusan mana yang ingin dilihat jawatankuasa pada aras kategori.
- Laporan kepada penaja atau lembaga memerlukan struktur yang tahan semakan kemudian.
Mahu struktur bajet ditetapkan sebelum sebut harga tiba?
Event Blueprint boleh menetapkan struktur kategori, pemilik dan peraturan kes sempadan supaya kelulusan, komitmen, unjuran dan kos sebenar semuanya sejajar sejak sebut harga pertama. Pegawai kewangan anda mengesahkan pengekodan, dan Blueprint mendokumenkannya untuk jawatankuasa.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak kategori bajet yang patut ada?
Enam hingga sepuluh sesuai untuk kebanyakan acara profesional. Lebih sedikit menyembunyikan varians; lebih banyak membuat jawatankuasa membaca butiran yang tidak diputuskannya.
Patutkah saya menggunakan kod akaun organisasi saya?
Jika kewangan memerlukannya, petakan kategori anda kepada kod dalam lajur tambahan. Kekalkan kategori itu sendiri disusun mengikut keputusan yang dibuat jawatankuasa.
Di mana cukai dan caj perkhidmatan patut diletakkan?
Gunakan rawatan yang dinyatakan sebut harga anda dan sahkan dengan kewangan. Kemudian gunakan rawatan yang sama dalam setiap kategori supaya angka kekal boleh dibandingkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.