Cara menetapkan peruntukan kontingensi acara
Seorang ahli jawatankuasa berkata tambah sepuluh peratus untuk kejutan, tetapi tiada siapa tahu sepuluh peratus itu untuk apa.
Jawapan ringkas
Peruntukan kontingensi ialah rizab berasingan yang dinamakan untuk kos yang belum dapat dinilai. Saiznya ditetapkan baris demi baris mengikut tahap kepastian setiap kos, disimpan berasingan daripada bajet asas, dan hanya dilepaskan oleh pelulus yang dinamakan.
Peratusan rata ke atas keseluruhan bajet ialah kaedah yang paling lemah. Sebut harga yang ditandatangani memerlukan rizab kecil; anggaran atau item tanpa skop memerlukan lebih.
Apa itu kontingensi, dan apa yang bukan
- Ia untuk ketidakpastian dalam skop yang dipersetujui: sebut harga yang belum diterima, kos pembekal yang mungkin berubah, kuantiti yang mungkin meningkat.
- Ia bukan untuk skop baharu. Sesi baharu, venue lebih besar atau jamuan tambahan dikembalikan kepada jawatankuasa sebagai permintaan perubahan.
- Ia bukan margin tersembunyi dalam setiap baris. Pastikan ia kelihatan sebagai baris tersendiri supaya bajet asas boleh dibaca dengan jujur.
Tentukan saiz mengikut kepastian, bukan kebiasaan
Kumpulkan baris anda mengikut ketegasan angka, kemudian biarkan jawatankuasa memilih peratusan rizab bagi setiap kumpulan. Peratusan di bawah adalah untuk anda pilih; halaman ini tidak menetapkan penanda aras.
| Tahap kepastian | Rupanya | Pendekatan rizab |
|---|---|---|
| Tegas | Sebut harga atau kontrak ditandatangani dengan kemasukan dinyatakan. | Kecil atau tiada. Semak item yang disebut harga berasingan. |
| Anggaran | Angka lisan atau petunjuk, atau angka daripada acara lepas. | Peratusan lebih tinggi yang dipilih jawatankuasa. |
| Tanpa skop | Item yang belum dinyatakan, contohnya pelan perjalanan penceramah. | Peruntukan bernama sehingga skop ditulis. |
| Risiko dinamakan | Peristiwa khusus yang boleh diterangkan, seperti jam tambahan di venue. | Jumlah tetap yang dikaitkan dengan risiko itu. |
Pisahkan rizab daripada bajet asas
Tunjukkan kos asas, rizab dan jumlah pada baris berasingan. Apabila kontingensi sudah terkandung dalam sebut harga pembekal, jangan tambah satu lagi di atasnya; catatkannya dan anggap baris itu lebih tegas.
Kalkulator senario kontingensi mengasingkan kos asas dan rizab serta menunjukkan andaian di sebalik setiap senario.
Tetapkan siapa melepaskannya dan bagaimana
- Namakan pelulus, biasanya pemegang bajet atau bendahari, dan jumlah yang boleh dilepaskan tanpa kembali kepada jawatankuasa.
- Wajibkan nota ringkas bagi setiap pelepasan: apa kosnya, mengapa ia tiada dalam asas, dan baris rizab mana yang digunakan.
- Laporkan baki rizab pada setiap kemas kini jawatankuasa, bersama perkara yang masih tidak pasti.
- Persetujui apa berlaku kepada rizab tidak digunakan sebelum acara, supaya ia tidak dibelanjakan hanya kerana ia wujud. Lihat kelulusan penggunaan rizab untuk langkah kelulusan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Rizab ditentukan mengikut kepastian baris
Organisasi dan angka rekaan. Peratusan ialah pilihan jawatankuasa rekaan itu, bukan cadangan.
Pasukan pembelajaran profesional rekaan mempunyai bajet asas RM 100,000. RM 70,000 dilindungi sebut harga yang ditandatangani. RM 30,000 ialah anggaran. Jawatankuasa memilih 2 peratus untuk baris bertandatangan, 10 peratus untuk baris anggaran dan peruntukan bernama RM 2,000 bagi kerja lebih masa venue.
Rizabnya RM 6,400, ditunjukkan pada baris sendiri, dan jumlah permohonan ialah RM 106,400. Bendahari boleh melepaskan sehingga RM 1,000 sendiri; lebih daripada itu dirujuk kepada pengerusi.
| Kumpulan | Jumlah asas | Peraturan rizab | Rizab |
|---|---|---|---|
| Sebut harga bertandatangan | RM 70,000 | 2 peratus | RM 1,400 |
| Baris anggaran | RM 30,000 | 10 peratus | RM 3,000 |
| Risiko dinamakan: lebih masa venue | RM 0 | Jumlah tetap | RM 2,000 |
| Jumlah | RM 100,000 | RM 6,400 |
Gunakan sendiri
Templat peruntukan kontingensi
Salin senarai ini ke fail bajet anda. Setiap item memerlukan pemilik dan tarikh sebelum peruntukan dikemukakan untuk kelulusan.
- Jumlah bajet asas (tanpa rizab):
- Baris dikumpulkan sebagai tegas / anggaran / tanpa skop, dengan jumlah:
- Peraturan rizab yang dipilih bagi setiap kumpulan dan siapa yang memilih:
- Risiko dinamakan dan jumlah tetap bagi setiap satu:
- Kontingensi yang sudah termasuk dalam sebut harga pembekal (jangan tambah dua kali):
- Jumlah rizab dan jumlah permohonan pada baris berasingan:
- Pelulus pelepasan dan jumlah yang boleh dilepaskan sendiri:
- Nota wajib bagi setiap pelepasan:
- Tarikh pelaporan baki rizab:
- Pengendalian rizab tidak digunakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kebanyakan baris dilindungi sebut harga dan jawatankuasa bersetuju cara mengumpulkan baki.
- Bendahari atau pemegang bajet tersedia untuk meluluskan pelepasan dengan cepat.
- Acara pernah diadakan dan anda mempunyai rekod sendiri tentang lebihan belanja lepas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Acara baharu dan banyak baris tanpa skop, jadi peruntukan hanya tekaan tanpa penskopan tersusun terlebih dahulu.
- Penaja atau ahli bertanya bagaimana rizab ditentukan dan rasionalnya perlu didokumenkan.
- Beberapa pelulus tidak sependapat tentang apa yang boleh ditampung rizab dan fasilitator neutral dapat menggerakkan keputusan.
Perlu peraturan rizab ditulis dalam pelan?
Event Blueprint boleh menyusun struktur bajet dengan rizab yang kelihatan: baris dikumpulkan mengikut kepastian, risiko dinamakan, laluan pelepasan dan rentak pelaporan. Bendahari atau pegawai kewangan anda memutuskan peratusan; Blueprint menjadikan jejak keputusan jelas untuk jawatankuasa.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah terdapat peratusan kontingensi piawai untuk acara?
Laman ini tidak memberikannya. Rizab yang sesuai bergantung pada kepastian sebut harga anda dan berapa banyak skop masih terbuka, jadi jawatankuasa patut memilih dan merekod peratusan sendiri bagi setiap kumpulan baris.
Patutkah saya memberitahu pembekal tentang kontingensi?
Tidak. Rizab ialah kawalan dalaman. Pembekal patut membuat sebut harga berdasarkan skop bertulis, dan sebarang perubahan skop melalui laluan kelulusan anda.
Bolehkah kontingensi menampung sesi baharu yang ditambah lewat?
Tidak patut. Sesi baharu ialah perubahan skop, jadi ia memerlukan permintaan perubahan, bajet asas yang dikemas kini dan kelulusan, bukan pengeluaran daripada rizab.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.