Meluluskan penggunaan rizab acara
Satu kos telah melebihi pelan dan seseorang bertanya sama ada rizab boleh menampungnya.
Jawapan ringkas
Putuskan siapa yang boleh menggunakan rizab acara, sehingga jumlah berapa dan dengan bukti apa, sebelum permohonan pertama tiba. Selepas itu, setiap penggunaan ialah permohonan bertulis ringkas dengan sebab, jumlah, pilihan lain yang dipertimbangkan dan pelulus yang dinamakan.
Rizab ialah wang yang sudah diketepikan oleh jawatankuasa. Langkah kelulusan wujud supaya ia digunakan untuk perkara yang tidak dijangka dalam pelan, bukan untuk baris yang sejak awal kurang diperuntukkan.
Tetapkan peraturan semasa tiada kecemasan
Keputusan yang dibuat ketika tertekan cenderung jatuh kepada sesiapa yang ada di bilik. Peraturan yang ditulis lebih awal menghapuskan perkara itu.
Sahkan setiap perkara di bawah dengan jawatankuasa atau pemilik kewangan, selaras dengan dasar kewangan organisasi anda sendiri.
- Siapa boleh meluluskan: pemilik acara, bendahari, jawatankuasa atau pegawai kewangan.
- Sama ada pelulus berubah melebihi jumlah tertentu, dan berapa jumlah itu.
- Sama ada penggunaan yang diluluskan mesti dilaporkan kepada jawatankuasa, dan bila.
- Apa yang dikira sebab sah: sebut harga yang berubah, kegagalan pembekal, keperluan baharu daripada venue.
- Apa yang tidak dikira: item yang sengaja ditinggalkan daripada bajet, atau keinginan untuk naik taraf.
- Sama ada rizab yang tidak digunakan dikembalikan kepada organisasi semasa penutupan atau kekal bersama acara.
Apa yang perlu ada dalam permohonan
- Nyatakan kos dalam satu ayat dan baris bajet yang terjejas.
- Berikan jumlah dan sama ada ia sebut harga bertulis, angka lisan atau anggaran.
- Terangkan mengapa baris asal tidak menampungnya, merujuk andaian kos jika berkaitan.
- Senaraikan pilihan: ditampung dalam baris itu, kurangkan skop, tangguh atau gunakan rizab.
- Tunjukkan baki rizab sebelum dan selepas supaya pelulus nampak apa yang tinggal.
- Namakan pelulus dan rekodkan keputusan bersama tarikhnya.
Pastikan rizab dan bajet asas kelihatan berasingan
Jika penggunaan rizab ditambah kembali ke bajet asas tanpa nota, rizab hilang daripada pandangan dan permohonan seterusnya tiada perbandingan.
Gunakan pembina ringkasan kelulusan bajet untuk menghasilkan ringkasan boleh disunting yang menunjukkan kos asas, rizab dan sebarang penggunaan bersebelahan. Kalkulator senario kontingensi membantu anda menguji baki rizab dalam pelbagai keputusan.
Kesilapan lazim
- Melepaskan wang secara lisan di koridor dan tidak merekodkan apa-apa.
- Menggunakan rizab untuk menampung baris yang dipotong oleh jawatankuasa sebelum ini.
- Melepaskan keseluruhan jumlah yang diminta sedangkan hanya sebahagian disokong sebut harga.
- Mengira rizab yang sama dua kali dalam dua senario berbeza.
- Tidak memberitahu pihak kewangan, sehingga akaun penutup tidak sepadan dengan kefahaman jawatankuasa. Untuk menetapkan rizab itu sendiri, lihat peruntukan kontingensi acara.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Forum fiktif memohon menggunakan rizabnya
Organisasi dan angka rekaan, sebagai contoh sahaja.
Persatuan Fiktif Perancang Bandar mempunyai rizab RM 12,000 bagi forum sehari. Tiga minggu sebelum acara, venue memaklumkan bilik yang dirancang memerlukan skrin kedua dan operator, disebut harga RM 3,800 secara bertulis.
Sekretariat menulis permohonan: kos, baris terjejas (audio visual), sebut harga bertulis, sebab (susun atur bilik berubah selepas sebut harga), pilihan (gugurkan skrin kedua, atau gunakan rizab). Bendahari, yang dinamakan lebih awal sebagai pelulus bagi jumlah di bawah RM 5,000, meluluskan RM 3,800, merekodkan rizab turun daripada RM 12,000 kepada RM 8,200 dan memaklumkan jawatankuasa pada mesyuarat seterusnya.
Gunakan sendiri
Permohonan penggunaan rizab
Salin ini ke dalam borang satu halaman. Satu permohonan bagi setiap penggunaan.
- Tarikh permohonan dan pemohon:
- Kos yang timbul, dalam satu ayat:
- Baris bajet yang terjejas:
- Jumlah dan status (sebut harga bertulis, lisan, anggaran):
- Mengapa baris asal tidak menampungnya:
- Pilihan yang dipertimbangkan (tampung, kurangkan skop, tangguh, guna rizab):
- Baki rizab sebelum dan selepas:
- Pelulus (mengikut peraturan penggunaan) dan keputusan:
- Tarikh diluluskan dan tarikh dilaporkan kepada jawatankuasa:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peraturan penggunaan sudah ditulis dan seorang pemilik kewangan menyemak setiap permohonan.
- Permohonan jarang berlaku dan jumlahnya kecil berbanding rizab.
- Jawatankuasa sudah mempercayai pertimbangan pemilik acara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa badan mesti bersetuju sebelum wang dikeluarkan dan tiada yang memiliki urutan itu.
- Rizab telah digunakan beberapa kali tanpa rekod sebabnya.
- Pihak kewangan mahu laluan berdokumen sebelum menerima akaun acara.
Mahu laluan penggunaan rizab disediakan sebelum diperlukan?
Event Blueprint boleh menyusun rizab anda, siapa yang boleh menggunakannya, bukti bagi setiap permohonan dan pelaporan yang menyusul, ditulis mengikut dasar kewangan jawatankuasa anda sendiri. Hantarkan bajet semasa dan sebarang peraturan yang sudah anda ikuti.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang patut boleh menggunakan rizab?
Itu bergantung pada dasar organisasi anda sendiri. Banyak acara menamakan bendahari atau pemilik kewangan bagi jumlah kecil dan jawatankuasa bagi jumlah lebih besar. Tulis had itu sebelum permohonan pertama.
Bolehkah rizab digunakan untuk penambahbaikan?
Putuskan hal ini dalam peraturan penggunaan. Kebanyakan jawatankuasa menyimpan rizab untuk kos tidak dijangka dalam skop yang dipersetujui, dan menganggap naik taraf sebagai keputusan berasingan dengan kelulusan sendiri.
Bagaimana jika jumlah diperlukan melebihi rizab?
Kembali kepada jawatankuasa dengan pilihan: kurangkan skop, tangguh item, cari penjimatan atau minta tambahan bajet. Jangan meregangkan rizab dengan membiarkan kos tidak direkodkan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.