活动相关方登记表：谁重要，谁负责什么
不同的人对您的活动有不同的期待，其中一些人只有在情况改变时才会开口。
讨论您的相关方地图将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
相关方登记表列出所有与活动有利害关系的个人或群体、他们的需要、他们有多大发言权，以及团队中谁负责维系这层关系。它是一张工作表，每次筹委会会议都要检视。
它的主要用途是暴露缺口：没人沟通过的批准人、有汇报期待的资助方、已更换的场地联络人，或受影响却从未被征询的群体。
哪些人应列入登记表
- 决策者：主事人、主席、财政、理事会或董事会、资助方。
- 执行方：筹委会成员、志愿者、场地、供应商、讲者、联合主办方。
- 参加者和影响者：各类会员、批准员工出席的雇主、合作协会。
- 受影响的群体：场地的邻近住户、其他部门、替参加者代班的同事。
- 需要答复的主管机构和专业方，例如许可、认证或数据保护方面的联络人。记录所欠的问题，而不是答案。
建立登记表的决策顺序
各组如何处理
| 组别 | 影响力与关注度 | 处理方式 |
|---|---|---|
| 密切管理 | 高且高 | 定期联系，让其参与决定，记录共识。 |
| 保持满意 | 影响力高，关注度较低 | 在关键节点简短通报，避免意外。 |
| 保持知情 | 影响力较低，关注度高 | 清晰沟通，提供提问渠道。 |
| 留意观察 | 低且低 | 在检视会议上查看。 |
让它持续有效
每次筹委会会议都检视登记表，看有无新名字、角色变动和已作的承诺。把共识和未决请求记录在决策记录中。
个人资料只保留团队所需，限制查看权限，不确定什么合适时，请向负责数据保护的人询问。
实例演示 · 虚构示例
一份虚构联合主办论坛的登记表
组织和数字均为虚构，仅作说明。
两家虚构协会联合举办一日论坛。登记表有十四行。资助方影响力高、关注度中等，由财政负责，在场地订金之前需提交一份进度说明。
建立过程中，秘书处发现没有人负责与合作协会会长的关系，而他可以批准使用其标志。副主席被指定为负责人，并约在一周内通话。
可直接使用
相关方登记表
把这张表复制到共享电子表格中。每个人或群体一行，写职位，而不只是姓名。
| 相关方 | 在活动中的角色 | 他们的需要 | 影响力 | 关注度 | 关系负责人（职位） | 下次联系及日期 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 筹委会人数不多，认识大部分相关方。
- 有一位明确的主事人，审批链很短。
- 有人会在每次会议后更新登记表。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 联合主办方、资助方和理事会各有不同期待，而且没有商定谁与谁沟通。
- 相关方关系依赖一个即将离任的人。
- 需要项目负责人维持联系节奏并及早提示冲突。
希望相关方的联系有人管理，而不只是列出来？
范围明确的会议项目负责人可以与您的筹委会一起建立登记表，为每个相关方指定关系负责人，并维持联系节奏，提示需要批准人决定的事项。如果这条工作线属于您，项目负责人负责协调和汇报，决定权仍在您的批准人手中。
主办方常见问题
登记表应该有多少个相关方？
专业活动一般十到二十个。如果更多，可以把次要的合并成组。
谁应该负责登记表？
日常负责人，每一行再分配给关系负责人。每次筹委会会议都检视。
相关方登记表和RACI一样吗？
不一样。登记表记录谁重要、他们需要什么；责任矩阵记录每项任务由谁执行、批准、提供意见和被告知。
讲者和赞助方要列入吗？
要，作为执行方或资助方列入，并写明负责联系的人。登记表只记录关系，不记录任何商业条款。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。