混合形式专业研讨会策划指南

研讨会与大型会议的不同之处

• 场次较少、互动时间较长，参会者也更期望学到具体的东西。
• 通常只有一个会场、一份议程，因此多一台摄像机或多一位主持人，在预算中所占比例更大。
• 出席对会员的专业学习可能有意义，因此记录和证书需要事先商定。
• 线上参会者通常是本来可以前来的会员，所以他们选择线上的原因应当影响设计。
• 一位讲者缺席或一次音频故障，影响的是整场活动，而不是某一个分会场。

决定两类听众各自能做什么

必须指定的角色

• 议程负责人：决定研讨会教什么，并批准讲者内容。
• 现场主席：主持场次，并纳入远程提问。
• 线上主持人：照顾远程参会者、聊天和技术咨询。
• 技术负责人：来自平台或制作供应商，对音频、视频和连线负责。
• 指定的协调人：留意日程以及这些角色之间的交接。

出席证明与专业学习：需要问的问题

如果会员会就该研讨会登记学习时数或学分，什么算数、接受什么证明，由认证机构或专业协会决定。不要假设线上出席与现场出席算数相同。

请以书面方式询问该机构，并记录答复。线上活动出席证明指南列出了在得知需要什么之后应收集哪些资料。

• 线上出席是否计算，在什么条件下计算？
• 每种出席方式需要什么证明，需保存多久？
• 是否适用最低观看时长，或参与投票、测验的要求？
• 谁发出证书，证书上会出现哪些个人信息？

范围与供应商

在征求报价之前先写出范围。征询建议书完整性检查工具会指出向供应商提出的要求中还缺哪些部分，并生成可发回给供应商的问题。

请每家供应商书面确认由谁操作平台、谁监听音频、谁负责录制、谁在现场。请场地方书面确认会议室、电源和网络。可参考平台需求指南中的起始清单。

常见失误

• 远程参会者只有摄像机画面，没有参与的途径。
• 线上与现场听众得到的证书说明不一致。
• 现场主席忘了远程提问队列，因为没有人负责。
• 讲者幻灯片没有及时提供给线上平台。
• 没有与远程讲者或远程主持人一起彩排。