哪些会议体验适合线上或现场提供？
议程上有二十个环节，筹委会不断追问每一项会不会直播。
简要回答
按体验来决定，而不是按环节名称。对议程的每个部分，先问参会者到场能得到什么，以及远程代表能否得到公平的版本。
多数会议最后分成三类：为两类观众共同设计的体验、现场进行但远程可观看的体验，以及只在现场的体验。尽早写下来，才能确定供应商范围、预算和工作量。
先弄清这项体验的目的
主旨演讲的目的是被听到、被看到，所以适合远程传播。圆桌的目的是室内人员坦诚交流，镜头可能改变大家的发言。
先用几个字写下每个环节的目的，再选择它放在哪里。这样选择依据的是目的，而不是习惯。
把每个环节归入四个层级
| 层级 | 含义 | 常见环节 | 增加的工作量 |
|---|---|---|---|
| A. 两类观众共同参与 | 设计成远程与现场代表一起参与。 | 主旨演讲、全体会议论坛、闭幕环节 | 线上主持人、远程提问通道、与平台供应商彩排 |
| B. 现场进行，线上可看 | 以现场为主，远程代表观看。 | 部分工作坊、颁奖、午餐讲座 | 与视听供应商确认镜头和音频范围，无需管理远程参与 |
| C. 仅限现场 | 不直播也不录制。 | 保密圆桌、交流、展览区、晚宴 | 需如实告知远程代表哪些内容看不到 |
| D. 仅限线上 | 专为远程代表设计。 | 会前简报、线上专属工作坊 | 需要独立的主持人和流程单，应算作额外的一场 |
哪些问题会让环节在层级间移动
- 讲者或小组知道会直播时，还会畅所欲言吗？请直接询问，不要假设。
- 这个环节是否依赖实物：演示、动手练习、桌面讨论？
- 远程代表能否提问、投票或发言，而不让现场观众等待？
- 这个环节是否含有赞助商、仅限会员或保密内容，从而改变谁可以观看？参见现场与线上议程的录制权如何协调。
- 是否因时区或出席原因，远程代表只会实时观看部分环节？
确定之前先算清每个层级的成本
A 层成本最高，因为除了设备还需要人：有人关注远程观众，讲者简报要覆盖两类观众，还要有交接方案。只有议程负责人能指定由谁照顾远程一侧时，才把环节升到 A 层。
请视听和平台供应商按层级报价，而不是给一个总价，这样财务能看到每次调整的影响。RFP 完整性检查工具可帮助您确认每个层级都写进了询价。
告诉远程代表他们能得到什么
在议程中用简单的话标明每个环节的层级：实时互动、仅实时观看，或仅限现场。这样远程代表和其他人一样，在信息充分的情况下做选择。
定价和权限的措辞由财务负责人决定，参见线上与现场门票如何定价并说明权限差异。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构物流协会为两天议程分层
虚构机构与示意数字，仅用于说明方法。
虚构的 Persatuan Logistik Contoh 两天共有 22 个议程环节。筹委会将 7 项归入 A 层（开幕主旨演讲、三场全体论坛、监管机构答问和闭幕），6 项归入 B 层，8 项归入 C 层，1 项归入 D 层，即会前一周的线上简报。
C 层的圆桌保持不公开，因为会员表示没有录制时发言更坦率。秘书处在议程里加了一行说明，并要求每份视听报价按 7 项 A 层和 6 项 B 层分开列明。
可直接使用
环节分层工作表
每个议程环节复制一行，在向供应商索取报价之前，与议程负责人一起填完。
| 环节 | 一句话说明目的 | 层级（A/B/C/D） | 讲者是否同意远程？ | 谁照顾远程代表？ | 议程中显示的说明 |
|---|---|---|---|---|---|
| 开幕主旨演讲 | 为全体代表定下主题 | A | 待确认 | 线上主持人 | 实时互动 |
| 会员圆桌 | 坦诚交流 | C | 不适用 | 无 | 仅限现场 |
| （加入您的环节） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 议程少于十二项，且由一人负责全部。
- 大部分是明显适合直播的全体演讲。
- 您的视听供应商做过同类形式，能按层级报价。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会各自希望自己的环节有不同处理，没有人负责最终分层。
- 讲者、会员或赞助商对哪些可以直播立场不一。
- 财务需要每个层级的成本，才会批准混合形式。
希望分层决定并写成文件？
会议项目负责人可以与您的议程负责人一起完成环节分层，收集讲者的立场，把层级转成供应商需求清单，并报告每个层级的成本和工作量，供您批准。议程和最终决定仍由您掌握；视听和直播制作仍由您的专业供应商负责。
主办方常见问题
每个环节都要直播吗？
不一定。全部直播会增加供应商范围和主持工作量。请选择对远程代表真正有价值的环节，并清楚说明哪些仅限现场。
谁来最终决定层级？
议程负责人决定，财务确认成本，筹委会主席批准。把环节放入 A 层或 B 层之前，应先征求讲者意见。
层级之后还能调整吗？
可以，但每次调整都会改变供应商范围、讲者简报和议程文字。请设定一个日期，之后除非议程负责人批准，否则层级不再变动。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。