如何安排混合式分会场，而不把所有工作翻倍？
会议有六个平行分会场，而每一位相关方都希望全部提供线上参与。
简要回答
给分会场不同级别的远程支持，而不是一视同仁。少数可以做成完全混合，一些可以只供观看，其余留在现场。
原因是工作量。每个完全混合的房间都需要自己的主持人、讲者简报、镜头和音频覆盖以及彩排，平行场次一多，工作量会迅速成倍增加。
分会场为什么不同于全体会议
全体会议是一个舞台、一个团队。平行分会场是同一时间进行的多个小舞台，各有自己的讲者、主持人和观众。
加在一个房间的任何东西，都得在其他每个房间重复，或有意略过。混合式的工作量就是在这里无声无息地翻倍的。
为每个分会场选择级别
| 级别 | 远程代表得到什么 | 需要什么 | 适合 |
|---|---|---|---|
| 1. 完全混合 | 实时观看并参与 | 房间镜头和音频、线上主持人、讲者简报、彩排 | 远程需求强且讲者愿意的场次 |
| 2. 仅观看 | 实时观看，不参与 | 镜头和音频，无需远程主持 | 互动主要在室内的演讲 |
| 3. 录制后观看 | 讲者同意的话，场后提供 | 录制协议、录制安排、发布前审核 | 技术讲座，没有实时远程需求 |
| 4. 仅限现场 | 无；如实说明 | 议程中的说明 | 工作坊、案例讨论、保密场次 |
会翻倍的工作，以及如何避免
- 讲者简报：写一份含远程部分的简报，而不是两个版本。
- 主持：一位线上主持人或许能兼顾两个 2 级房间，但不能兼顾两个 1 级房间。请询问供应商的建议。
- 镜头和音频：尽量让所有分会场房间采用相同布置，让一个团队就能完成调整。
- 资料：使用一个幻灯片文件夹和一条发布规则，参见录制权。
- 议程文字：在您发布的每种语言中，对各级别使用相同的措辞。
决定远程代表如何选择
远程代表无法在房间之间走动，所以需要清楚的方案来选择并切换分会场。请询问平台供应商，远程代表如何选择分会场，以及能否在环节中切换。
决定远程代表是在报名时选择，还是当天选择。报名时选择便于估算主持人数量；当天选择则更灵活。
在需求替您做决定之前先设定上限
根据您实际能配备的线上主持人数量和彩排时段，设定同一时段内 1 级房间的数量上限。如果筹委会想要更多，那就成为预算决定，而不是技术问题。
更大范围的议程分类，请参见哪些体验适合线上或现场提供。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构医学会的六个分会场
虚构机构与示意数字。专业内容仍由该学会自己的审核人员负责。
虚构的 Persatuan Perubatan Contoh 在 3 个时段各有 6 个平行分会场，共 18 场。筹委会设定每个时段最多 2 个 1 级房间，也就是 6 场完全混合。另有 6 场定为 2 级，3 场定为 3 级，3 场仅限现场，因为讲者会展示病例资料。
秘书处每个时段只需 2 位线上主持人，而不是 6 位，并使用一份含远程部分的讲者简报模板。代表在议程里每场标题旁看到对应级别。
可直接使用
分会场分级表
每个分会场复制一行，与议程负责人和讲者一起完成。
| 时段 / 房间 | 场次标题 | 级别（1-4） | 讲者已同意？ | 线上主持人 | 告知远程代表的说法 |
|---|---|---|---|---|---|
| 第 1 天 10:30，A 房 | （标题） | 1 | 待确认 | 姓名 | 实时互动 |
| 第 1 天 10:30，B 房 | （标题） | 2 | 待确认 | 与 C 房共用 | 仅实时观看 |
| （加入您的场次） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 两三个平行房间，有混合式预算，也有现成的主持人。
- 多数分会场按选择仅限现场。
- 您的平台供应商做过平行的混合式房间。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 六个或更多平行房间，且有人争相要求直播。
- 讲者和委员会对级别意见不一，没有人负责最终表格。
- 您需要跨所有房间统一的主持人方案和讲者简报。
希望分会场级别得到确定并落实到纸面？
会议项目负责人可以与您的议程负责人完成级别决定，建立分级表，准备一套讲者和主持人简报，并对照分级表检查供应商报价，使每个级别都有定价。线上主持人的配备和技术制作仍由您的团队和专业供应商负责。
主办方常见问题
一位线上主持人可以兼顾几个房间吗？
有时可以，适用于仅观看的房间。至于有实时参与的完全混合房间，请询问平台供应商，并在彩排中测试后再确定。
讲者拒绝被直播怎么办？
把该场次保留为 4 级，并在议程中说明。勉强取得的同意，常导致讲者退出或场次质量下降。
远程代表要提前选择分会场吗？
提前选择有助于安排主持人和平台名额。如果允许当天切换，请向供应商确认如何操作。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。