活动邀请邮件应该写什么
日期、议程大纲和邀请名单都有了，现在要写一封能得到明确回复的邮件。
简要回答
邀请邮件按以下顺序需要六个部分：谁在邀请、为什么邀请这位收件人，什么活动、何时，在哪里，希望对方做什么、在什么日期前做，费用或条件，以及向谁询问。把行动和截止日期放在读者不必滚动就能看到的位置。
议程细节放在链接页面上。邮件的任务是得到决定，而不是承载整份方案。
按阅读顺序排列的各部分
| 部分 | 写什么 | 检查 |
|---|---|---|
| 主题行 | 活动名称、日期和行动，例如请在某日期前回复。 | 是否说明了邮件的用途，又不像群发邮件？ |
| 开头 | 谁在邀请，为什么邀请这位收件人。 | 这个理由对该群体是否属实？ |
| 活动信息 | 形式、日期、时间、场地或平台。 | 与主文件一致。 |
| 您的请求 | 报名或回复、何时前、如何操作。 | 一个行动，一个截止日期。 |
| 费用与条件 | 费用（如有）、包含内容、转让规则、资格。 | 需要时链接转让规则的措辞。 |
| 联络方式 | 可供询问的岗位和渠道。 | 有人在监看。 |
为群体而写，而不是为名单而写
会员、赞助商联络人和受邀讲者需要不同的开头。从您的邀请对象分组取得群体，并为每个群体调整前两句话和请求。
未经该名单负责人核对，不要直接复制为其他群体批准的文字。
向个人资料保护联络人提问
能否给这个人发邮件、如何说明取得其联系方式的来源，以及退订或不再接收的说明必须包含什么，都是应由贵机构个人资料保护联络人回答的问题。报名参加活动和同意接收营销信息是两项不同的许可，请不要合并成一个勾选项。
在第一次发送之前把这些问题交给该联络人，并把答复记录在模板旁边。
按下发送之前
- 对照主文件核对每项事实，并请第二个人不带背景知识地读一遍。
- 发送测试邮件并在手机上阅读，因为很多读者在手机上打开邀请。
- 确认回复渠道可用，并且有人负责该邮箱或表单。
- 按邀请发送次序中的规则，排除已退出或不符合资格的人。
实例演示 · 虚构示例
发给协会会员的邮件
机构和数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的楼宇服务协会邀请 900 位会员参加半日研讨会。第一封邮件的主题是“3 月 12 日研讨会：请在 2 月 20 日前回复”，开头用两句话说明为何邀请会员，并只有一个“报名”按钮。
面向非会员嘉宾的第二个版本删去会员费用句，并增加批准说明，因为嘉宾名额由委员会秘书批准。两个版本都链接同一个议程页面，因此文字只需在一处修改。
可直接使用
邀请邮件模板
复制后替换每个方括号。删去不适用于该群体的行。
- 主题：[活动名称]，[日期]：请在[日期]前回复
- 开头：[机构]邀请[群体]参加[活动]，因为[对该群体属实的理由]。
- 信息：[形式]，[日期]，[时间]，[场地或平台]。议程：[链接]。
- 请求：如要参加，请在[日期]前通过[渠道][报名/回复]。
- 费用与条件：[费用及包含内容，或免费]。[转让与资格措辞]。
- 咨询：请联系[岗位]，渠道[渠道]。
- 页脚：[说明联系方式来源及如何退出的措辞，由个人资料保护联络人确认]
- 向联络人提问：活动更新与日后营销各需要什么许可声明？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您的团队写给一份熟悉的小名单，且以前发过邀请。
- 一位批准人，一个群体。
- 个人资料保护联络人已确认标准页脚。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个群体，措辞、批准人和规则各不相同。
- 您不确定部分名单的许可依据。
- 邀请、提醒和候补名单信息需要作为一个序列运行。
想把邀请邮件作为一套来起草和核对吗？
会议项目负责人可以根据您的主文件为每个群体起草一封邮件，送交各自的批准人，并让序列与报名情况保持一致。同意与许可的措辞仍由您的个人资料保护联络人负责。请发来您的群体划分和现有草稿。
主办方常见问题
邮件应该多长？
短到在手机上不用滚动就能看到请求。细节放在链接页面上。
要附上议程吗？
改为链接议程页面。附件可能过时，发出后也更难更新。
可以把去年所有报名者都加进来吗？
这是应向个人资料保护联络人提出的问题。询问收集他们资料时说明了什么，以及什么许可涵盖新的邀请。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。