Apa yang perlu ada dalam e-mel jemputan acara
Anda ada tarikh, rangka program dan senarai orang untuk dijemput, dan kini anda perlu menulis e-mel yang mendapat jawapan yang jelas.
Jawapan ringkas
E-mel jemputan memerlukan enam bahagian mengikut susunan ini: siapa yang menjemput dan mengapa penerima ini, apa dan bila, di mana, apa yang anda minta mereka lakukan dan sebelum bila, sebarang kos atau syarat, dan siapa untuk bertanya. Letakkan tindakan dan tarikh akhir di tempat pembaca nampak tanpa menatal.
Simpan butiran program pada laman berpaut. Tugas e-mel ialah mendapat keputusan, bukan memuatkan seluruh pelan.
Bahagian mengikut susunan bacaan
| Bahagian | Apa yang ditulis | Semak |
|---|---|---|
| Tajuk e-mel | Nama acara, tarikh dan tindakan, contohnya balas sebelum tarikh. | Adakah ia menyatakan e-mel ini tentang apa, tanpa kedengaran seperti e-mel pukal? |
| Pembukaan | Siapa yang menjemput, dan mengapa penerima ini. | Adakah sebab itu benar bagi kumpulan ini? |
| Fakta acara | Format, tarikh, masa, venue atau platform. | Sepadan dengan dokumen induk. |
| Permintaan anda | Daftar atau balas, sebelum bila, dan bagaimana. | Satu tindakan, satu tarikh akhir. |
| Kos dan syarat | Yuran jika ada, apa yang termasuk, peraturan pemindahan, kelayakan. | Pautkan ayat dasar pemindahan jika perlu. |
| Hubungan | Satu peranan dan saluran untuk bertanya. | Dipantau oleh seseorang. |
Tulis untuk kumpulan, bukan untuk senarai
Seorang ahli, hubungan penaja dan penceramah jemputan memerlukan pembukaan berbeza. Ambil kumpulan daripada pengelasan khalayak anda dan ubah dua ayat pertama serta permintaan bagi setiap satu.
Jangan salin teks yang diluluskan untuk kumpulan lain tanpa pemilik senarai itu menyemaknya.
Soalan untuk pegawai perlindungan data
Sama ada anda boleh menghantar e-mel kepada orang ini, apa yang anda nyatakan tentang cara butiran mereka diperoleh, dan apa yang mesti ada pada baris berhenti melanggan ialah soalan untuk pegawai perlindungan data organisasi anda. Mendaftar untuk acara dan bersetuju menerima mesej pemasaran ialah kebenaran berasingan, jadi jangan gabungkan dalam satu tanda.
Bawa soalan ini kepada pegawai itu sebelum penghantaran pertama, dan rekodkan jawapannya di sebelah templat.
Sebelum menekan hantar
- Semak setiap fakta berbanding dokumen induk dan minta orang kedua membaca e-mel itu tanpa pengetahuan awal.
- Hantar ujian dan baca pada telefon, kerana ramai pembaca membuka jemputan di situ.
- Sahkan saluran jawapan berfungsi dan seseorang memiliki peti masuk atau borang itu.
- Tahan sesiapa yang telah menarik diri atau tidak layak, menggunakan peraturan dalam urutan jemputan anda.
Contoh kerja · Contoh rekaan
E-mel kepada ahli persatuan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan perkhidmatan bangunan rekaan menjemput 900 ahli ke seminar separuh hari. E-mel pertama bertajuk Seminar 12 Mac: balas sebelum 20 Februari, dengan pembukaan dua ayat tentang mengapa ahli dijemput dan satu butang Daftar.
Versi kedua untuk tetamu bukan ahli membuang ayat yuran ahli dan menambah baris kelulusan, kerana tempat tetamu diluluskan oleh setiausaha jawatankuasa. Kedua-duanya memaut ke satu laman program supaya teks hanya berubah di satu tempat.
Gunakan sendiri
Templat e-mel jemputan
Salin dan gantikan setiap tanda kurung. Buang mana-mana baris yang tidak terpakai bagi kumpulan itu.
- Tajuk: [Nama acara], [tarikh]: sila balas sebelum [tarikh]
- Pembukaan: [Organisasi] menjemput [kumpulan] ke [acara] kerana [sebab yang benar bagi kumpulan ini].
- Fakta: [format], [tarikh], [masa], [venue atau platform]. Program: [pautan].
- Permintaan: Untuk menyertai, sila [daftar / balas] di [saluran] sebelum [tarikh].
- Kos dan syarat: [yuran dan apa yang dilindungi, atau tiada yuran]. [Ayat pemindahan dan kelayakan].
- Soalan: hubungi [peranan] di [saluran].
- Pengaki: [ayat tentang cara butiran diperoleh dan cara menarik diri, disahkan pegawai perlindungan data]
- Soalan untuk pegawai: apakah kenyataan kebenaran yang diperlukan bagi kemas kini acara berbanding pemasaran akan datang?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan anda menulis kepada senarai kecil yang dikenali dan pernah menghantar jemputan.
- Seorang pelulus dan satu kumpulan.
- Pegawai perlindungan data sudah mengesahkan pengaki standard.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa kumpulan dengan ayat, pelulus dan peraturan berbeza.
- Anda tidak pasti asas kebenaran bagi sebahagian senarai.
- Jemputan, peringatan dan mesej senarai menunggu perlu berjalan sebagai satu urutan.
Mahu jemputan disediakan dan disemak sebagai satu set?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan satu e-mel bagi setiap kumpulan daripada fakta induk anda, menghantar setiap satu kepada pelulusnya dan memastikan urutan sejajar dengan pendaftaran. Ayat persetujuan dan kebenaran kekal pada pegawai perlindungan data anda. Hantar kumpulan anda dan draf yang ada.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang e-mel patut ditulis?
Cukup pendek untuk dibaca pada telefon tanpa menatal melepasi permintaan. Letakkan butiran pada laman berpaut.
Patutkah program dilampirkan?
Pautkan ke laman program sebaliknya. Lampiran boleh ketinggalan zaman dan lebih sukar dikemas kini selepas dihantar.
Bolehkah kami tambah semua yang mendaftar tahun lalu?
Itu soalan untuk pegawai perlindungan data anda. Tanya apa yang anda nyatakan semasa mengumpul butiran mereka dan kebenaran apa yang meliputi jemputan baharu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.