Menulis dasar pemindahan jemputan acara
Seorang ahli menulis bahawa beliau tidak dapat hadir dan bertanya sama ada rakan sekerja boleh mengambil tempatnya, tetapi belum ada jawapan yang dipersetujui.
Jawapan ringkas
Dasar pemindahan jemputan menyatakan sama ada tempat boleh diserahkan, siapa meluluskan pengganti dan tarikh akhir menamakan pengganti. Putuskan peraturan sekali, tulis dalam dua atau tiga ayat pada jemputan, dan sekretariat tidak perlu memutuskan kes demi kes.
Dasar ini melindungi sebab senarai jemputan dibina. Jika senarai itu untuk tujuan tertentu, seperti ahli kanan sahaja, pemindahan mesti lulus ujian yang sama.
Putuskan lima perkara sebelum menulis ayat
- Adakah tempat boleh dipindahkan, atau ia luput jika penerima jemputan tidak dapat hadir?
- Adakah pengganti mesti memenuhi ujian kelayakan yang sama dengan penerima asal?
- Siapa meluluskan: sekretariat, pengerusi atau orang yang mengeluarkan jemputan?
- Bilakah tarikh akhir menamakan pengganti, dan apa berlaku selepas tarikh itu?
- Apa yang diterima pengganti, contohnya pengesahan, arahan penyertaan dan kategori tag nama yang sama?
Padankan peraturan dengan jenis jemputan
Satu peraturan jarang sesuai untuk semua kumpulan. Gunakan jadual ini untuk mencadangkan peraturan bagi setiap situasi, kemudian sahkan dengan pemilik setiap senarai.
| Situasi | Peraturan yang dicadangkan | Siapa meluluskan |
|---|---|---|
| Pendaftaran terbuka dengan wakil bernama | Pemindahan dibenarkan kepada rakan sekerja dalam kategori sama sehingga tarikh tertentu. | Sekretariat |
| Taklimat jemputan sahaja dengan ujian kelayakan | Pengganti mesti lulus ujian yang sama; hantar nama dan jawatan untuk kelulusan. | Pengerusi atau pemilik senarai |
| Peruntukan penaja atau rakan kongsi | Organisasi memilih pengganti sendiri dalam peruntukannya; nama direkodkan. | Pemilik akaun rakan kongsi itu |
| Tetamu VIP atau protokol | Tiada pemindahan tanpa keputusan tuan rumah; lihat kelulusan jemputan VIP. | Tuan rumah atau ketua protokol |
| Tempat penuh dengan senarai menunggu | Tawarkan tempat yang dipulangkan kepada senarai menunggu dahulu melainkan dasar menyatakan lain. | Sekretariat |
Urus maklumat pengganti secara berasingan
Pemindahan bermakna anda kini memegang nama dan butiran hubungan seseorang yang tidak memberikannya terus kepada anda. Kumpulkan hanya apa yang diperlukan untuk tag nama, arahan penyertaan dan rekod pendaftaran.
Jangan bawa kebenaran pemasaran penerima asal, atau catatan diet dan akses, kepada pengganti. Tanya pegawai perlindungan data organisasi anda cara menerangkan pemindahan itu dan kenyataan persetujuan yang perlu dilihat pengganti.
Uruskan permintaan pemindahan dalam empat langkah
- Akui permintaan dalam tempoh hari bekerja yang anda tetapkan dan nyatakan laluan kelulusan.
- Minta nama penuh, organisasi, jawatan pengganti dan butiran yang diperlukan ujian kelayakan anda.
- Luluskan atau tolak secara bertulis, dan kemas kini rekod pendaftaran supaya nama lama dilepaskan, bukan dibiarkan sebagai pendua.
- Hantar pengesahan sendiri kepada pengganti beserta arahan penyertaan akhir.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Meja bulat dengan kerusi bernama
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Pengurus Logistik mengadakan meja bulat jemputan sahaja dengan 40 kerusi. Setiap jemputan menamakan seorang dan jawatankuasa mahu hanya ketua operasi berada dalam bilik itu.
Dasarnya membenarkan pemindahan kepada ketua operasi lain yang diluluskan pengerusi, dengan nama diserahkan sepuluh hari bekerja sebelum tarikh. Apabila timbalan seorang ahli dicadangkan, sekretariat menyemak jawatan, pengerusi membalas pada hari yang sama, dan kerusi yang dilepaskan direkodkan supaya ahli itu tidak tersenarai dua kali.
Gunakan sendiri
Dasar pemindahan jemputan, ayat dan rekod
Tampal ayat ke dalam jemputan anda, kemudian simpan medan rekod bersama setiap pendaftaran.
- Ayat: Jemputan ini ditujukan kepada [nama]. Jika anda tidak dapat hadir, anda boleh mencadangkan pengganti yang [ujian kelayakan].
- Ayat: Sila hantar nama, organisasi dan jawatan pengganti kepada [peranan sekretariat] sebelum [tarikh]. [Pelulus] akan mengesahkan secara bertulis.
- Ayat: Selepas [tarikh], tempat yang belum disahkan akan [dilepaskan / ditawarkan kepada senarai menunggu].
- Rekod: penerima asal, pengganti, tarikh permintaan, pelulus, keputusan, tarikh pengesahan.
- Rekod: entri pendaftaran dikemas kini, nama lama dilepaskan, tag nama dan pengesahan dikeluarkan semula.
- Rekod: pengendalian data pengganti disahkan dengan pegawai perlindungan data.
- Soalan terbuka untuk pemilik senarai: adakah mana-mana kumpulan memerlukan peraturan berbeza daripada yang standard?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda ada satu senarai jemputan dengan seorang pemilik yang boleh meluluskan pengganti dengan cepat.
- Permintaan pemindahan dijangka hanya beberapa sahaja.
- Rekod pendaftaran cukup mudah untuk disunting secara manual.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa kumpulan, seperti ahli, penaja dan tetamu, masing-masing mempunyai pemilik dan peraturan berbeza.
- Pemindahan berkait dengan senarai menunggu, had kapasiti atau tempat duduk protokol.
- Jawatankuasa tidak sepakat sama ada tempat patut boleh dipindahkan.
Perlukan peraturan pemindahan yang dipersetujui dan dikuatkuasakan?
Ketua projek persidangan boleh mengambil kumpulan jemputan anda, mendapatkan seorang pelulus bagi setiap senarai untuk bersetuju dengan peraturan, dan memastikan rekod pendaftaran serta senarai menunggu sentiasa selaras apabila permintaan tiba. Ayat jemputan tetap anda yang meluluskan. Hantar senarai kumpulan anda dan peraturan yang anda cenderungi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah setiap jemputan boleh dipindahkan?
Tidak semestinya. Tempat boleh pindah sesuai untuk pendaftaran terbuka. Acara jemputan sahaja yang dibina berdasarkan ujian kelayakan biasanya perlu meluluskan pengganti, dan sesetengah tetamu tidak patut boleh dipindahkan langsung.
Bila tarikh paling lewat menamakan pengganti?
Tetapkan tarikh berdasarkan tarikh akhir anda sendiri untuk tag nama, bilangan katering dan arahan penyertaan. Tanya venue dan katerer tarikh akhir mereka, kemudian kira ke belakang.
Bagaimana jika pengganti tidak layak?
Tolak secara bertulis, nyatakan bahagian ujian yang tidak dipenuhi, dan lepaskan tempat itu supaya penerima asal boleh mencadangkan orang lain atau senarai menunggu ditawarkan kerusi tersebut.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.