简要回答
邀请名额转让规则要说明：名额能不能转给别人、由谁批准替补人选、最迟什么时候提交替补名单。规则定一次，用两三句话写进邀请函，秘书处就不必逐个个案临时决定。
这条规则保护的是邀请名单存在的理由。如果名单是为特定目的建立的，例如只邀请资深会员，替补人选也必须通过同样的标准。
写措辞之前先决定五件事
- 名额是否可以转让，还是受邀人不能出席就自动作废？
- 替补人选是否必须符合与原受邀人相同的资格标准？
- 由谁批准：秘书处、主席，还是发出邀请的人？
- 提交替补名单的最后日期是什么，过期后如何处理？
- 替补人选能收到什么，例如相同的确认函、参加须知和胸牌类别？
按邀请类型设定规则
一条规则很少适用于所有群体。用下表为每种情境提出规则，再与各名单的负责人逐一确认。
| 情境 | 建议规则 | 批准人 |
|---|---|---|
| 公开报名、以代表姓名登记 | 在截止日期前，可转给同一类别的同事。 | 秘书处 |
| 有资格标准的邀请制简报会 | 替补人选须通过同一标准；提交姓名和职务以供批准。 | 主席或名单负责人 |
| 赞助商或合作伙伴名额 | 机构在其名额内自行选定替补，并登记姓名。 | 该合作伙伴的对接负责人 |
| 贵宾或礼宾嘉宾 | 未经主办人决定不得转让；参见贵宾邀请审批。 | 主办人或礼宾负责人 |
| 名额已满且有候补名单 | 退回的名额先提供给候补名单，除非规则另有说明。 | 秘书处 |
单独处理替补人选的资料
转让意味着您将持有一位并非直接提供给您的人的姓名和联系方式。只收集胸牌、参加须知和报名记录所需的内容。
不要把原受邀人的营销许可、饮食和无障碍需求备注带到替补人选名下。请向贵机构的个人资料保护联络人询问如何说明这次转让，以及替补人选应看到什么同意声明。
四步处理一次转让申请
- 在您设定的工作日期限内确认收到申请，并说明批准流程。
- 索取替补人选的全名、机构、职务，以及资格标准所需的资料。
- 以书面方式批准或拒绝，并更新报名记录，释放旧姓名，避免留下重复条目。
- 向替补人选发出其本人的确认函和最终参加须知。
实例演示 · 虚构示例
设固定席位的圆桌会议
机构和数字均为虚构，仅作说明。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengurus Logistik 举办一场邀请制圆桌会议，共 40 个席位。每份邀请写明一位受邀人，委员会希望会场里只有运营主管。
其规则允许转给经主席批准的另一位运营主管，并要求在活动日前十个工作日提交姓名。当某会员提出让副手代替时，秘书处核对职务，主席当天答复，并记录释放的席位，避免该会员在名单上出现两次。
可直接使用
邀请名额转让规则：措辞与记录
把措辞粘贴到邀请函中，并为每个报名保留记录字段。
- 措辞：本邀请发给[姓名]。如您无法出席，可推荐符合[资格标准]的人选代替。
- 措辞：请在[日期]前将替补人选的姓名、机构和职务发给[秘书处角色]，[批准人]将以书面确认。
- 措辞：[日期]之后，尚未确认的名额将[释放/提供给候补名单]。
- 记录：原受邀人、替补人选、申请日期、批准人、决定、确认日期。
- 记录：报名条目已更新，旧姓名已释放，胸牌与确认函已重新发出。
- 记录：替补人选的资料处理方式已与个人资料保护联络人确认。
- 待名单负责人回答：是否有群体需要不同于标准的规则？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您只有一份邀请名单，且负责人能快速批准替补。
- 预计转让申请只有寥寥几个。
- 报名记录足够简单，可以手工修改。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 会员、赞助商、嘉宾等多个群体，各有不同的负责人和规则。
- 转让牵涉候补名单、名额上限或礼宾座位安排。
- 委员会对名额是否应可转让意见不一。
需要把转让规则谈妥并落实吗？
会议项目负责人可以梳理您的邀请群体，请每份名单的负责人就规则达成一致，并在申请陆续到来时，让报名记录和候补名单保持同步。邀请函的措辞仍由您签核。请发来您的群体清单和倾向的规则。
主办方常见问题
每份邀请都应该可以转让吗？
不一定。公开报名的活动适合允许转让；围绕资格标准建立的邀请制活动，通常需要批准替补人选，有些嘉宾则根本不应转让。
最迟什么时候要提交替补名单？
根据您自己的胸牌制作、餐饮人数和参加须知的截止时间来定。先向场地和餐饮供应商询问其截止日期，再倒推。
如果替补人选不符合资格怎么办？
以书面方式拒绝，说明哪一项标准未达到，并释放名额，让原受邀人推荐其他人选，或把席位提供给候补名单。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。