议程与执行工具

活动出席人数情景规划器

邀请正在发出，委员会需要为不同的出席水平做准备，又不能假装知道真实数字。

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将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

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简要回答

规划器把邀请数和已知报名数转换为各情景下的出席人数。每个情景由您选定的两个比例构成：尚未报名者中后来报名的比例，以及已报名者中实际出席的比例。

工具不提供默认的报名率或缺席率。比例留空的情景不会被计算。每个数字都附有产生它的输入，最低与最高情景之间的差距显示答案在多大程度上取决于您的选择。

需要输入什么

分组：每个受众分组的已邀请人数、已知的报名数，以及数字来源。不清楚已知报名数就留空。
情景：每个情景有名称和两个百分比。第一个是尚未报名者中后来报名的比例，第二个是已报名者中实际出席的比例。
比例来自您自己的记录：您过往的活动、报名数据，或委员会的判断，并写明这是您的选择。

情景如何计算

报名数 = 已知报名 + （已邀请减已知报名）× 报名比例。出席数 = 报名数 × 出席比例。对每个分组分别计算，再相加。

数字不做中途取整，只在最后取整为整数人数一次，避免各分组的取整误差累积到合计里。

留空表示未知

比例留空时，该情景不会被计算，并会如实列出。留空不是零，也不是默认值。某个分组的已知报名数留空时，报名比例会套用到该分组所有被邀请者，工具会标出。

若一个情景都没填，则不显示任何出席人数。这是有意为之：工具不会提供行业数字。

如何解读差距

差距显示您的各个情景相距多远。它不是误差范围，也不是预测区间，因为实际出席人数可能超出所有情景。

可以用差距看哪些决定取决于未知数。如果场地、餐饮和人手在差距的两端都行得通，不确定性就没那么要紧。

局限

情景是您设定的假设，不是对将发生之事的预测。成本方面请用活动门票收支平衡计算器，门口的签到处理能力请用活动签到处理能力估算器，邀请本身请用活动邀请发送次序规划器。

实例演示 · 虚构示例

虚构的协会活动

虚构的人数和比例，用来展示输出。比例由虚构的委员会选定，并非推荐值。

一个虚构的协会邀请 300 位会员（已有 120 位报名）、100 位嘉宾（10 位已报名）和 40 个合作机构（报名数未知）。它设定了三个情景，第四个情景没有填比例。

谨慎情景（未报名者中 20% 报名，已报名者中 70% 出席）得出 134 位出席。中间情景（35%、80%）得出 191 位，乐观情景（50%、90%）得出 257 位，差距为 123 人。第四个情景因比例留空而未计算，工具还标出合作机构分组的已知报名数为空。

情景	报名人数	出席人数
谨慎（20%、70%）	192	134
中间（35%、80%）	239	191
乐观（50%、90%）	285	257
待决定（比例留空）	未计算	未计算

可直接使用

出席人数情景工作表

填写您自己的人数和比例，并写明每个数字的来源。

行	填写内容	您的数字
A	各分组已邀请人数
B	各分组已知报名数（未知则留空）
C	情景名称，以及尚未报名者中后来报名的比例
D	已报名者中出席的比例
E	各分组报名数：B + （A - B）× C
F	各分组出席数：E × D，再把各分组相加，只取整一次
G	最低与最高情景，以及两者之间的差距

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

宾客名单不大，报名数据可信，委员会能自行商定比例。
场地和餐饮可以在整个差距范围内灵活调整。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个分组和票档的反应各不相同，数字还要用于餐饮、人手和场地合同。
带截止日期的决定，例如向场地方报最终人数，取决于委员会按哪个情景办。
报名、邀请和后勤由不同的人掌握，需要一套统一认可的数字。

需要把出席人数与场地和餐饮决定挂钩吗？

项目负责人可以维护一套统一认可的出席情景，把每个情景与它影响的场地、餐饮和人手决定挂钩，并跟进委员会需要的报名数据。您采用的比例和作出的承诺仍由您决定。

统筹您的出席人数规划将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

工具会建议报名率或缺席率吗？

不会。每个比例都由您自己输入。比例留空的情景不会被计算。

差距是一个可以依赖的范围吗？

不是。它只显示您自己的各情景相距多远，实际出席人数可能超出这个范围。

不知道已知报名数怎么办？

留空即可。报名比例会套用到该分组所有被邀请者，工具会标出这一点。