Perancang senario kehadiran acara
Jemputan sedang dihantar dan jawatankuasa perlu merancang untuk tahap kehadiran berbeza tanpa berpura-pura tahu yang sebenar.
…
Jawapan ringkas
Perancang ini menukar bilangan jemputan dan pendaftaran diketahui kepada bilangan kehadiran senario. Setiap senario dibina daripada dua kadar yang anda pilih: peratus orang yang belum mendaftar yang kemudian mendaftar, dan peratus orang berdaftar yang hadir.
Alat ini tidak membekalkan kadar maklum balas atau kadar tidak hadir lalai. Senario dengan kadar kosong tidak dikira. Setiap angka ditunjukkan dengan input di sebaliknya, dan julat antara senario terendah dan tertinggi menunjukkan sejauh mana jawapan bergantung pada pilihan anda.
Apa yang perlu dimasukkan
- Segmen: setiap segmen hadirin dengan bilangan dijemput, pendaftaran yang anda sudah tahu dan dari mana bilangan itu datang. Biarkan pendaftaran diketahui kosong jika anda tidak tahu.
- Senario: nama dan dua peratusan bagi setiap satu. Yang pertama ialah peratus orang yang belum mendaftar yang mendaftar. Yang kedua ialah peratus orang berdaftar yang hadir.
- Kadar daripada rekod anda sendiri: acara lepas anda, data pendaftaran anda atau pertimbangan jawatankuasa, ditulis sebagai pilihan anda.
Bagaimana senario dikira
Pendaftaran = pendaftaran diketahui + (dijemput tolak pendaftaran diketahui) x peratus pendaftaran. Kehadiran = pendaftaran x peratus kehadiran. Ini dilakukan bagi setiap segmen, kemudian dijumlahkan.
Bilangan disimpan tanpa pembundaran dan dibundarkan kepada orang penuh sekali pada akhir, supaya segmen tidak menambah ralat pembundaran pada jumlah.
Kosong bermaksud tidak diketahui
Jika kadar kosong, senario itu tidak dikira, dan ia disenaraikan sedemikian. Kosong bukan sifar dan bukan lalai. Jika pendaftaran diketahui kosong bagi sesuatu segmen, peratus pendaftaran dikenakan kepada semua yang dijemput di situ, dan alat menandakannya.
Jika anda tidak memasukkan sebarang senario, tiada bilangan kehadiran ditunjukkan. Ini disengajakan: alat tidak akan membekalkan angka industri.
Membaca julat
Julat menunjukkan sejauh mana senario anda berbeza. Ia bukan margin ralat atau julat ramalan, kerana kehadiran sebenar boleh berada di luar semuanya.
Gunakan julat untuk melihat keputusan mana yang bergantung pada yang tidak diketahui. Jika venue, katering dan kakitangan semuanya berfungsi pada kedua-dua hujung julat, ketidakpastian kurang penting.
Had
Senario ialah 'bagaimana jika' yang anda pilih, bukan ramalan tentang apa yang akan berlaku. Untuk sisi kos gunakan kalkulator pulang modal tiket, untuk kapasiti daftar masuk di pintu gunakan penganggar kapasiti daftar masuk, dan untuk jemputan itu sendiri gunakan perancang urutan jemputan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Acara persatuan rekaan
Bilangan dan kadar rekaan, untuk menunjukkan output. Kadar dipilih oleh jawatankuasa rekaan, bukan disyorkan.
Sebuah persatuan rekaan menjemput 300 ahli (120 sudah mendaftar), 100 tetamu (10 mendaftar) dan 40 organisasi rakan kongsi (pendaftaran tidak diketahui). Ia memilih tiga senario dan membiarkan senario keempat tanpa kadar.
Senario berhati-hati (20% yang belum mendaftar mendaftar, 70% yang berdaftar hadir) memberi 134 hadir. Senario pertengahan (35%, 80%) memberi 191 dan senario optimistik (50%, 90%) memberi 257, julat 123 orang. Senario keempat tidak dikira kerana kadarnya kosong, dan alat menandakan pendaftaran diketahui yang kosong bagi segmen rakan kongsi.
| Senario | Pendaftaran | Kehadiran |
|---|---|---|
| Berhati-hati (20%, 70%) | 192 | 134 |
| Pertengahan (35%, 80%) | 239 | 191 |
| Optimistik (50%, 90%) | 285 | 257 |
| Untuk diputuskan (kadar kosong) | Tidak dikira | Tidak dikira |
Gunakan sendiri
Helaian kerja senario kehadiran
Isi bilangan dan kadar anda sendiri. Tulis dari mana setiap angka datang.
| Baris | Apa yang perlu ditulis | Angka anda |
|---|---|---|
| A | Dijemput, mengikut segmen | |
| B | Pendaftaran diketahui, mengikut segmen (kosong jika tidak diketahui) | |
| C | Nama senario dan peratus orang belum mendaftar yang mendaftar | |
| D | Peratus orang berdaftar yang hadir | |
| E | Pendaftaran bagi setiap segmen: B + (A - B) x C | |
| F | Kehadiran bagi setiap segmen: E x D, kemudian jumlahkan segmen dan bundarkan sekali | |
| G | Senario terendah dan tertinggi, dan julat antara keduanya |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Senarai tetamu sederhana, data pendaftaran yang anda percayai dan jawatankuasa yang boleh bersetuju tentang kadarnya sendiri.
- Venue dan katering boleh menyesuaikan diri merentasi seluruh julat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa segmen dan peringkat masing-masing bertindak balas secara berbeza dan angka menyuap katering, kakitangan dan kontrak venue.
- Keputusan dengan tarikh akhir, seperti angka akhir kepada venue, bergantung pada senario mana yang dituju jawatankuasa.
- Pendaftaran, jemputan dan logistik dipegang oleh orang berbeza dan memerlukan satu set angka yang dipersetujui.
Perlukan angka kehadiran dikaitkan dengan keputusan venue dan katering?
Seorang ketua projek boleh mengekalkan satu set senario kehadiran yang dipersetujui, mengaitkan setiap satu dengan keputusan venue, katering dan kakitangan yang dipengaruhinya dan mengejar data pendaftaran yang diperlukan jawatankuasa anda. Kadar yang anda tuju, dan komitmen yang anda buat, kekal dengan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Adakah alat ini mencadangkan kadar maklum balas atau tidak hadir?
Tidak. Setiap kadar anda taip sendiri. Senario dengan kadar kosong tidak dikira.
Adakah julat itu boleh dipercayai?
Tidak. Ia menunjukkan sejauh mana senario anda sendiri berbeza. Kehadiran sebenar boleh berada di luarnya.
Bagaimana jika saya tidak tahu pendaftaran diketahui?
Biarkan kosong. Peratus pendaftaran kemudian dikenakan kepada semua yang dijemput dalam segmen itu, dan alat menandakannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.