简要回答
按对方需要做什么、应由谁来联系来分组：会员、受邀来宾、贵宾、讲者、赞助方代表、工作人员和媒体，各有自己的名单来源、发送人、信息和排除规则。
把每个分组写成带负责人的标签，而不是共享文件里的一堆名字。您依据什么可以联系各组、可以保存什么，是应请教贵机构数据保护联络人的问题。
为什么一份名单行不通
向所有人群发一封信，会让会员收到来宾的信息，让贵宾看到自己只是三百人之一，还让讲者被要求以代表身份报名。
分组让每一类人在合适的时间，从合适的发送人那里，听到合适的内容，也不会收到与自己无关的信息。
起步分组
| 分组 | 名单负责人 | 发送人 | 请对方做什么 |
|---|---|---|---|
| 会员 | 会员部或秘书处 | 协会秘书或会长 | 报名并确认。 |
| 受邀来宾 | 委员会、各提名人 | 主席或指定东道主 | 回复邀请。 |
| 贵宾 | 议程负责人与礼宾办公室，见贵宾邀请审批 | 主办机构或获授权签署人 | 通过其自己的办公室回复。 |
| 讲者与主持人 | 议程负责人 | 议程负责人 | 确认角色并提供资料。 |
| 赞助方代表 | 负责合作关系的人 | 合作伙伴经理 | 提名出席人员。 |
| 工作人员与志愿者 | 人力资源或委员会 | 直属主管或委员会 | 确认能否出席。 |
| 媒体 | 传讯负责人 | 传讯负责人 | 申请采访资格或联系。 |
每个分组都要确定五件事
- 联络资料的来源，以及谁负责保持其准确。
- 对方是否已同意就此类活动收到您的消息。请向数据保护联络人确认适用什么依据、需要什么措辞。
- 发送人和渠道：电邮、信函、消息或亲自致电。
- 信息版本和请对方采取的行动。
- 排除规则：谁不应收到提醒，例如已谢绝、要求移除或已报名的人。
重叠与例外
一个人可能属于两个分组，例如既是会员又是讲者。为每个人选定一个主要分组，避免重复或相互矛盾的信息。
保留一份简短的例外名单：需要亲自致电的人、未经主席批准不得联系的人，以及头衔仍在核对的人。
把分组与发送顺序连起来
分组确定后，用邀请发送顺序规划器规划每组收到什么、何时收到。规划器以标签和排除规则保存分组，不会发送任何东西。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构协会为名单分组
虚构机构和数字，仅作说明。
Persatuan Fiktif Juruaudit Negeri 的名单上约有 1,200 名会员、40 位受邀来宾、3 位贵宾、12 位讲者和 8 位赞助方联系人。这些数字仅作说明。
秘书处建立七个分组，每组一位负责人，把同时是讲者的 4 名会员只放入讲者组，并加上规则：已谢绝的人从之后所有提醒中移除。秘书处把分组清单（不含姓名）连同下列问题交给数据保护联络人。
可直接使用
邀请分组表与问题
每个分组填一行，然后把问题带给您的数据保护联络人。
| 分组标签 | 名单负责人 | 资料来源 | 发送人与渠道 | 信息版本 | 排除规则 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 名单小而维护良好，只有一位负责人。
- 分组不多，每组发送人明确。
- 数据保护联络人已确认名单可如何使用。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个委员会各自持有名单，没有人掌握总名单。
- 贵宾、赞助方和会员互相重叠，信息相互冲突。
- 您不确定依据什么可以联系各组，需要把问题问清楚、答清楚。
邀请发出前需要先把名单理顺吗？
会议项目负责人可以与您的秘书处一起做分组：商定分组标签和负责人，解决重叠，起草排除规则，并为数据保护联络人准备问题清单。法律依据、同意措辞和保存期限的决定仍由贵机构及其数据保护联络人负责。
主办方常见问题
需要分多少组？
有多少种不同的信息、发送人或规则，就分多少组。专业活动通常五到八组。组少但负责人明确，比组多却无人负责好。
可以沿用去年的名单吗？
请向数据保护联络人确认当初的依据涵盖什么、有何变化、资料可保存多久。然后根据谢绝和移除请求清理名单。
贵宾应与其他人放在同一系统吗？
贵宾邀请应有自己的审批路径和追踪表。在发送顺序中可以用分组标签代表他们，而不必广泛分享其资料。
规划器会保存姓名吗？
邀请发送顺序规划器使用分组标签、日期、负责人和排除规则，不发送任何东西，也不需要姓名。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。