议程与执行工具
活动报名表字段精简工具
报名表越来越长，在表单上线之前，应该有人问一问每个字段为什么要放在上面。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
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简要回答
这个工具逐项处理拟收集的报名字段，包括用途、必要程度、是否必填、负责人以及保留多久。它会建议保留、改为选填、考虑删除或直接删除，并列出供隐私审查使用的问题。
敏感字段绝不会被建议用于营销、评分或画像。工具不会声明表单是否符合《个人资料保护法令》（PDPA）或任何其他法律：它只按您所述的必要程度对字段分类，并给出问题，交给负责数据保护的人。
需要输入什么
- 拟用表单上的每个字段，每行一个，并用您自己的话写明用途。
- 必要程度：办活动或兑现承诺所必需、有用但没有它活动也能进行，还是有更好。
- 该字段在表单上是必填还是选填。
- 保留负责人（填角色），以及按您自己的规定保留数据多久。如果您认为字段敏感，请勾选“敏感”。
每个字段如何评判
没有用途的字段会被搁置，直到写明用途。必需且写明用途的字段会被保留，必填或选填按您的设置。只是有用却设为必填的，最好改为选填；属于“有更好”的字段，要么删除，要么（若是选填）值得考虑删除。
字段被您勾选，或名称看似敏感（例如宗教、种族、健康或身份证号码）时，会被视为敏感。这是您自己的标记，不是法律分类。
敏感字段与线索评分
用途是营销、评分或画像的敏感字段，会被标为删除。并非办活动所必需的敏感字段同样如此。确实必需的敏感字段要先做隐私审查，并附上问题：为什么必需、谁能看到、如何保护。
保留与责任人
没有保留负责人或保留期限的字段会被标出。期限未知不等于期限很短。请写明您将执行的规定，例如保留到活动报告签署为止，并指定负责删除数据的角色。
字段清单及其含义，请使用报名数据字典。
局限
工作表取决于您填写的用途和必要程度。它不了解适用于您组织的法律，也不了解您必须提供的告知内容。请把它生成的问题，连同隐私声明起草问题，交给负责数据保护的人。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构的一日论坛
虚构的字段和用途，用来说明各项建议。
一个虚构的论坛提出六个字段。姓名和邮箱是必需且必填的。职称有用但被设为必填，应改为选填。饮食要求用于安排餐饮，选填。宗教被提出用于提升赞助商线索评分，家庭住址则没有写明用途。
宗教被标为删除。家庭住址需要先写明用途才能评判。有两个字段没有保留负责人，三个没有保留期限。
| 字段 | 用途 | 建议 |
|---|---|---|
| 姓名 | 胸牌和出席名单 | 保留，必填 |
| 职称 | 圆桌会议分组入座 | 改为选填 |
| 宗教 | 提升赞助商线索评分 | 删除 |
| 饮食要求 | 安排餐饮 | 保留，选填 |
| 家庭住址 | （未填写） | 需补充用途或必要程度 |
可直接使用
报名字段工作表
表单搭建之前，为每个字段填一行。把审查问题交给负责数据保护的人。
| 字段 | 用途 | 必需、有用还是有更好 | 必填或选填 | 敏感（是或否） | 保留负责人与期限 |
|---|---|---|---|---|---|
| 审查问题：表单是否说明收集什么、为什么、谁能看到、保留多久？ | |||||
| 审查问题：哪些字段会分享给供应商或赞助商？依据是什么？ |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 表单很短，每个字段都有清楚的用途，并且有负责数据保护的人审阅。
- 除交付所需之外，不会向赞助商或供应商分享数据。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个团队想增加字段，却没有人负责决定表单收集什么。
- 报名平台、场地和赞助商都各自索取参会者数据。
- 表单、告知、保留和分享等决定，需要对照活动时间线一并敲定。
需要有人统筹报名相关决定吗？
外包的会议项目负责人可以与您的委员会一起做字段审查，收集用途和负责人，把隐私问题交给您的数据保护联络人，并让最终表单与报名平台需求说明保持一致。表单收集什么、什么合法，仍由您决定。
主办方常见问题
工具会说我的表单符合 PDPA 吗？
不会。它不对表单是否符合任何法律做出说明。它只按您所述的必要程度对字段分类，并给出问题，交给负责数据保护的人。
我可以为了提升线索评分而增加敏感字段吗？
工具会把用途为营销、评分或画像的敏感字段标为删除。
如果还不知道保留期限怎么办？
它会被标为未知。未知不等于很短，所以请写明您将执行的规定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。