简要回答
好的报名表只在有指定的人出于指定的目的需要某个字段时才收集它，字段顺序便于填写，并把活动报名与营销许可分开。从活动必须如何使用这些资料出发，而不是从模板提供了什么出发。
在配置任何系统之前先定下字段清单，因为已有人报名后再改字段，比报名前改要困难得多。
从每个字段的用途出发
对每个拟收集的字段，写明谁会使用、用于什么、何时可以删除。如果没人答得上，就不要收集。报名表字段精简工具提供了这样的工作表，并附有可交给个人资料保护联络人的隐私审查问题。
仅为提高潜在客户评分而收集的字段，或只因别的活动问过而加入的字段，最先应受到质疑。
逐字段起步对照表
| 字段 | 用途 | 必填？ | 说明 |
|---|---|---|---|
| 全名 | 胸牌、记录、签到 | 是 | 询问胸牌上姓名应如何显示。 |
| 机构与职务 | 胸牌、类别、议程规划 | 视情况 | 仅在活动按机构或职务组织时才需要。 |
| 电子邮件 | 确认函和参加须知 | 是 | 团体报名时，确认谁拥有该邮箱。 |
| 报名类别 | 资格、定价、权限 | 是 | 规则见报名类别规则。 |
| 饮食需求 | 餐饮 | 选填 | 说明谁能看到以及何时删除。 |
| 无障碍需求 | 场地和签到台规划 | 选填 | 询问需要什么协助，而不是要求诊断。 |
| 场次选择 | 房间和资料规划 | 仅多场次活动 | 链接到名额规则。 |
| 营销许可 | 日后联络 | 选填，单独询问 | 不得默认勾选，也不得与报名捆绑。 |
顺序与措辞
- 把相关问题放在一起，让第一屏保持简短。
- 使用平实的标签，格式重要时给出示例，例如姓名该如何显示。
- 如实标注必填字段，对可能让人犹豫的项目说明原因。
- 把敏感或选填问题放在最后，并注明是选填。
- 用读者使用的语言编写表单，并用语言审核清单逐一审阅。
向报名系统供应商提的问题
系统如何校验字段、处理重复报名、导出数据或发送确认函，因产品而异。不要假设其行为，请供应商书面作答，并尽可能在测试表单中演示。
把这些问题加入您的供应商简报：支持哪些字段类型和条件问题，有哪些校验功能，数据存放在哪里、谁可以导出，如何单独记录同意，以及活动结束后如何删除字段。
开放前先测试
- 以五位虚构代表的身份填写，包括一次团体报名和一位有无障碍需求的人。
- 检查确认邮件、导出栏目和胸牌数据是否与预期一致。
- 请两位项目以外的人填写，并记录他们在哪里犹豫。
- 在设定日期冻结字段清单，并记录之后谁可以批准修改。
实例演示 · 虚构示例
一场一日会议的首版报名表
机构和数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的建筑专业人士协会为年度会议草拟了 14 个字段。用工作表审查后，它删去了公司营业额和从业年数，因为没人能说出用途，并把营销许可移到单独的选填问题。
它保留饮食和无障碍字段为选填，指定餐饮负责人和报名负责人为唯一使用者，并记录两者在活动后删除，除非个人资料保护联络人另有建议。
可直接使用
报名表设计工作表
为每个拟收集的字段复制此表，并在配置任何系统之前填写。
- 报名与营销许可是两个独立问题。
- 字段清单由[姓名]于[日期]批准，然后冻结。
- 已用五位虚构代表完成测试并检查。
- 已附上供应商关于校验、导出、同意和删除的书面答复。
| 字段 | 目的 | 数据使用者 | 必填或选填 | 可见者 | 删除时间 | 待解决问题 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [字段] | [为何需要] | [岗位] | [必/选] | [岗位] | [日期或触发条件] | [向供应商或个人资料保护联络人提问] |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您的活动简单，团队有办理报名的经验。
- 只有一个类别，也没有场次需要管理。
- 已有个人资料保护联络人审阅表单。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个类别、场次、团体报名或资格核验需要协同运作。
- 委员会成员对需要哪些字段意见不一。
- 您正在比较报名系统，需要先有清晰的规格。
想在搭建系统之前先把表单规格定好吗？
会议项目负责人可以与您的委员会推进字段决策，用虚构代表编写规格和测试用例，并在开始配置之前把供应商问题落成书面。隐私方面的决定仍由您的个人资料保护联络人负责。请发来您目前的字段清单和类别。
主办方常见问题
多少个字段算太多？
没有固定数字。让每个字段对照一位指定使用者和用途接受检验，不合格的就删除。
饮食和无障碍问题要设为必填吗？
通常选填，并清楚说明谁会看到答案以及原因。请向个人资料保护联络人询问需要什么告知内容。
可以在同一表单收集营销许可吗？
通常可以，作为单独的选填问题且不默认勾选。措辞和记录请与个人资料保护联络人确认。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。