隐私与信息处理
活动数据最少收集清单
报名表三届下来已增至28个字段，却没人说得清其中一半有什么用。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
这里说的最少收集是一种简单的做法：对每个字段，写出缺了它会让哪项工作失败、谁会用它、何时删除。三项都答不上来的字段，就是待删除的候选。
什么可以接受由数据保护联络人决定。这份清单帮助团队带着具体建议去沟通，而不是拿出一张冗长的表单。
对每个字段问三个问题
- 缺了这个字段，哪项工作会失败或变得更难？
- 谁会用到答案，什么时候用？如果没人用，就删掉。
- 保留多久，活动后由谁删除？
常见字段及应问的问题
| 字段 | 保留前要问的问题 |
|---|---|
| 电话号码 | 只用于活动当天联络吗？能否只向讲者和贵宾收集？ |
| 职称 | 印在证件上或用于资格判断吗？否则是否真的需要？ |
| 出生日期、性别、国籍 | 哪项决定取决于它？没有就删除；有的话，请问联络人该如何处理。 |
| 身份证或护照号码 | 是否由场地或签证流程等第三方要求？请问联络人应如何索取、谁能看到。 |
| 饮食和无障碍需求 | 按需求收集，不收集原因。谁会读，活动后是否删除？ |
| 家庭住址 | 有邮寄吗？没有就删除。 |
| 雇主信息 | 开发票或团体价需要吗？需要才收集。 |
| 营销偏好 | 与报名分开。见通知与营销许可区分。 |
不止表单，还要最少化其他环节
- 证件：只印其他参会者需要看到的内容。
- 发给供应商的导出表：只发他们需要的列，不发整张表。
- 赞助商和参展商名单：只共享已审阅的内容。见向赞助商分享资料审核。
- 反馈表：只在需要跟进时才要姓名。
- 往届活动：在指定位置删除或归档，并指定负责人。
工作顺序
实例演示 · 虚构示例
把表单从28个字段减到17个
机构与数字均为虚构，仅作说明。
某虚构行业协会与餐饮供应商、证件印制方和财务联系人一起检查年会表单。九个字段没有使用者，例如家庭住址和出生日期。另有两个被调整：电话只向讲者收集，饮食需求改在付款后收集。
多年来沿用习惯而保留的国籍，作为问题交给数据保护联络人。表单现在是17个字段，表中每个字段都写明使用者和删除日期。
可直接使用
最少收集清单表
每个字段复制一行。负责人或理由为空，说明该字段是待删除候选。
| 字段 | 缺了会失败的工作 | 使用者 | 保留／可选／延后／删除 | 删除日期与负责人 | 给联络人的问题 |
|---|---|---|---|---|---|
| 电话 | 讲者当天联络 | 议程负责人 | 可选，仅讲者 | 活动后30天，秘书处 | |
| 出生日期 | 未发现用途 | 无人 | 删除 | ||
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 字段少于15个，且有人清楚每个字段的用途。
- 联络人已批准一份标准字段清单。
- 活动与去年相同。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 字段由多个团队添加，没人负责表单。
- 赞助商或委员会成员无理由地要求增加字段。
- 需要在其他报名工作之外尽快完成审阅。
想把表单和交接精简到只剩用得上的？
Event Blueprint 可以包含对报名表和供应商文件的逐字段审阅，并附上给数据保护联络人的问题。策划方提出建议，联络人做决定。
咨询 Event Blueprint将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
表单越短越好吗？
不一定。支持实际工作的字段，例如饮食需求，值得保留。目标是每个字段都有理由。
赞助商要求增加参会者字段，怎么办？
请对方书面说明理由，并交给数据保护联络人。获批之前不要把字段加进表单。
活动数据何时删除？
活动前定好日期、指定负责人并确认已删除。保留期限本身的决定交给数据保护联络人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。