报名系统与数据结构

活动报名数据字典

报名表一个字段一个字段地增加，现在没人说得清每个字段的含义，也不知道谁在使用。

讨论报名数据会议项目负责人

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简要回答

报名数据字典是一张表，逐个定义字段：通俗含义、允许的取值、是否必填、负责人、谁可以查看，以及用途。请在建表单之前写好，字段每次变动都要更新。

它可以避免三种常见问题：两个人对同一列有不同理解，收集了没人使用的字段，以及导出的数据流到不需要的人手里。

字典每一行必须写清什么

每个字段一行。这一行要让委员会成员也能看懂，而不只是配置系统的那个人。

列	写什么	为什么重要
字段名称与标签	代表看到的标签，以及导出文件中使用的名称。	导出名称往往与表单上的不同。
通俗含义	一句话，包括该字段不代表什么。	避免“姓名”对一个人是胸牌名，对另一个人是法定姓名。
格式与允许取值	自由文本、选项列表、日期、是否。最大长度。	决定之后能否排序、统计和核对。
必填或选填	并写明原因，只写一次。	必填字段最容易让代表放弃填写。
用途	需要它的具体任务：胸牌、餐饮人数、发票、场次选择。	没有明确任务的字段应考虑删除。见字段精简工具。
字段负责人	决定该字段是否保留、如何更正的人。	代表要求修改时必须有人回应。
谁可以查看或导出	写角色而不是姓名。对照您的导出权限。	大多数导出只需要完整名单中的少数列。
保留或删除	由谁决定活动结束后字段保留多久。	保留期限是要问数据保护联络人的问题。

把身份字段和筹备字段分开

按用途给字段分组。身份字段（姓名、机构、电邮）说明代表是谁。筹备字段（类别、场次选择、饮食要求）说明需要准备什么。运营字段（状态、付款编号、签到时间）由系统或团队设置，不由代表填写。

分组之后，可以只把筹备字段给餐饮供应商，只把付款字段给财务。

敏感字段和开放式字段需要格外小心

饮食和无障碍需求可能透露健康或宗教信息。只收集餐饮或场地确实需要的最少内容，并把字段的措辞交给数据保护联络人审阅。
自由填写框会收集到超出您要求的内容。优先使用简短选项列表，再加一个标注清楚的备注栏。
身份证号码、家庭住址和出生日期，除非有明确的任务和负责人，否则不要增加。

如何一次做完

列出现有或计划中表单的所有字段，包括系统自动添加的字段。
为每个字段写出需要它的任务。没有任务的字段标记为待删除。
写出通俗含义和允许取值，并与使用该数据的人确认。
为每组字段指定负责人。
加入团队使用的状态值，并与您的状态定义保持一致。
把字典连同敏感字段清单一起发给数据保护联络人。

实例演示 · 虚构示例

某专业协会在开放报名前整理表单

虚构的机构和数字，用来展示有用的细节程度。

Persatuan Fiktif Juruaudit Dalaman 计划举办一场一天的论坛。草拟的表单有 19 个字段。秘书处写字典时发现 4 个字段没有任务：职级、从业年数、籍贯和第二个手机号码。

有两个字段含义模糊。“姓名”既被印刷商用于胸牌，也被财务用于发票。秘书处把它拆成胸牌名和发票名，并让胸牌名默认等于代表姓名。饮食要求改为选项列表加一个备注栏，餐饮供应商被指定为其汇总数量的唯一外部接收方。

可直接使用

报名数据字典：每个字段一行

每个字段复制一次下面的内容，所有行放在同一张表里。

字段标签与导出名称：
通俗含义（以及它不代表什么）：
分组：身份 / 筹备 / 运营：
格式与允许取值（最大长度）：
必填或选填，及原因：
需要它的任务：
负责人（角色）：
可查看的角色：
可导出的角色：
是否敏感？如是，措辞已发给数据保护联络人的日期：
活动后保留或删除：已向（姓名）提问的日期：

打开工具: 活动报名表字段精简工具

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

表单字段不到约 20 个，且只有一个人负责。
数据都在同一个系统里，导出由您控制。
团队已经有可以请教的数据保护联络人。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个团队或供应商都持有代表名单的副本。
字段由不同委员会陆续添加，没人能解释清楚。
正在更换报名系统，需要把字段一一对应。

需要让委员会、财务和供应商对字段达成一致吗？

会议项目负责人可以与秘书处、财务及各供应商一起过一遍字段，记录每个字段的负责人，并交给您一份全团队都使用的字典。可以收集和保留什么，仍由您的数据保护联络人回答。

讨论报名数据将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。会议项目负责人

主办方常见问题

数据字典和报名表是一回事吗？

不是。表单是代表看到的内容。字典解释表单背后的每个字段，包括系统自动填写的字段和从不出现在表单上的字段。

谁应该负责字典？

通常是秘书处负责人或活动负责人。每个字段另有自己的负责人，例如付款字段由财务负责。

如果用票务平台，还需要吗？

需要。平台有自己的字段名称和导出格式。字典把您想要的内容对应到平台实际产出的内容。请查阅平台自己的文档或客服了解其字段命名和导出方式。

字典能告诉我们马来西亚隐私法允许什么吗？

不能。它记录您收集什么以及为什么，这正是数据保护联络人需要审阅的材料。法律问题由他们回答。