供应商需求规格

活动签到供应商需求说明该写什么

报名即将开放，而供应商只会交付说明书要求的内容。

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

签到供应商需求说明涵盖：报名表单与类别、付款与发票如何运作、谁拥有参会者数据、当天签到是什么样子、您何时收到哪些报告，以及开放前如何测试。

个人资料处理和付款合规，应由供应商以及您自己的法律或财务顾问确认。说明书负责提问并记录答复，不做假设。

说明书要定下什么

签到供应商需求说明事项
事项	要写什么	验收测试
报名类别	会员、非会员、讲者、来宾、赞助方代表，以及各类别必填的栏位。	每个类别做一次测试报名，表单和确认信正确。
付款与发票	需要的付款方式、谁开具收据或发票，以及由主办方决定的退款和转让规则。	走一遍测试付款、收据和一次退款申请。
数据归属与访问	谁是数据所有者，谁可以查看和导出，活动结束后数据怎么处理。	供应商在条款中书面写明，并回答隐私问题清单。
确认信与提醒	文字负责人、语言、发送日期，以及谁批准修改。	开放前批准样本邮件。
现场签到	柜台、扫码或姓名查询、胸牌打印、临场报名，以及网络中断时怎么办。	前一天用样本名单做签到彩排。
报告与导出	按类别的每日人数、餐饮和座位用的最终名单、饮食需求。	开放前收到约定格式的样本报告。
报名期间的支持	谁回答参会者问题，工作时间和语言。	双方都写明升级联系人。

向有资格的一方提出的隐私与付款问题

报名会收集个人资料，有时还有付款信息。表单可以问什么、资料保留多久，由主办方自己的法律顾问或数据保护负责人决定。应请供应商说明其做法，而不是让它替您决定。

参会者数据存放在哪里？供应商哪些人可以访问？
同意声明和退出选项在表单上如何记录？
付款是否由独立的支付服务商处理？谁是商户主体？
活动后数据如何归还或删除，在什么时间前完成？
供应商提供什么样的事件通报安排？

常见的缺口

表单问了没人会用的栏位，导致完成率下降。
退款和转让规则在报名开放后才决定。
餐饮和胸牌的最终名单来自两份不同的表格。
签到没有网络缓慢时的备用方案。

实例演示 · 虚构示例

虚构专业团体开放报名

以下为虚构机构和数字，仅用于说明合适的详细程度。

虚构的 Malaysian Institute of Fictional Accountants 计划举办约400人的两日大会。两家供应商报价：一家含胸牌打印和现场人员，另一家只提供软件。

秘书处写出含五个类别的说明书，指定会员经理为数据所有者，规定开放前每个类别都做测试报名，并请两家供应商就同样的隐私问题书面答复。

可直接使用

签到供应商需求说明模板

复制到文档中，连同活动需求说明一并发送。未知事项写“未决定”，并注明负责人和日期。

活动、日期、场地、预计报名人数与类别：
各类别栏位及必填项：
付款方式、收据或发票，以及退款和转让规则（主办方决定）：
数据所有者、访问名单、导出权利、保留期限与删除申请：
已发给供应商的隐私和付款问题，及答复日期：
确认信与提醒邮件：文字负责人、语言、批准人：
餐饮、胸牌和座位名单的截止日期：
现场签到：柜台、方式、胸牌打印、临场报名、离线备用方案：
报告与导出：内容、格式、频率：
支持时间、语言、升级联系人：
计价基础：设置费、每笔报名费、现场人员、设备：
验收：测试报名、样本报告、签到彩排，签认人：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

只有一个类别，表单简单，线下付款。
供应商已熟悉，流程沿用去年。
由一个人负责报名名单。

以下情况，外部策划协助更有价值

涉及多个类别、付款类型、语言或赞助方代表名额。
报名数据同时供餐饮、胸牌和数字平台使用。
隐私和付款问题需要与顾问和供应商协调。

希望把签到与其他供应商一并写入说明？

活动蓝图可以把签到需求与餐饮、标识和平台说明并列整理，并列出它们之间的截止日期。之后项目负责人可以协调供应商的测试，以及对顾问提问的书面答复。

讨论签到安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

谁拥有参会者数据？

这需要由您自己的法律或数据保护顾问确认。把预期立场写进说明书，并请供应商书面确认其条款与此一致。

应该按每笔报名的价格选供应商吗？

请比较完整的计价基础：设置费、每笔报名费、现场人员、设备和报告。每份报价都使用相同的行。

当天签到软件出问题怎么办？

请供应商提供备用方案，例如按姓氏排序的纸质名单和人工发放胸牌的流程，并事先演练。