供应商需求规格

活动数字平台需求说明该写什么

您正在考虑活动应用或线上平台，供应商需要知道它必须完成哪些任务，而不只是一份功能清单。

将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

数字平台需求说明从任务出发，例如分享议程、收集提问、扫码入场、主办直播或存放讲者资料，然后列出每项任务所需的功能、涉及的数据、系统对接、活动期间的支持和测试计划。

数据保护、安全和托管问题，应由供应商和您自己的法律或信息技术顾问回答。说明书记录问题、答复以及谁接受了答复。

说明书要定下什么

数字平台需求说明事项
事项	要写什么	验收测试
要完成的任务	议程查看、讲者资料、现场提问与投票、交流、文件、直播或点播观看。	每项任务有指定负责人和测试方法。
用户与权限	代表、讲者、参展商、主办方，以及各自如何登录。需要的语言。	每种角色都有测试账号。
数据与隐私	平台持有哪些个人资料、来源、谁能查看，以及之后如何处理。	供应商书面回答隐私问题清单；顾问审阅。
系统对接	与报名、直播或视听信号的连接，以及餐饮或胸牌用的导出。	各供应商同意数据流向图。
内容上传	谁上传议程、讲者简介和文件，在哪天前，谁批准。	写明内容冻结日期；测试样本上传。
活动期间的支持	时间、语言、渠道，以及当天谁处理用户询问。	发出支持联系人清单并测试。
负载与备用方案	预计同时在线人数，以及平台或场地网络故障时怎么办。	供应商说明做法；场地另行确认网络。

数据、安全与托管问题

主办方决定愿意持有哪些数据、保留多久。供应商说明数据存放在哪里、如何存放。您的法律或信息技术顾问审阅答复。不要以为演示做得漂亮，就代表这些问题已经有了答案。

参会者数据托管在哪里？供应商哪些人可以访问？
交流或名片分享功能的同意如何记录？
讲者资料如何存放？谁可以下载？
活动后数据和录制内容如何处理，在什么时间前删除或归还？
事件通报安排是什么？

上线前测试

为每种角色建立测试账号，并用观众使用的手机和笔记本登录。
上传一份样本议程和一份讲者文件，然后检查每种角色看到什么。
进行一场简短的模拟环节，测试提问、投票和任何直播信号。
把数据导出与报名名单核对。
确认支持联系人在试用时段内有回应。

常见的缺口

买了平台，却是为了没人使用的功能。
内容在应用发布后才到，也没有规划更新。
默认场地网络足够好。
两个系统各持有一份不同的参会者名单。

实例演示 · 虚构示例

虚构协会的活动应用

以下为虚构机构和数字，仅用于说明合适的详细程度。

一个虚构的会计师协会考虑为400人的大会使用活动应用。秘书处写出四项任务：议程、现场提问、讲者文件，以及供交流用的代表名单。

两家供应商做了演示。说明书要求双方回答隐私问题，并写明每项任务需要报名系统提供什么。其中一家无法导入报名名单，秘书处把这一点记为缺口。

可直接使用

数字平台需求说明模板

复制到文档中，用同样的问题发给每家供应商。未知事项写“未决定”，并注明负责人和日期。

活动、日期、观众规模、语言：
平台必须完成的任务，各自负责人：
角色与登录，需要的测试账号：
持有的个人资料、来源、访问、保留、删除：
已发出的隐私与安全问题，答复日期和审阅人：
与报名、直播、视听的对接及导出：
内容负责人、上传日期、内容冻结、批准人：
支持时间、语言、渠道、升级联系人：
预计同时在线人数，平台或网络故障时的备用方案：
测试计划：角色、样本内容、模拟环节、数据导出核对：
计价基础：设置费、授权、支持、附加项目：
验收：测试计划完成，内容已发布，签认人：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

简单的议程应用或网页，除报名外没有其他个人资料。
一个人就能上传内容并回答用户问题。
供应商已熟悉，用法与去年相同。

以下情况，外部策划协助更有价值

交流、现场提问、直播和报名相互连接。
隐私和安全答复需要顾问审阅，并需要与供应商跟进。
多个供应商和场地网络必须协同运作。

希望把平台说明与其他供应商协调起来？

活动蓝图可以把平台需求与报名、直播和视听说明并列，把数据流向和内容截止日期放在一处。之后项目负责人可以协调测试环节，并为您的顾问收集书面答复。

讨论平台安排将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

我们需要活动应用吗？

先从任务出发。如果议程和文件放在一个简单网页上就够，可能不需要应用。只为平台能做得更好的任务选择平台。

谁来检查安全和隐私？

您自己的法律或信息技术顾问，依据供应商的书面答复。说明书把问题和答复集中在一处。

如果场地网络很慢怎么办？

分别向场地和供应商询问网络和备用方案，可能的话在现场测试。