供应商需求规格

活动视听协调需求说明

您的视听供应商需要知道每个厅室要做到什么，而这些信息大多掌握在您的议程团队手里。

咨询视听协调活动蓝图（策划方案）

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简要回答

视听协调需求说明描述每个环节需要呈现什么、听到什么、录下什么，谁提供内容、谁审批，以及开门前必须测试什么。它让视听供应商能按真实需求提出设备和人员方案。

技术和安全规格，例如吊挂、用电负荷和设备选择，须由有资格的供应商和场地确认。您的说明书写明所需的结果，并请他们提出方案并确认。

按环节描述结果，而不是列设备清单

议程尚未明确就写下麦克风数量，往往会买错设备。请描述环节类型、发言的人和展示的内容，让供应商提出方案。

以定稿或接近定稿的议程为依据。列出每个厅室、环节类型和讲者，再补充环节之间有什么变化。

决策顺序

列出厅室和环节，附上起止时间、预计听众范围和座位布置。
针对每种环节类型说明需求：演讲、座谈、炉边谈话、演示、远程讲者、录制。
写明由谁管理讲者内容：幻灯片如何收集、截止时间、格式，以及谁批准迟交的更改。
列出与其他供应商的衔接：场地电源和进出、舞台和灯光、直播、口译和签到区。
确定现场角色：供应商负责人、需要时每个厅室一位技术员、您这边的议程联络人和舞台监督。
安排技术彩排、讲者检查流程，以及活动开始前的验收测试。
请供应商书面确认设备、人员、进场时间及其看到的任何风险，然后用建议书征询文件完整性检查工具核对整套文件。

说明书应涵盖什么

方面	主办方写明	供应商提出并确认
环节与厅室	议程、厅室、时间、听众范围	每个厅室的设备和人员
演示内容	收集方式、截止日期、格式、审批负责人	播放设置、文件处理和备份流程
讲者与声音	每个环节的讲者人数、座谈或讲台、远程讲者	麦克风类型和数量、监听、问答期间的支持
录制与转播	要录制或转播什么，供谁使用	方式、存储和文件移交，与摄像任务说明和直播制作需求说明相衔接
口译与语言	是否需要口译	所需设备，须与口译服务提供方一起说明
场地衔接	已知的限制和联系人	电源、吊挂、布线和进出需求，交场地批准
时间安排	进场、彩排、活动和撤场的时间窗口	自己的时间表及所需的进场时间
安全与合规	不作任何假设	自身的安全安排和证明，供您的场地联系人审阅
应急	活动绝不能缺少的部分，如开幕大会	备份方案和备用设备

开门前的验收测试

每个厅室：每份演示文件都能在播放电脑上直接打开并播放，无需转换。
每支麦克风在讲者实际使用的位置都能正常工作，包括座谈和问答。
远程讲者能连线，声音和画面正常，并备有备用路线。
录制或转播按计划开始和停止，并检查了测试文件。
讲者换场有指定的人负责，议程流程表中也留有时间。

常见误区

活动当天早上才收到幻灯片，没有截止日期。
以为场地自有设备已包含在报价里。
当天供应商没有可以请示的唯一联系人，决定一再排队。
远程讲者很晚才加入，也没有测试。
时间表里没有彩排时段，第一次测试就是在代表面前。

实例演示 · 虚构示例

有一位远程讲者的会议视听说明

虚构组织与数字，仅作说明。

一个虚构的保险业协会计划举办一日会议，设有大会厅、两个分会场，以及一位海外主题演讲嘉宾远程参加。发给供应商的第一版说明书列出了六支麦克风和一台投影机。

修订后的说明书改为列出环节类型：开幕致辞、四人座谈、三场工作坊，以及可现场提问的远程主题演讲。它规定幻灯片在活动前两个工作日截止，指定议程协调员批准迟交的更改，并要求前一天做远程连线测试并准备备用路线。供应商的修订方案主要差别在于如何安排远程主题演讲，而这才是真正的风险。

可直接使用

视听协调需求说明模板

复制到文档中。附上议程和场地的技术资料。

活动、日期、场地和联系人（主办方及场地技术联系人）：
厅室与环节：厅室、环节类型、时间、听众范围、座位布置：
内容：展示什么、由谁提供、截止日期、格式、更改的审批负责人：
讲者：每个环节几位、讲台或座谈、远程讲者及其所在地：
录制、转播或直播的需求及接收方：
口译或语言需求（如有）：
与场地、舞台、灯光及其他供应商的衔接：
时间安排：进场、技术彩排、讲者检查、活动、撤场：
现场角色：供应商负责人、厅室技术员、主办方联系人、舞台监督：
请书面确认：拟用设备、人员、安全安排、风险和备份方案：
验收测试：开门前我们将检查的项目：
报价格式：分项列出，并列明不含项目：
方案截止日期、提问截止日期和决定日期：

打开工具: 活动建议书征询文件完整性检查器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

单一厅室，演示形式简单，场地提供设备和技术员。
团队以前办过同样形式的活动，已有收集幻灯片的流程。
没有录制、转播或远程讲者。

以下情况，外部策划协助更有价值

多个厅室、远程讲者或录制，需要视听、场地和议程之间的协调。
讲者内容由多人管理，迟交的更改很可能出现。
您在比较对设备和人员打包方式各不相同的视听方案。

需要把视听说明与议程协调起来吗？

活动蓝图可以把视听说明与议程、场地要求和流程表放在一起，并标明审核负责人和彩排计划。项目负责人可以协调这项工作及相关人员，而技术和安全细节由视听供应商和场地确认。

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主办方常见问题

说明书里要列设备吗？

写明每个环节要达到的效果，由供应商提出设备方案。如果有固定需求，例如特定的播放格式，请作为要求写明。

谁来检查布置是否安全？

技术和安全方面由视听供应商和场地负责。请他们书面说明其安排，并让您的场地联系人审阅。

幻灯片应何时交？

定一个明确的日期，并指定迟交更改的负责人，同时留出检查时间。合适的提前量取决于您的议程和讲者，请与供应商商定。

需要技术彩排吗？

如果议程有座谈、远程讲者或录制，请安排一次。把它列入时间表，并商定要测试的内容。