Taklimat penyelarasan audiovisual acara
Pembekal audiovisual anda perlu tahu apa yang setiap bilik mesti lakukan, dan kebanyakan maklumat itu berada pada pasukan program anda.
Jawapan ringkas
Taklimat penyelarasan audiovisual menerangkan apa yang perlu dipaparkan, didengar dan dirakam oleh setiap sesi, siapa membekalkan kandungan, siapa meluluskannya dan apa yang mesti diuji sebelum pintu dibuka. Ia membolehkan pembekal audiovisual mencadangkan peralatan dan petugas berdasarkan keperluan sebenar.
Spesifikasi teknikal dan keselamatan, seperti rigging, beban kuasa dan pilihan peralatan, perlu disahkan pembekal yang berkelayakan dan lokasi. Taklimat anda menyatakan hasil yang diperlukan dan meminta mereka mencadang serta mengesahkan.
Terangkan hasil mengikut sesi, bukan senarai peralatan
Taklimat yang menamakan bilangan mikrofon sebelum program jelas sering membeli peralatan yang salah. Terangkan jenis sesi, orang yang bercakap dan kandungan yang dipaparkan, dan biarkan pembekal mencadangkan.
Bekerja daripada program yang muktamad atau hampir muktamad. Senaraikan setiap bilik, jenis sesi dan penceramah, kemudian tambah apa yang berubah antara sesi.
Urutan keputusan
- Senaraikan bilik dan sesi dengan waktu mula dan tamat, julat hadirin dan susunan tempat duduk.
- Bagi setiap jenis sesi, terangkan keperluan: pembentangan, panel, sembang santai, demonstrasi, penceramah jarak jauh, rakaman.
- Namakan siapa menguruskan kandungan penceramah: cara slaid dikumpul, menjelang bila, dalam format apa dan siapa meluluskan perubahan lewat.
- Senaraikan kebergantungan kepada pembekal lain: kuasa dan akses lokasi, pentas dan pencahayaan, siaran langsung, jurubahasa dan kawasan pendaftaran.
- Putuskan peranan di tapak: ketua pembekal, juruteknik bagi setiap bilik jika perlu, orang hubungan program di pihak anda dan pengurus pentas.
- Tetapkan latihan teknikal, prosedur semakan penceramah dan ujian penerimaan sebelum acara dibuka.
- Minta pembekal mengesahkan secara bertulis peralatan, petugas, waktu pemunggahan dan sebarang risiko yang dilihatnya, kemudian semak keseluruhan pakej dengan penyemak kelengkapan RFP.
Apa yang patut dilindungi taklimat
| Bidang | Penganjur menyatakan | Pembekal mencadang dan mengesahkan |
|---|---|---|
| Sesi dan bilik | Program, bilik, waktu, julat hadirin | Peralatan dan petugas bagi setiap bilik |
| Kandungan pembentangan | Cara pengumpulan, tarikh akhir, format, pemilik kelulusan | Susunan main balik, pengendalian fail dan proses sandaran |
| Penceramah dan suara | Bilangan penceramah bagi setiap sesi, panel atau podium, penceramah jarak jauh | Jenis dan bilangan mikrofon, pemantauan, sokongan semasa soal jawab |
| Rakaman dan siaran | Apa yang dirakam atau disiarkan, dan untuk siapa | Kaedah, penyimpanan dan penyerahan fail, dikaitkan dengan taklimat videografi dan siaran langsung |
| Jurubahasa dan bahasa | Sama ada jurubahasa diperlukan | Peralatan yang diperlukan, untuk ditaklimatkan bersama penyedia jurubahasa |
| Kebergantungan lokasi | Kekangan dan hubungan yang diketahui | Keperluan kuasa, rigging, kabel dan akses untuk diluluskan lokasi |
| Jadual | Tempoh pemunggahan, latihan, acara dan pembongkaran | Jadual sendiri dan akses yang diperlukan |
| Keselamatan dan pematuhan | Tiada andaian dibuat | Peraturan keselamatan sendiri dan bukti, untuk disemak hubungan lokasi anda |
| Kontingensi | Apa yang tidak boleh hilang daripada acara, seperti plenari pembukaan | Pelan sandaran dan alat ganti |
Ujian penerimaan sebelum pintu dibuka
- Setiap bilik: setiap pembentangan dibuka dan dimainkan pada mesin paparan tanpa penukaran.
- Setiap mikrofon berfungsi pada kedudukan yang digunakan penceramah, termasuk panel dan soal jawab.
- Penceramah jarak jauh bersambung, kedengaran dan kelihatan, dan laluan sandaran tersedia.
- Rakaman atau siaran bermula dan berhenti seperti dirancang, dengan fail ujian disemak.
- Pertukaran penceramah mempunyai orang yang dinamakan dan peruntukan masa dalam aturcara.
Kesilapan biasa
- Menerima slaid pada pagi acara tanpa tarikh tutup.
- Menganggap peralatan dalaman lokasi termasuk dalam sebut harga.
- Tiada seorang pun untuk pembekal bertanya pada hari acara, lalu keputusan bertimbun.
- Penceramah jarak jauh ditambah lewat tanpa ujian.
- Tiada slot latihan dalam jadual, jadi ujian pertama dibuat di hadapan delegasi.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Taklimat audiovisual untuk persidangan dengan seorang penceramah jarak jauh
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan industri insurans rekaan merancang persidangan sehari dengan bilik plenari, dua bilik sesi selari dan seorang pembicara utama luar negara yang menyertai dari jauh. Taklimat pertama kepada pembekal menyenaraikan enam mikrofon dan satu projektor.
Taklimat yang disemak menyenaraikan jenis sesi: ucapan pembukaan, panel empat orang, tiga sesi bengkel dan pembicara utama jarak jauh dengan soalan langsung. Ia menetapkan tarikh akhir slaid dua hari bekerja sebelum acara, menamakan penyelaras program sebagai pelulus perubahan lewat, dan meminta ujian sambungan jarak jauh sehari sebelumnya serta laluan sandaran. Cadangan semakan pembekal berbeza terutamanya pada cara mereka merancang pembicara utama jarak jauh, yang merupakan risiko sebenar.
Gunakan sendiri
Templat taklimat penyelarasan audiovisual
Salin ke dokumen. Lampirkan program dan maklumat teknikal lokasi.
- Acara, tarikh, lokasi dan hubungan (penganjur dan hubungan teknikal lokasi):
- Bilik dan sesi: bilik, jenis sesi, waktu, julat hadirin, susunan tempat duduk:
- Kandungan: apa yang dibentang, siapa membekal, tarikh akhir, format, pemilik kelulusan perubahan:
- Penceramah: berapa orang bagi setiap sesi, podium atau panel, penceramah jarak jauh dan lokasinya:
- Keperluan rakaman, siaran atau siaran langsung dan penerimanya:
- Keperluan jurubahasa atau bahasa, jika ada:
- Kebergantungan kepada lokasi, pentas, pencahayaan dan pembekal lain:
- Jadual: pemunggahan, latihan teknikal, semakan penceramah, acara, pembongkaran:
- Peranan di tapak: ketua pembekal, juruteknik bilik, hubungan penganjur, pengurus pentas:
- Sila sahkan secara bertulis: peralatan dicadang, petugas, peraturan keselamatan, risiko dan pelan sandaran:
- Ujian penerimaan: perkara yang akan kami semak sebelum pintu dibuka:
- Harga yang ditunjukkan: terperinci, dengan item yang dikecualikan disenaraikan:
- Tarikh akhir cadangan, tarikh akhir soalan dan tarikh keputusan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Satu bilik dengan format pembentangan mudah dan lokasi yang membekalkan peralatan serta juruteknik.
- Pasukan anda pernah mengendalikan format yang sama dan sudah ada proses slaid.
- Tiada rakaman, siaran atau penceramah jarak jauh.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa bilik, penceramah jarak jauh atau rakaman memerlukan penyelarasan antara audiovisual, lokasi dan program.
- Kandungan penceramah diuruskan ramai orang dan perubahan lewat berkemungkinan berlaku.
- Anda membandingkan cadangan audiovisual yang menggabungkan peralatan dan petugas secara berbeza.
Perlukan taklimat audiovisual diselaraskan dengan program?
Event Blueprint boleh meletakkan taklimat audiovisual bersama program, keperluan lokasi dan aturcara, dengan pemilik semakan dan pelan latihan. Ketua projek boleh menyelaras aliran kerja dan pihak yang terlibat, manakala pembekal audiovisual dan lokasi mengesahkan butiran teknikal dan keselamatan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah saya menyenaraikan peralatan dalam taklimat?
Senaraikan apa yang perlu dicapai dalam setiap sesi dan biarkan pembekal mencadangkan peralatan. Jika anda ada keperluan tetap, seperti format main balik tertentu, nyatakannya sebagai keperluan.
Siapa menyemak bahawa susunan itu selamat?
Pembekal audiovisual dan lokasi bertanggungjawab atas aspek teknikal dan keselamatan. Minta mereka menyatakan peraturan mereka secara bertulis dan biarkan hubungan lokasi anda menyemaknya.
Bila slaid patut diserahkan?
Tetapkan tarikh tegas dengan pemilik yang dinamakan bagi perubahan lewat, dan beri masa untuk semakan. Tempoh yang sesuai bergantung pada program dan penceramah anda, maka setujuinya dengan pembekal.
Adakah saya perlukan latihan teknikal?
Rancang satu jika program ada panel, penceramah jarak jauh atau rakaman. Masukkan dalam jadual dan setujui apa yang akan diuji.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.